Outsourcing de impressão: o que é e como funciona?
17/04

Outsourcing de impressão: o que é e como funciona?

Quando as empresas precisam de conhecimentos especializados ou habilidades que não possuem em sua organização, muitas vezes recorrem à terceirização para resolver seus problemas, sendo o que acontece com o outsourcing de impressão.

Outsourcing de impressão significa exatamente o que diz – indo “fora” para encontrar a “fonte” do que você precisa. No caso, a terceirização da impressão. Hoje em dia muitos negócios terceirizam o que precisam para atender seus clientes, internos e externos.

Um cliente externo é a entidade que, em última instância, adquire os produtos ou serviços de uma empresa, enquanto um cliente interno são os próprios empregados ou acionistas da empresa. As empresas podem obter produtos como peças de máquinas e serviços como folha de pagamento, por meio do outsourcing.

Por isso, há muitos benefícios em realizar o outsourcing de impressão. Empresas em quase todos os setores trabalham duro para aumentar os lucros. Eles podem fazer isso com o outsourcing de impressão.

Além de aumentar sua base de clientes, a maioria das empresas se concentra na redução de custos, na redução de riscos ou no aumento da eficiência. E um método comprovado para a realização de todos os três é terceirizar impressão.

Pense na terceirização de documentos como delegar essas tarefas a um terceiro que esteja melhor equipado para lidar com essas despesas caras e demoradas. Com o outsourcing de impressão, as empresas podem otimizar suas operações comerciais e se concentrar em suas principais competências – fazendo o que fazem melhor. Veja como funciona!

O que é outsourcing?

Outsourcing também é conhecido como Business Process Outsourcing (BPO). Este é o processo de contratar outro indivíduo ou empresa, seja nacional ou internacionalmente, para lidar com as atividades de negócios para você.

Tornou-se uma prática comum de negócios que permite que empresas de pequeno e médio porte obtenham serviços e habilidades que normalmente seriam difíceis de desenvolver, devido a restrições financeiras ou de mão de obra, ou possivelmente uma combinação de ambas. Ou seja, você pode expandir seus negócios como e quando precisar, sem grandes investimentos.

Também permite que a sua empresa se concentre em competências essenciais e, mais importante, reduza custos e melhore a eficiência, tudo muito livre de problemas. Com o passar do tempo na última década, proprietários de empresas percebem que há muitas razões pelas quais as empresas, grandes e pequenas, terceirizam vários empregos, mas a vantagem mais importante parece ser o fato de economizar dinheiro.

Outsourcing de impressão: o que é e como funciona?

Quais os benefícios do outsourcing de impressão?

No geral, as organizações estão descobrindo que uma abordagem holística permite melhorias em tudo, desde a criação de documentos até a entrega e cria benefícios que se estendem muito além da economia de impressão.

Trabalhar com um parceiro terceirizado com experiência em impressão pode oferecer benefícios ainda maiores. Não apenas você pode economizar no lado da impressão, mas também pode economizar em seus esforços de mala direta, dando-lhe mais flexibilidade para testar diferentes mensagens de marketing e ofertas em diferentes áreas sem sacrificar os descontos postais.

Reduzir custos

A principal razão pela qual a maioria das empresas terceiriza sua impressão ou o envio de correspondências é reduzir despesas. O manuseio dessas tarefas internamente pode ser muito caro em requisitos de equipamentos e pessoal.

Uma impressora a laser comercial de baixo custo não é um dos maquinários mais baratos e uma impressora colorida digital contínua de ponta pode chegar a milhões. Para obter o menor custo de impressão por página, o volume de produção dos trabalhos de impressão de uma empresa deve justificar o preço do equipamento.

O mesmo raciocínio vale para o equipamento de correspondência. Essa é uma quantidade significativa de capital para amarrar em equipamentos que tem uma expectativa de vida de cinco anos.

As despesas não param com o investimento inicial. O equipamento de impressão deve ser mantido regularmente, requer um espaço dedicado e operadores treinados para executá-los. Para muitas empresas, faz mais sentido deixar a empresa terceirizada assumir o risco de investimento em equipamentos e pessoal.

Reduzir Risco

Outra preocupação ao lidar com a produção e atendimento de impressão é lidar com dados confidenciais de clientes. Empresas em muitos setores altamente regulamentados – incluindo finanças, saúde e seguros – são obrigadas a ter um plano de recuperação de desastres documentado.

O plano de recuperação de desastre deve estar pronto no caso de uma instalação de impressão ser danificada ou comprometida por situações como interrupções de energia de longo prazo, ameaças de inundação, incêndios ou até mesmo desastres naturais.

