Você se lembra dos dias em que armários de arquivo cobriam todas as paredes do escritório? Será que os registros em papel ainda estão ocupando uma valiosa metragem do local e dificultando a organização? Se isso acontece, saiba que está na hora da gestão de documentos e arquivos entrar em ação.
Felizmente, no mundo digital atual, temos softwares de gerenciamento de documentos para melhorar a organização e a acessibilidade de qualquer documento da empresa.
Mas por onde começar escolher um sistema de gerenciamento de documentos? Afinal, é um campo lotado com muitos fornecedores diferentes. Este guia ajudará você a entender os conceitos básicos dos sistemas de gerenciamento de documentos e fornecerá um roteiro para o processo de aquisição.
Além disso, se você quiser uma lista de seleção confiável, você sempre pode conferir nossos artigos. Temos as melhores orientações quando o assunto é para software de gerenciamento de documentos.
O que é um sistema de gestão de documentos e arquivos?
Os sistemas de gerenciamento de documentos são essencialmente gabinetes de arquivamento eletrônico que sua organização pode usar como base para organizar todos os documentos digitais e em papel.
Todas as cópias impressas de documentos podem ser carregadas diretamente no sistema de gerenciamento de documentos com um scanner. Muitas vezes, os sistemas de gerenciamento de documentos permitem que os usuários insiram metadados e tags que podem ser usados para organizar todos os arquivos armazenados.
A maioria dos softwares de gerenciamento de documentos possui um mecanismo de pesquisa integrado, que permite que os usuários naveguem rapidamente até mesmo nas bibliotecas de documentos mais expansivas para acessar o arquivo apropriado.
Sua empresa precisa armazenar documentos frágeis e confidenciais também? Não se preocupe – a maioria dos sistemas de gerenciamento de documentos possui configurações de permissão, garantindo que apenas o pessoal apropriado possa acessar informações privilegiadas.
Estes são alguns dos mais importantes recursos de gerenciamento de documentos:
- Armazenamento de vários tipos de documentos, incluindo arquivos de processamento de texto, e-mails, PDFs e planilhas;
- Pesquisa por palavra-chave, ou qualquer informação escrita no documento.
- Acesso permitido a determinados documentos;
- Ferramentas de monitoramento para ver quais usuários estão acessando quais documentos;
- Ferramentas de controle de versão que acompanham edições em documentos e recuperam versões antigas;
- Controles que regulam quando documentos desatualizados podem ser excluídos;
- Suporte a dispositivos móveis para acessar, editar e compartilhar documentos;
- Workflow integrado, possibilitando a aprovação ou requisição de informações dentro do próprio sistema.
A escolha do sistema de gerenciamento de documentos correto começa com uma avaliação precisa das necessidades organizacionais. Uma das maiores escolhas que você terá que fazer logo de cara é se você quer uma solução local ou baseada em nuvem. Cada tipo de sistema oferece a mesma funcionalidade, mas existem várias diferenças importantes na maneira como a manutenção é executada e os dados são armazenados.
Sistema de gerenciamento de documentos no local
Uma solução local exige que você use seus próprios servidores e armazenamento, o que significa que você precisa realizar sua própria manutenção. Você também será responsável pela segurança de todos os seus dados, por isso é importante fazer o backup. Existe a possibilidade da terceirização da infraestrutura necessária por processar tais documentos, assim a empresa também fica livre do trabalho da gestão diária da rotina implementada.
O suporte técnico e as atualizações de software do fornecedor geralmente dependem da renovação contínua de um pacote de assinatura anual.
Prós: O maior benefício de um sistema de gerenciamento de documentos auto hospedado é que você está sempre no controle do seu sistema e não depende de mais ninguém para mantê-lo funcionando. Você não é dependente da internet também. Se a sua conexão online ficar inativa, você ainda terá acesso a todos os seus documentos.
Contras: A desvantagem vem nos grandes custos iniciais, bem como a despesa extra anual de atualizações de Hardware e software. Além disso, cabe a você garantir que tenha um sistema de backup adequado, pois seus arquivos não são salvos automaticamente na nuvem.
Outro possível ponto negativo é que nem todos os sistemas auto hospedados funcionam com computadores Windows e Mac, muitos são compatíveis apenas com um ou outro.
Sistema de gerenciamento de documentos baseado em nuvem
O software baseado em nuvem é hospedado por seu provedor e disponibilizado para sua organização on-line. Normalmente, as soluções baseadas na nuvem cobram uma taxa mensal ou anual, que inclui todas as atualizações de manutenção e software.
Dependendo do sistema escolhido e dos recursos necessários, o preço dos sistemas baseados em nuvem pode variar.
Prós: Os maiores benefícios são que você não precisa de uma equipe de TI para instalar o software e mantê-lo funcionando adequadamente, e que não há grandes custos iniciais.
Você também pode acessar esses sistemas de qualquer lugar que tenha acesso on-line e não precisa fazer backup dos arquivos, pois eles são salvos automaticamente na nuvem.
