A primeira pergunta é: o que é gerenciamento de impressão? Consiste essencialmente em gerir várias tarefas de impressão. Algumas empresas desenvolveram softwares de gerenciamento de impressão sofisticados para ajudar usuários a coordenar todos os processos que ocorrem entre uma impressora e as máquinas que exigem trabalhos de impressão.
É uma forma de ter controle sobre tudo que é impresso dentro do local de trabalho. Por isso, elaboramos este artigo para tratar sobre o gerenciamento de impressão, como acontece e seus benefícios para as empresas. Acompanhe a leitura e fique por dentro de cada detalhe!
Definindo o que é gerenciamento de impressão
Em primeiro lugar, vamos começar definindo o que é gerenciamento de impressão e o que não é. O gerenciamento de impressão é o processo de terceirizar o trabalho de impressão para uma empresa que irá realizar o controle total da impressão, desde uma simples impressão, até a distribuição e tudo mais.
O gerenciamento de impressão às vezes se confunde com gerenciamento de impressoras ou gerenciamento de documentos, que é focado em impressoras/desktop e, portanto, é completamente diferente.
Benefícios do gerenciamento de impressão
Há inúmeros benefícios em se ter uma equipe gerindo as impressões de sua empresa. Não subestime isso. Para dar um pequeno exemplo, trouxemos algumas das vantagens em ter um bom gerenciamento de impressão. São elas:
Análise de suas necessidades de impressão
Embora o departamento de TI possa ser capaz de analisar a quantidade de impressão que sua empresa faz periodicamente, você que isso não é função deles, correto? O gestor de impressão tem experiência na análise de quantidades de impressão de todos os tamanhos.
Eles também possuem conhecimento especializado em métodos para garantir que sua empresa implemente o equipamento adequado a um preço acessível. Essa análise considerará todos os aspectos das necessidades de impressão da sua empresa, incluindo digitalização, impressão, cópia e fax.
Redução de equipamento local
Uma das primeiras coisas a avaliar é a necessidade e o uso de impressoras locais. Normalmente, elas são ineficientes e mais caras do que realmente parecem. Essas impressoras atendem apenas a um usuário e raramente são conectadas em rede, tornando-as ineficientes na maioria dos ambientes de negócios.
Elas também costumam exigir cartuchos exclusivos que são mais caros e propensos a problemas de compra e localização de estoque. Ou seja, só neste quesito sua empresa economizou muito dinheiro.
Posicionamento do equipamento
Colocar seu equipamento de impressão em áreas de fácil acesso para uma quantidade adequada de funcionários ajudará a melhorar o fluxo de trabalho e maximizar o uso do dispositivo. A fácil acessibilidade a este equipamento é fundamental para a eficácia de seus funcionários. Muitas vezes, o tempo é perdido andando pelo prédio ou em outro andar para obter material impresso. Isso diminui a capacidade do funcionário de realizar seu trabalho.
Substituição de dispositivos ineficientes
Os provedores de serviços de impressão gerenciados podem ajudá-lo a identificar quais máquinas estão com desempenho insatisfatório e substituí-las por equipamentos mais eficientes.
O gerenciamento de impressão tem especialistas experientes que conhecem os melhores equipamentos de impressão disponíveis para suas necessidades de negócios e seu orçamento. Eles consideram coisas como seu histórico de impressão e seus objetivos de negócios e minimizam os custos.
Entrega Automatizada de Suprimentos
Elimine a necessidade de encomendar cartuchos de toner entrando tendo um bom gerenciamento de impressão. Eles podem monitorar seus dispositivos e automatizar o envio de toner com base em quando suas máquinas ficarem desabastecidas.
Mantenha seus funcionários produtivos eliminando o tempo de inatividade do equipamento, causado pela falta de suprimentos com um sistema de impressão gerenciado eficaz.
Ganho de previsibilidade
O gerenciamento de impressão permite consolidar seus custos e fornecedores, o que proporciona a capacidade de um investimento mensal consistente. Ao entrar em parceria com a gestão de impressão, não haverá mais custos de impressão imprevisíveis ou de manutenção inesperada. Tudo poderá ser controlado.
Treinar os funcionários em novas tecnologias
Os departamentos de TI geralmente estão focados em suas tarefas regulares. Vendo deste ângulo, sabemos que treinar funcionários e corrigir os problemas de impressão não é a principal prioridade e geralmente é uma tarefa a ser colocada em segundo plano.
Já com o gerenciamento de impressão, eles terão auxílio no treinamento de funcionários e fornecerão suporte técnico para problemas de impressão.