Ter uma solução de backup dá aos clientes a confiança de saber que seus prazos serão sempre cumpridos.

Aumenta a eficiência

Líderes empresariais experientes sabem quais são suas principais competências e quais tarefas são melhor desempenhadas por terceiros. Usando a tecnologia avançada de um especialista em impressão, equipamentos comerciais, operadores treinados e conhecimento especializado da indústria proporcionam às empresas uma importante vantagem competitiva.

Além disso, o uso de uma empresa experiente em outsourcing de impressão garantirá a consistência, a responsabilidade e o trabalho de alta qualidade todas as vezes.

A terceirização de serviços de impressão é uma estratégia de negócios sólida e comprovada que permite às empresas minimizar investimentos de capital em equipamentos; evitar compromissos de arrendamento de longo prazo para o espaço de produção; reduzir os custos de papel, postagem e produção; melhorar e estabilizar o fluxo de caixa; gerar relatórios para satisfazer auditores de conformidade; e reduzir o risco de uma violação de dados onerosa.

A empresa elimina a necessidade de contratar várias partes externas para atingir as metas de negócios, porque é uma solução única, e seus clientes ganham a vantagem de reduzir custos e, o mais importante, reduzir erros. Quando as empresas encontram maneiras de reduzir custos, reduzir riscos e aumentar a eficiência, todos ganham.

Outsourcing de impressão: o que é e como funciona?

Quais áreas são afetadas com outsourcing de impressão?

O outsourcing de impressão envolve a consolidação do gerenciamento de impressão e aquisição com uma empresa especializada em impressão e pode fornecer serviços de consultoria vitais para otimizar a produção e distribuição de impressão, coordenar impressão com comunicação em todos os canais e alavancar os gastos com impressão para gerar economias significativas.

Um parceiro de terceirização pode ajudar os profissionais de marketing a obter uma vantagem competitiva, transformando a maneira como criam, produzem, distribuem e, mais importante, integram suas comunicações com os clientes.

O outsourcing de impressão permite que os profissionais de marketing:

  • Maximize recursos – de uma perspectiva de custo e trabalho;
  • Otimize as comunicações com os clientes – atingindo clientes e clientes em potencial da maneira como eles preferem gerar receita e retenção;
  • Beneficie-se de uma alavancagem mais ampla – combinar gastos de impressão em vários clientes maximiza e sustenta as economias de custo ao longo do tempo
  • Melhorar o controle da identidade da marca – garantindo a marca e o alinhamento adequados, centralizando todas as comunicações de marketing impressas;
  • Acesse recursos de impressão de classe mundial globalmente – aproveitando os serviços de impressão de qualidade ideal com base em cada campanha;
  • Entrar no mercado mais rapidamente – maior velocidade e agilidade na produção e distribuição de campanhas geradoras de receita e comunicações críticas com clientes; e
  • Melhore a conformidade e reduza os riscos – aproveitando apenas as impressoras pré-configuradas perto dos locais de entrega, economizando tempo e dinheiro.

As organizações que terceirizam obtêm a capacidade de direcionar seus esforços em seus negócios principais, adquirindo expertise e capacidade.

Como se iniciou o outsourcing?

A terceirização provavelmente tem suas raízes nas grandes empresas de manufatura, que contratavam empresas externas para produzir componentes especializados que precisavam para seus produtos.

Fabricantes de automóveis, por exemplo, contratavam empresas para fabricar componentes para unidades de ar condicionado, sistemas de som e teto solar. Em alguns casos, mudaram fábricas inteiras para países estrangeiros.

A grande mudança nos últimos anos, no entanto, é a terceirização de serviços, que se refere a empresas que contratam empresas externas para fornecer trabalho especializado.

O outsourcing oferece muitas vantagens. Por exemplo, o outsourcing permite que as empresas procurem e contratem os melhores especialistas para trabalhos específicos. O que é o caso do outsourcing de impressão.

O uso dessa terceirização também ajuda as empresas a manter mais dinheiro disponível, liberando recursos para outras finalidades, como melhorias de capital. Também é muitas vezes mais barato em termos de salários e benefícios e reduz riscos e custos.

A terceirização também pode ajudar um foco de negócios em seus componentes principais, sem distrações de funções auxiliares e de suporte. Outra vantagem, envolve velocidade e agilidade. Às vezes é mais rápido e mais eficiente contratar um especialista para fazer algo do que tentar a capacitação rápida de colaboradores da empresa.

Muitas grandes empresas usam a terceirização para preencher funções em sua organização que seriam muito caras ou ineficientes para se criarem. As empresas menores também recorrem à terceirização, embora a redução de custos seja por vezes diminuída.

