De repente você se viu em turbilhão de documentos e informações que precisam ser protegidas e não tem ideia de por onde começar! Nesse instante sua empresa precisa escolher entre as melhores empresas de gestão de documentos. E nós vamos ajudar.
Empresas de gestão de documentos vieram para salvar todo o nosso trabalho, mas você sabe como escolher a melhor para seus negócios? Gerenciar seus documentos digitais e até mesmos os físicos não é tarefa fácil, senão você mesmo teria feito, por isso, vamos ajudá-lo a escolher a melhor empresa de gestão de documentos, de acordo com critérios importantes nessa área. Acompanhe a leitura e não perca nenhum detalhe.
O que as empresas de gestão de documentos podem te oferecer?
Antes de contratar uma, saiba o que ela pode te oferecer, o que faz e quais sistemas podem lhe ajudar. Os sistemas de gerenciamento de documentos dessas empresas são essencialmente gabinetes de arquivamento eletrônico que sua organização pode usar como base para organizar todos os documentos digitais e em papel.
Todas as cópias impressas de documentos podem ser carregadas diretamente no sistema de gerenciamento de documentos com um scanner. Muitas vezes, os sistemas de gerenciamento de documentos permitem que os usuários insiram metadados e tags que podem ser usados para organizar todos os arquivos armazenados.
A maioria das empresas possuem em seus softwares de gerenciamento de documentos um mecanismo de pesquisa integrado, que permite que os usuários naveguem rapidamente até mesmo nas bibliotecas de documentos mais expansivas para acessar o arquivo apropriado.
Você precisa armazenar documentos sensíveis também? Não se preocupe – a maioria dos sistemas de gerenciamento de documentos possui configurações de permissão, garantindo que apenas o pessoal apropriado possa acessar informações privilegiadas.
Estes são alguns dos mais importantes recursos de gerenciamento de documentos:
- armazenamento de vários tipos de documentos, incluindo arquivos de processamento de texto, e-mails, PDFs e planilhas;
- pesquisa por palavra-chave;
- acesso permitido a determinados documentos;
- ferramentas de monitoramento para ver quais usuários estão acessando quais documentos;
- ferramentas de controle de versão que acompanham edições em documentos e recuperam versões antigas;
- controles que regulam quando documentos desatualizados podem ser excluídos;
- suporte a dispositivos móveis para acessar, editar e compartilhar documentos.
Quais são as suas necessidades quando se trata de gerenciar documentos?
Essa pergunta é importantíssima. Se você não sabe direito o que quer, fica imensamente difícil escolher algo, certo? Você não pode comprar a ferramenta certa a menos que saiba o que está tentando consertar.
Embora seja tentador lançar qualquer tecnologia em um problema, reserve um tempo para avaliar as necessidades específicas de gerenciamento de documentos da sua organização. Comece fazendo uma lista dos problemas atuais e envolva sua equipe nesse processo para que você possa direcionar uma solução que realmente funcione para eles.
Observe os vários aplicativos de software que você gostaria de integrar ao seu sistema de gerenciamento de documentos on-line. Depois de listar tudo, revise e se certifique de que isso é o necessário para ter tudo organizado e funcionando em sua empresa.
Amigos podem lhe indicar empresas de gestão de documentos?
Quem tem amigos tem tudo, certo? Por isso, falar com parceiros de outras empresas e questionar se eles conhecem boas empresas de gestão de documentos lhe dará um norte para começar.
A empresa escolhida pode ser exatamente o que você precisava ou arruinar seu negócio. Faça sua lista de maneira bem-feita e veja se a empresa se encaixa nos requisitos indispensáveis que foram ali colocados.
Selecione uma empresa respeitável com vários anos de credibilidade de produtos e serviços. Reveja sua lista de perguntas, problemas e necessidades detalhadamente com várias empresas. Compare as respostas e os preços para que você possa tomar uma decisão bem informada e sem arrependimentos.
O software utilizado te agrada?
Na hora de escolher a empresa, avalia o software que será utilizado. O sistema deve oferecer uma interface de usuário intuitiva que sua equipe possa navegar facilmente. Uma plataforma de software poderosa com uma interface de usuário confusa só frustrará seus funcionários.
Procure um sistema simples e eficiente, com comandos claros e um design visual limpo. Após o treinamento inicial, sua equipe não deve ter que consultar constantemente um manual do usuário para acessar seus documentos.
Designe alguns funcionários que estão mais familiarizados com o sistema em sua equipe, que podem dominar a interface do usuário e compartilhar dicas e truques com todos, para aproveitar ao máximo seu novo sistema .
A empresa de gestão tem recursos de integração completos?