Gerenciar impressão remota
Com o gerenciamento, seus funcionários poderão imprimir remotamente a partir de locais externos, de qualquer dispositivo. Isso pode fornecer muitas melhorias para o seu negócio. Por exemplo, um funcionário não precisa entrar no escritório para imprimir documentos importantes e os outros funcionários não precisam gastar tempo precioso procurando o documento para imprimi-lo.
Se a sua empresa tiver suporte para um ambiente de impressão móvel, os gestores podem ajudar a estabelecer, manter e fornecerão suporte para solução de problemas.
Descobrindo se sua empresa precisa de gerenciamento de impressão
Supondo que você esteja interessado em obter um bom gerenciamento de impressão, aqui estão algumas perguntas para ajudar a determinar se ele pode ser adequado para sua empresa:
Você tem experiência para saber que tipo de impressora ou processo é melhor para cada trabalho?
Nada de chutar e escolher a mais cara, ou olhar na internet. Há um conhecimento de sua equipe para trabalhar com gerenciamento de impressão? Controle do que sai e do que entra, diminuição de custos com papel e outras demandas da área?
Se não, então nem pense em começar, pois vai demandar muito mais trabalho do que você imagina. Deixe profissionais atuarem.
Você está confiante de que tem o poder de compra e experiência para obter os melhores custos de impressão?
Traduzindo. Sua empresa consegue imprimir tudo o que precisa e minimizar os custos ao mesmo tempo? Uma empresa de gerenciamento de impressão consegue.
Você tem o recurso e a infraestrutura para gerenciar sua impressão?
Ou seja, além de minimizar os custos, sua empresa tem montada a infraestrutura, por exemplo, com provas, impressão pronta, alterações, hospedagem de seus ativos digitais, etc.?
Se você imprimir um grande volume de material, sua empresa tem alguém para gerenciar seu estoque de impressão?
Não estamos falando de uma pilha simples de papel, arquivos ou cartões. Estamos tratando de um estoque de material impresso. Há uma equipe designada somente para isso?
Você tem o orçamento adequado para investir no software de impressão em constante mudança e nas tecnologias associadas?
Independente de sua demanda de trabalho, se você deseja um bom gerenciamento de impressão terá que trabalhar com um software específico. Sua empresa pode arcar com estes custos?
Se a resposta a qualquer uma das perguntas acima for não, nem tente se enganar, você pode considerar trabalhar com um especialista em gerenciamento de impressão. Será a opção perfeita para o seu negócio.
Definindo o que é o gerenciamento de impressão com qualidade
É importante entender que existem diferentes tipos de negócios que podem se denominar como uma empresa de gerenciamento de impressão e cada um tem seus próprios benefícios, por isso fique atento com:
Impressoras tradicionais
Esse é basicamente o gerenciamento com suas próprias impressoras e, muitas vezes, sua principal prioridade é minimizar o máximo de trabalho possível através de suas impressoras mesmo e mantê-las rentáveis e em uso.
Se a sua exigência de impressão se encaixa perfeitamente na solução oferecida, essa pode ser a maneira mais barata de fazer um bom trabalho. No entanto, o perigo é que, se sua empresa não tiver a variedade de equipamentos e experiência para realizar uma série de trabalhos de impressão diferentes, você pode acabar com uma solução impressão de maneira mais econômica usando uma técnica diferente ou impressa com um acabamento de menor qualidade.
Embora sua empresa possa se oferecer, com suas próprias maquinas para trabalhos de impressão especializados. Há aqueles que não podem ser feitos internamente, a menos que sejam grandes o suficiente para compensar a impressão externa, eles não terão o poder para reduzir custos e você pode até acabar pagando duas vezes por um trabalho melhor.
Trabalho de qualidade
No gerenciamento de impressão há um conhecimento profundo de diferentes métodos de produção, materiais, experiência em design, gerenciamento de ativos digitais etc.
Uma boa equipe de gestão de impressão deve ser capaz de oferecer e demonstrar experiência em gerenciamento de arquivos, no entanto, você deve estabelecer que tipo de relacionamento eles têm com o trabalho que estão realizando.
Seria bom estabelecer o quanto eles estão envolvidos com o fluxo de trabalho, se necessário, e sua proximidade com sua empresa. Não há como avaliar pessoalmente e ser capaz de examinar um trabalho enquanto ele está progredindo, se você não estiver por perto.
Por isso, sua empresa pode optar por ter uma equipe em seu local de trabalho para oferecer um trabalho de melhor qualidade o qual poderá ser supervisionado. Tudo depende do tipo de gerenciamento de impressão que sua empresa necessita. Algo que será acordado entre você e a empresa escolhida e contratada. Estamos aqui apenas para dar boas opções para sua empresa. Mas, a escolha é sua, de acordo com sua demanda.