Contras: Você está à mercê do seu provedor para manter o sistema funcionando. Se o seu provedor tiver um problema com seu data center, ele poderá impedir que você acesse seus arquivos até que a situação seja resolvida.
Além disso, se sua conexão com a Internet falhar, você não poderá acessar seus arquivos. As soluções em nuvem também costumam ter limites de armazenamento.
Perguntas frequentes sobre o sistema de gerenciamento de documentos
Os sistemas de gerenciamento de documentos podem ser amplos e complexos. Se você ainda não sabe por onde começar, considere esta lista de perguntas frequentes.
P: Os sistemas de gerenciamento de documentos são valiosos apenas para grandes organizações ou as pequenas empresas também podem se beneficiar deles?
R: Embora eles possam não ter o grande número de arquivos que as organizações maiores fazem, as pequenas empresas ainda podem se beneficiar dos sistemas de gerenciamento de documentos.
P: Muitas vezes há referências a sistemas de gerenciamento de documentos, softwares de gerenciamento de documentos e soluções de gerenciamento de documentos. Quais são as diferenças?
R: Apesar dos nomes diferentes, todos realizam as mesmas tarefas. Os termos podem ser usados de forma intercambiável para descrever as mesmas plataformas. A grande diferença está nos softwares utilizados, e a abrangência de serviços que os mesmos possuem.
P: Qual é a diferença entre o armazenamento em nuvem e os sistemas de gerenciamento de documentos baseados em nuvem?
R: Embora o armazenamento em nuvem sirva simplesmente como um local para armazenar documentos na nuvem, os sistemas de gerenciamento de documentos baseados em nuvem são soluções muito mais robustas para ajudar as empresas a gerenciar seus documentos importantes.
P: Como adicionar documentos armazenados no sistema?
R: Existem várias maneiras de adicionar arquivos, como carregá-los do computador e digitalizar documentos em papel diretamente no sistema, fotografá-lo via smartphone/tablet, ou até mesmo exportar o arquivo diretamente do sistema ERP atual para o repositório de arquivos digitais.
P: Como você encontra documentos no sistema depois que eles são arquivados?
R: Esses sistemas oferecem várias maneiras de localizar documentos rapidamente, inclusive pesquisando o título do arquivo, o nome do autor e quando ele foi adicionado ao sistema. Além disso, muitas dessas soluções permitem pesquisar conteúdo aleatório dentro de cada arquivo ou tipo de arquivo.
P: Os sistemas de gerenciamento de documentos funcionam com outros programas que já estou usando?
R: A maioria dos sistemas apresenta integrações para o Microsoft Office, Salesforce, DocuSign, QuickBooks e vários outros programas populares. Alguns também incluem uma interface de programação de aplicativos (API) que permite integrações personalizadas.
P: Além de manter você mais organizado, os sistemas de gerenciamento de documentos podem ajudar você a fazer o trabalho de outras maneiras?
R: Sim, e uma delas é com ferramentas de fluxo de trabalho, que ajudam as empresas a manter atribuições e projetos em andamento. Essas ferramentas, que estão incluídas em alguns sistemas, notificam os funcionários quando é hora de trabalhar em determinadas tarefas e ajudam a garantir que as tarefas nunca sejam perdidas na caixa de entrada de um funcionário.
P: Com os sistemas de gerenciamento de documentos, todos os usuários têm acesso a todos os arquivos?
R: A maioria dos sistemas de gerenciamento de documentos possui restrições de segurança que podem controlar quais funcionários têm acesso a quais arquivos. Isso garante que os funcionários vejam apenas os documentos que deveriam. Por exemplo, contratos de pessoal podem ser definidos para estarem disponíveis apenas para a equipe de RH, em vez de todos os membros da organização.
P: O que acontece se um desastre ocorrer em minha empresa ou escritório? Os arquivos e documentos armazenados no sistema são perdidos para sempre?
R: Um grande benefício das soluções baseadas em nuvem é que seus dados são armazenados com segurança fora do local. No entanto, as soluções locais geralmente contam com seus próprios servidores e armazenamento, por isso é importante fazer backup de todos os seus dados.
O que procurar em um sistema de gerenciamento de documentos
Ao escolher um sistema de gerenciamento de documentos, existem alguns recursos importantes para ficar de olho.
Discuta suas necessidades detalhadamente com quaisquer representantes de vendas que você contatar e certifique-se de obter especificações técnicas e preços por escrito.
Recomendamos garantir que qualquer sistema de gerenciamento de documentos que você considere inclua o seguinte:
- Estrutura do arquivo: o sistema deve oferecer uma estrutura de arquivos fácil de usar que faça sentido para os usuários, como uma abordagem de gaveta do armário.
- Pesquisando: você deseja uma ampla variedade de opções para localizar arquivos rapidamente. Você deve ser capaz de pesquisar não apenas pelo nome do arquivo, mas também pelo conteúdo dentro do arquivo, data da última modificação, tipo de arquivo e muito mais.