Sua gestão de documentos precisa integrar-se totalmente aos seus sistemas de software atuais, para que você não precise alternar entre os aplicativos para concluir as tarefas diárias. Certifique-se de que seu novo software possa “conversar com” seus outros programas.
Para uma solução mais abrangente, considere conversar com a empresa sobre implementar uma intranet social, que incorpora gerenciamento de documentos, comunicações e agendamento em uma única plataforma.
Recursos preferenciais no sistema:
Ao escolher uma empresa de gestão de documentos, existem alguns recursos no sistema que são importantes você ficar de olho. Discuta suas necessidades detalhadamente com a empresa e certifique-se de obter especificações técnicas e preços por escrito. Recomendamos garantir que qualquer sistema de gerenciamento de documentos que você considere inclua o seguinte:
Estrutura do arquivo
O sistema deve oferecer uma estrutura de arquivos fácil de usar que faça sentido para os usuários, como uma abordagem de gaveta do armário-gaveta.
Pesquisa
Você deseja uma ampla variedade de opções para localizar arquivos rapidamente. Você deve ser capaz de pesquisar não apenas pelo nome do arquivo, mas também pelo conteúdo dentro do arquivo, data da última modificação, tipo de arquivo e muito mais.
Facilidade de uso
O sistema deve ser simples para os funcionários usarem. Se for muito difícil, você não terá um buy-in completo da equipe, o que atrapalhará as operações do dia-a-dia e gerará confusão.
Mobilidade
Você quer um sistema de gerenciamento de documentos que seja sempre acessível através de smartphones e tablets.
Integração
O sistema deve integrar-se facilmente aos programas que você já usa, como o seu cliente de e-mail e o software de gerenciamento de relacionamento com o cliente.
Digitalização
A solução deve ser compatível com uma ampla variedade de scanners e multifuncionais.
Segurança
O sistema deve permitir que você restrinja quem pode ver pastas e arquivos específicos. Você deve poder definir permissões de acesso por funcionário.
Ela gerencia o fluxo de trabalho?
Uma empresa de gerenciamento de documentos é muito mais do que um gabinete de arquivos digitais. As melhores também atuam como sistemas de gerenciamento de fluxo de trabalho, mantendo seus projetos avançando sem problemas.
Escolha uma empresa com recursos de gerenciamento de projetos que atendam às necessidades específicas de sua organização. Certifique-se de que a plataforma também inclui escalabilidade suficiente para o seu negócio, para que seu software possa se adaptar ao crescimento de sua empresa.
Tem um sistema de gerenciamento no local?
Essa é uma pergunta que você precisa responder primeiro em sua lista de necessidade. É o que sua empresa necessita? Uma solução local exige que você use seus próprios servidores e armazenamento, o que significa que você precisa realizar sua própria manutenção. Você também será responsável pela segurança de todos os seus dados, por isso é importante fazer o backup.
Essa opção normalmente faz sentido para empresas maiores com recursos de TI dedicados por causa de suas demandas técnicas mais altas, mas também coloca você no controle direto de seu próprio sistema. O suporte técnico e as atualizações de software da empresa geralmente dependem da renovação contínua de um pacote de assinatura anual. Para que você possa escolher veja as vantagens e desvantagens:
Vantagens
O maior benefício de um sistema de gerenciamento de documentos local é que você está sempre no controle do seu sistema e não depende de mais ninguém para mantê-lo funcionando. Você não é dependente da internet também. Se a sua conexão online ficar inativa, você ainda terá acesso a todos os seus documentos.Caso a empresa não possui profissionais internos, ou estrutura física adequada para gestão destes documentos, ela poderá também buscar empresas que fornecem a solução completa, incluindo os próprios funcionários e equipamentos necessários.
Desvantagens
A desvantagem vem nos grandes custos iniciais, bem como a despesa extra anual de atualizações de software. Além disso, cabe a você garantir que tenha um sistema de backup adequado, pois seus arquivos não são salvos automaticamente na nuvem.
Outro possível ponto negativo é que nem todos os sistemas locais funcionam com computadores Windows e Mac; muitos são compatíveis apenas com um ou outro.
Os colaboradores em livre acesso?
Com mais funcionários trabalhando fora da empresa, seu sistema deve permitir que os usuários colaborem sem problemas. Seus funcionários precisam acessar os arquivos simultaneamente sem precisar fazer logout, e precisam rastrear revisões e documentar as versões em detalhes.
Certifique-se de que o sistema implementado cataloga todas as alterações e que ele lista as versões do documento em ordem lógica para que sua equipe possa consultar as instâncias anteriores rapidamente.
Ela sabe como capturar dados de maneira inteligente?