Empresa capacitada
Se os requisitos de impressão forem grandes, complexos ou diversos, será uma ótima ideia se beneficiar do uso de uma empresa de gerenciamento de impressão. No entanto, você deve procurar um fornecedor que tenha o tamanho, a capacidade, a experiência e o poder de compra para corresponder e lidar com todos os requisitos de impressão.
É importante que eles tenham investido em uma ampla gama de impressoras, equipamentos e tecnologia para que a maioria das soluções possa ser impressa internamente. Isso pode abranger impressão operacional, impressão de negócios críticos, material de marketing, soluções de impressão de varejo ou ponto de venda.
Empresas de gerenciamento de impressão maiores e mais estabelecidas também podem ampliar a gama de serviços de impressão internos para incluir itens especializados, como bloqueio de folhas, personalização de dados, itens promocionais, mercadorias corporativas ou até mesmo stands de exposição.
Não é crucial ter esses serviços adicionais disponíveis, mas se você tem uma ampla gama de necessidades, é bom ter um único ponto de contato. Além disso, um único fornecedor com esse poder combinado com experiência interna, pode maximizar o retorno do investimento, contribuindo para uma economia média entre 10% e 30% para sua empresa.
Benefícios adicionais para sua empresa que farão toda diferença
Além de tudo o que já foi dito, sua empresa pode obter mais serviços, dependendo do gerenciamento que escolher. Mais tranquilidade e eficiência em diversas impressões que desejar fazer.
Aqui estão alguns dos benefícios adicionais que uma empresa de gerenciamento de impressão pode oferecer.
Web2Print
O software Web2Print é uma solução totalmente integrada projetada para preencher a lacuna entre catálogos on-line e impressão comercial. Ele permite que você crie uma biblioteca de modelos que podem ser usados para criar itens como cartões de visita, panfletos, folhetos e catálogos.
Modelos podem ser criados para aderir às diretrizes da sua marca (fonte, tamanho, cores e pantones, disponibilidade de imagem, redimensionamento e capacidade de criar códigos QR) e podem ser configurados para espelhar suas normas de negócios de aquisição e níveis de autorização. Os campos de dados também podem ser definidos por você, permitindo que você crie modelos padrão e personalizados. É um ótimo adicional de gerenciamento de impressão, você não acha?
Armazenamento e entrega de trabalhos de impressão
Uma empresa de gerenciamento de impressão fará esse trabalho do início ao fim, e isso não significa apenas entregar em seu endereço. Significa também entregar na porta do seu cliente.
Mesmo que você tenha apenas pequenos trabalhos de impressão a serem terceirizados, na maioria das vezes um certo nível de gerenciamento de impressão, armazenamento e distribuição será necessário e sua empresa nem sempre terá as facilidades para lidar com isso.
Eles vão eliminar essa pressão como parte do gerenciamento de projetos, oferecendo soluções que proporcionam armazenamento e flexibilidade, minimizando o desperdício.
Equipes de design internos
Algumas empresas de impressão terão designers dentro da equipe capazes de criar trabalhos de arte prontos para impressão com facilidade. Essa é outra vantagem adicional de uma empresa de gerenciamento de impressão.
Sua empresa talvez não disponha de pessoa para realizar a arte com profissionalismo que deve ser feito e isso é facilmente resolvido por muitas empresas de gerenciamento. Ou, você pode até mesmo saber o que quer projetar, mas não quer o custo de usar uma agência de design separada.
Especialistas em gerenciamento de impressão com recursos de design podem lidar com esses aspectos para sua empresa, assumindo a responsabilidade de gerenciar o processo criativo e ajudar a evitar pequenos erros que poderiam ter passado anteriormente despercebidos. Essa experiência interna pode permitir que você economize dinheiro e ainda crie algo que se adapte à sua marca e que seja altamente profissional.
Por fim, escolha uma empresa de qualidade para seu gerenciamento de impressão, que seja certificada para mostrar que está operando dentro dos padrões que formam a base das melhores práticas globais.
A certificação ISO 14001 demonstrará o compromisso de minimizar o efeito negativo sobre o meio ambiente e a ISO 9001 oferece mais garantias sobre o compromisso de uma empresa com um processo rigoroso de gerenciamento da qualidade. Verifique essas certificações para que sua empresa possa trabalhar com o gerenciamento de qualidade e de responsabilidade.
Há várias formas de gerenciamento de impressão, resta saber qual é a que mais se adequa às demandas que sua empresa necessita. Dentre todas as opções, saiba que a escolhida com certeza vai minimizar as despesas, o trabalho e manterá tudo em perfeita organização.
Nós gostaríamos de saber de você, qual é o gerenciamento de impressão que sua empresa precisa? Deixe um comentário e teremos muito prazer em responder!