- Facilidade de uso: o sistema deve ser simples para os funcionários usarem. Se for muito difícil, você não terá um buy-in completo da equipe, o que atrapalhará as operações do dia-a-dia e gerará confusão.
- Acesso móvel: você quer um sistema de gerenciamento de documentos que seja sempre acessível através de smartphones e tablets.
- Integração: O sistema deve integrar-se facilmente aos programas que você já usa, como o seu cliente de e-mail e o software de gerenciamento de relacionamento com o cliente. Pergunte sobre APIs abertas ao discutir qualquer solução com um representante de vendas.
- Digitalização: A solução deve ser compatível com uma ampla variedade de scanners.
- Segurança: O sistema deve permitir que você restrinja quem pode ver pastas e arquivos específicos. Você deve poder definir permissões de acesso por funcionário.
- Autenticação: Possibilidade do sistema integrar formas de o usuário poder assinar digitalmente os arquivos armazenados, em caso em que a legislação permita tal operação.
5 melhores práticas para conformidade e sucesso no gerenciamento de documentos
No ambiente intensivo de documentos de hoje, é importante implantar um sistema confiável de gerenciamento de documentos para rastrear e gerenciar seus ativos corporativos. Começar é fácil se você seguir estas recomendações de melhores práticas:
1. Alinhar Requisitos de Gerenciamento de Documentos para Objetivos de Negócios
Escolha um sistema de gerenciamento de documentos eletrônicos que ofereça suporte às necessidades do seu negócio, em vez de reorganizar o seu negócio para adequá-lo à sua abordagem de gerenciamento de documentos.
Veja como sua empresa está crescendo. Quão importante é o acesso remoto aos documentos? Qual papel a conformidade desempenha? Como sua infraestrutura de TI se parece hoje – e como isso mudará?
Quais são suas principais preocupações comerciais: agilidade, flexibilidade, segurança? Certifique-se de que seu sistema de gerenciamento de documentos satisfaz seus requisitos de negócios atuais e futuros.
2. Assegure a captura confiável de documentos
Transforme seus documentos em papel em arquivos digitais que podem ser marcados e armazenados em um repositório de documentos eletrônicos para recuperação rápida e fácil.
Selecione um sistema de gerenciamento de documentos que inclua a digitalização de documentos e a capacidade de indexar documentos usando mais do que apenas nomes de arquivos, incluindo todo o conteúdo do arquivo, além de marcas e palavras-chave descritivas.
Dessa forma, você pode ter certeza de que é capaz de recuperar todas as informações relevantes em suas pesquisas, esteja pesquisando em uma única palavra que possa estar contida em qualquer arquivo no repositório, uma tag ou palavra-chave de “metadados” ou o arquivo nome.
3. Acesso Seguro a Documentos Sensíveis
A conformidade determina que alguns documentos contendo informações pessoalmente identificáveis tenham acesso restrito e compartilhamento seguro.
Escolha um sistema de gerenciamento de documentos que utiliza um repositório de documentos seguro e inclui autenticação e proteção por senha, para que você possa controlar o acesso a documentos e rastrear e gerenciar quem os visualizou, além de receber notificações ou alertas quando as alterações aos documentos foram feitas.
4. Otimizar fluxos de trabalho
A eficiência comercial aprimorada é um dos principais benefícios associados ao gerenciamento eletrônico de documentos. Ao digitalizar seus documentos e marcá-los para pesquisa e recuperação rápidas, você está reduzindo o tempo que os funcionários gastam procurando informações relativas a seus trabalhos – e a produtividade aumenta como resultado.
Certifique-se de que seu sistema de gerenciamento de documentos possa ser personalizado para suportar seus fluxos de trabalho e otimizado para seus processos de negócios.
Tarefas automatizadas e notificações por e-mail podem ajudar a manter os funcionários sob controle e minimizar interrupções nos procedimentos de fluxo de trabalho.
5. Gerenciar Ciclos de Vida do Documento
Por quanto tempo você guarda seus documentos eletrônicos e como e quando eles são destruídos? A conformidade desempenha um papel nessa decisão, assim como seus requisitos comerciais específicos.
Certifique-se de que seu sistema de gerenciamento de documentos ajude você a rastrear seu arquivamento eletrônico, gerenciar onde os documentos estão em seus ciclos de vida; e saber se estão ativos, arquivados ou prontos para descarte. Ele deve adotar uma abordagem de práticas recomendadas para o gerenciamento de documentos, combinando toda a funcionalidade robusta que você precisa para conformidade e eficiência em uma solução fácil de usar, fácil de usar e fácil de implantar.
Por fim, depois de conhecer um pouco mais sobre gestão de documentos e arquivos. Esperamos que você possa escolher a maneira que mais se adeque a sua empresa e demanda de trabalho.
E se você ainda tem dúvidas sobre gestão de documentos, deixe um comentário. Teremos muito prazer em responder seus questionamentos!