As empresas de gestão de documentos devem capturar seus dados a partir de uma variedade de dispositivos de entrada. Depois que os documentos forem digitalizados, o sistema deve extrair e validar os dados nos arquivos de maneira inteligente.
O software irá marcar e categorizar os materiais para recuperação rápida por meio de um mecanismo de busca fácil de usar, economizando o tempo da sua equipe e aumentando a produtividade. Embora muitas empresas aleguem oferecer uma captura de dados inteligente, nem todas oferecem. Trabalhe de perto com a empresa escolhida para garantir que o produto selecionado possa realmente interpretar seus dados corretamente.
Ela prioriza a segurança?
Violações de dados recentes ressaltaram a importância de proteger sua inteligência de negócios. Proteja suas informações corporativas e de clientes com um sistema que inclui protocolos de segurança rigorosos projetados para bloquear ataques externos.
As empresas de gestão de documentos renomadas enfatizarão a segurança como um dos principais recursos de seus produtos. Lembre-se de que você precisará monitorar e atualizar constantemente os níveis de segurança para lidar com ameaças em evolução. Pergunte a empresa escolhida sobre a frequência das atualizações de segurança e como você será notificado sobre novas ameaças.
A empresa tem recursos de controle administrativo?
Além das ameaças externas, você também deve proteger seus dados usando software que ofereça opções de controle administrativo. Defina permissões de usuário que são adaptadas às necessidades e responsabilidades de cada membro da equipe.
Alguns funcionários simplesmente terão acesso somente a leitura, enquanto outros precisarão de autorização expandida para mover e excluir arquivos. Trabalhe com sua equipe para refinar as permissões e desenvolva os “perfis de permissões” padrão que você pode consultar ao integrar novas contratações. Adicione um pouco mais de flexibilidade com permissões temporárias para o pessoal que trabalha em projetos de curto prazo.
Há boas opções de suporte?
Procure uma empresa que seja conhecida por dar suporte superior ao produto, de preferência em vários formatos (como opções de telefone, e-mail e bate-papo on-line). Antes de contratar sua empresa de gerenciamento de documentos, pergunte sobre os tempos de resposta para solicitações de suporte.
Não espere até que você esteja a duas horas do prazo final para descobrir que seu fornecedor precisa de 24 horas para processar consultas de suporte. Além disso, certifique-se de entender completamente a estrutura de preços da empresa para serviços de suporte, para que você não fique surpreso com as taxas surpresas.
Como é o sistema de backup?
Não importa quão grande ou pequeno seja o seu negócio, você não pode perder seus documentos e dados. Escolha uma empresa que ofereça backups constantes em servidores seguros.
Os recursos de backup do sistema de gerenciamento de documentos devem fazer parte de um plano de recuperação de desastre maior para sua organização.
Saiba escolher o sistema
Você deseja um sistema baseado nuvem? Converse com a empresa. O software baseado em nuvem é hospedado por seu provedor e disponibilizado para sua organização on-line. Normalmente, as soluções baseadas na nuvem cobram uma taxa mensal ou anual, que inclui todas as atualizações de manutenção e software.
Dependendo do sistema escolhido e dos recursos necessários, o preço dos sistemas baseados em nuvem pode variar em valores.
As vantagens
Os maiores benefícios são que você não precisa de uma equipe de TI para instalar o software e mantê-lo funcionando adequadamente, e que não há grandes custos iniciais. Você também pode acessar esses sistemas de qualquer lugar que tenha acesso on-line e não precisa fazer backup dos arquivos, pois eles são salvos automaticamente na nuvem.
Desvantagens
Você está à mercê do seu provedor para manter o sistema funcionando. Se o seu provedor tiver um problema com seu data center, ele poderá impedir que você acesse seus arquivos até que a situação seja resolvida.
Além disso, se sua conexão com a Internet falhar, você não poderá acessar seus arquivos. As soluções em nuvem também costumam ter limites de armazenamento.
Escolher empresas de gestão de documentos pode ser um desafio. Nós sabemos. Porém, não é uma tarefa impossível. Ser desafiador é apenas uma maneira de mostrar quão diligente sua empresa é.
Assuma o controle de sua pesquisa entendendo primeiro suas necessidades e as opções de software disponíveis. Considere a implementação de uma intranet social que integre o gerenciamento de documentos, o calendário e as comunicações. Escolha uma empresa de renome que tenha produtos que investem em segurança, fazem backup de seus dados e que seu sistema de gerenciamento de documentos proporcione um retorno significativo do seu investimento. Esses passos vão te ajudar a encontrar o que realmente precisa.
Quer saber mais sobre o assunto? Tem alguma dúvida? Deixe um comentário aqui no blog que teremos o maior prazer em responder!