Componentes manufaturados terceirizados podem incluir componentes de construção para aeronaves, redes de computadores ou automóveis.

Outsourcing de impressão: o que é e como funciona?

Como o outsourcing de impressão ajuda na economia?

Quando as organizações terceirizam, elas não apenas se beneficiam da experiência adquirida, mas também ganham em eficiência e capacidade. Um parceiro de gerenciamento de impressão terceirizado pode se ajustar a praticamente qualquer carga de trabalho, possibilitando campanhas de última hora ou pontuais sem investir em equipamentos e recursos.

As empresas pagam apenas o que usam, em vez de ter que suprir sua capacidade de pico. E eles ganham a alavancagem que vem dos volumes combinados massivos que são gerenciados por provedores terceirizados.

O outsourcing de impressão fornece acesso aos recursos de impressão mais recentes em todo o mundo. Isso cria a capacidade de criar campanhas de impressão próximas, aumentando a velocidade de comercialização e reduzindo custos.

As empresas teriam que lidar com essas questões antes de contratar, treinar, abrigar e equipar os engenheiros. E uma vez contratado, os engenheiros devem ser pagos. Benefícios como plano de saúde e contribuições para aposentadoria normalmente custam muito do salário de um indivíduo. Se o empreendimento entrar em crise sob seu próprio peso, o seguro-desemprego da empresa também será atingido.

Juntar tudo isso leva tempo, e o tempo, como diz o velho ditado, é dinheiro. Usando essa abordagem, a empresa teria que estar bem assegurada de que um investimento tão massivo seria recompensado ao longo de muitos anos para justificá-lo. Em muitos casos, as empresas preferem ser menos aventureiras com seu capital.

Por outro lado, se essa empresa puder encontrar uma outra empresa com a expertise precisa que seu novo produto exige, ela poderá economizar tempo, dinheiro, risco e recursos. O novo produto pode ser lançado mais rápido e mais barato, o que significa mais lucros para a empresa e seus acionistas.

Economia para as empresas

Muitos dos indivíduos ou empresas que fornecem serviços de terceirização são capazes de fazer o trabalho por muito menos dinheiro, já que não precisam fornecer benefícios a seus funcionários e têm menos gastos gerais com que se preocupar.

A terceirização também permite que as empresas se concentrem em outras questões de negócios, ao mesmo tempo em que os detalhes são atendidos por especialistas externos. Um exemplo é o outsourcing de impressão que é a melhor maneira de passar para outro a função de um serviço que você está lançando, mas admite que não é realmente o seu forte.

Você pode contratar uma empresa de terceirização que forneça esses serviços, enquanto se concentra em se preparar para o fluxo de consultas como resultado da campanha.

Isso também significa que uma grande quantidade de recursos e atenção que podem recair sobre os ombros dos profissionais de gestão pode ser usada para questões mais importantes e mais amplas dentro da empresa – o que é sempre uma coisa boa!

A empresa especializada que lida com o trabalho terceirizado geralmente é simplificada e normalmente terá recursos de classe mundial e acesso a novas tecnologias que uma empresa em crescimento simplesmente não poderia investir por conta própria.

Além disso, se uma empresa está procurando expandir, o outsourcing é uma maneira econômica de começar a construir fundações sólidas.

Uma ampla especialização em engenharia de fluxo de impressão e processamento baseado em arquivos é necessária para garantir que todos os componentes de cada correspondência sejam devidamente personalizados e coordenados.

A satisfação do cliente e os requisitos de lealdade, conformidade e privacidade exigem que os consumidores recebam apenas as comunicações destinadas a elas e que sejam significativas para elas, e que suas informações pessoais sejam mantidas em segurança.

A otimização geral do processo parece justifica todo o investimento e isso é o que faz o outsourcing de impressão algo tão vantajoso para ambas as partes – uma abordagem mais holística para o processamento de documentos revela a economia antes e depois da impressão dos documentos

Por fim, a conclusão que se tem é que o outsourcing de impressão fornece às empresas acesso a equipamentos com tecnologias, sistemas e conhecimentos avançados, ao mesmo tempo em que reduz os riscos e a capacidade de obter economias significativas.

Para sua empresa, permite que eles integrem suas campanhas de comunicação de marketing em um grau que não era possível antes. E mais, também permite que eles adaptem a comunicação nesta era de escolha exatamente ao que o cliente deseja, levando a marca mais forte e com maior fidelidade do cliente. Esse é o poder do outsourcing de impressão.

E se você ainda tem alguma dúvida sobre o assunto, deixe um comentário! Teremos muito prazer em responder.

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