A importância da redução de custos pode ser vista como uma maneira em que a empresa, não por necessidade, mas por estratégia, deseja eliminar ao máximo as despesas da empresa. Ao contrário do corte de custos, em que a empresa tem de recorrer a essa estratégia como um recurso final, a redução de custos pode ser realizada para aumentar a produtividade e a porcentagem de lucro.
A redução de custos é uma abordagem positiva planejada para reduzir as despesas. É uma função corretiva pelo processo contínuo de análise de custos, funções, etc. para maior economia na aplicação de fatores de produção.
Antes de qualquer estratégia de redução de custos, vem o planejamento
A tomada de decisões estratégicas de investimento visa o processo de identificar, avaliar e selecionar projetos que têm maior probabilidade de ter um efeito significativo na vantagem competitiva da empresa.
Mais claramente, a tomada de decisão influencia em praticamente tudo o que a organização faz, onde faz, e como isso acontece. O processo estratégico de tomada de decisões de investimento é, sem dúvida, um dos maiores desafios da administração e é significativamente necessário para acertar decisões.
Se a decisão for bem-sucedida, a empresa poderá desfrutar de vantagens estratégicas e operacionais. Mas se a decisão se mostra errada, ou uma oportunidade em potencial é perdida, recursos substanciais serão destinados a investimentos infrutíferos.
O planejamento ajuda a organização a traçar um rumo para o alcance de suas metas. O processo começa com a revisão das operações atuais da organização e a identificação do que precisa ser melhorado operacionalmente no próximo ano.
A partir daí, o planejamento envolve a visualização dos resultados que a organização deseja alcançar e a determinação das etapas necessárias para chegar ao destino pretendido – sucesso, se medido em termos financeiros, ou metas que incluem ser a organização com melhor classificação em satisfação do cliente.
Uso eficiente de recursos
Todas as organizações, grandes e pequenas, têm recursos limitados. O processo de planejamento fornece as informações de que a gestão precisa para tomar decisões eficazes, sobre como alocar os recursos de uma maneira que permita à organização alcançar seus objetivos. A produtividade é maximizada e os recursos não são desperdiçados em projetos com pouca chance de sucesso.
Estabelecendo metas organizacionais
Definir metas que desafiam todos na empresa a buscar melhor desempenho é um dos principais aspectos do processo de planejamento. Os objetivos devem ser agressivos, porém, realistas. As organizações não podem se permitir ficar muito satisfeitas com o que estão fazendo atualmente – ou provavelmente perderão terreno para os concorrentes.
O processo de definição de metas pode ser um alerta para gestores que se tornaram complacentes. O outro benefício da definição de metas ocorre quando os resultados da previsão são comparados aos resultados reais. As organizações analisam variações significativas da previsão e tomam medidas para remediar situações em que as receitas são inferiores ao planejado ou às despesas mais altas.
Gerenciando risco e incerteza
Gerenciar riscos é essencial para o sucesso de uma empresa. Mesmo as maiores corporações não podem controlar o ambiente econômico e competitivo em torno delas. Ocorrem imprevistos que devem ser resolvidos rapidamente, antes que as consequências financeiras negativas desses eventos se tornem graves.
O planejamento incentiva o desenvolvimento de cenários “hipotéticos”, em que os gestores tentam visualizar possíveis fatores de risco e desenvolvem planos de contingência para lidar com eles. O ritmo das mudanças nos negócios é rápido e as organizações precisam ser capazes de ajustar rapidamente suas estratégias a essas condições variáveis.
Um time mais colaborativo
O planejamento promove a formação de equipes e um espírito de cooperação. Quando o plano é concluído e comunicado aos membros da empresa, todos sabem quais são suas responsabilidades e como outras áreas da organização precisam de sua assistência e conhecimento para concluir as tarefas atribuídas.
Eles veem como seu trabalho contribui para o sucesso da empresa como um todo e podem se orgulhar de suas contribuições.
Conflitos em potencial podem ser reduzidos quando a administração solicita informações do departamento ou dos gestores de divisão durante o processo de definição de metas. Indivíduos são menos propensos a se ressentir de metas orçamentárias quando tiveram a oportunidade de opinar e contribuir com a sua criação.
Criando Vantagens Competitivas
O planejamento ajuda a empresa a obter uma visão realista de seus pontos fortes e fracos em relação aos principais concorrentes. A equipe de gerenciamento vê áreas nas quais os concorrentes podem estar vulneráveis e, em seguida, desenvolve estratégias de marketing para tirar proveito dessas deficiências.
Observar as ações dos concorrentes também pode ajudar a empresa a identificar oportunidades que possam ter negligenciado, como mercados internacionais emergentes ou oportunidades de comercializar produtos para grupos de clientes completamente diferentes.
Entenda a importância da redução de custos eficiente em uma empresa
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Todo plano de contenção de custos segue essa suposição de que sempre há espaço para redução dos gastos. Uma pesquisa contínua deve ser feita em várias áreas para descobrir os melhores métodos possíveis de desempenho para garantir custos mínimos possíveis.
A redução nos custos deve ser real e permanente. É um trabalho realizado de forma gradativa. Alterações bruscas no mercado ou benefícios do governo não são a base para esse tipo de redução de custos. Elas serão bem-vindas, mas não fazem parte do planejamento de redução de custos permanente.
A redução deve ser real no decorrer da fabricação ou prestação de serviços
A redução real de custos resulta de uma maior produtividade. Maior produtividade pode ser através de:
- obtenção de uma grande quantidade de produção;
- utilizar materiais de menor preço e de qualidade diferente sem, no entanto, sacrificar a qualidade do produto acabado, ou seja, reduzir o custo por meio do processo de substituição;
- simplificar o processo de fabricação sem sacrificar a qualidade do produto acabado;
- mudar características do produto adequadamente sem sacrificar sua qualidade;
A redução deve ser permanente
A redução deve ser por meio de melhorias nos métodos de produção a partir do trabalho de pesquisa
A redução não deve ser à custa de características essenciais
As características essenciais como a qualidade dos produtos ou serviços prestados não devem ser alteradas para que os custos sejam reduzidos. Essa não é a intenção.
Assim, a redução de custos deve ser genuína e ter como objetivo a eliminação de elementos de desperdício no método de realizar o trabalho. Não deve ser à custa da qualidade.
A redução de custos é um processo contínuo de análise crítica de vários elementos de custo e cada aspecto do negócio (ou seja, procedimentos, métodos, produtos, gerenciamento incluindo mercado e finanças etc.) é examinado criticamente com vistas a melhorar a eficiência na redução de custos.
Siga uma sequência de passos contínuos durante o processo
Agora que você tem todos os motivos e benefícios para redução de custos em sua empresa, abordados de maneira explícita. Vem a parte em que mostramos formas de colocar tudo isso em prática.
Aqui estão algumas estratégias eficientes que podem ser colocadas em prática à medida que você implementa um novo método para a redução de custos permanente em sua empresa:
Procure maneiras de aumentar a eficiência operacional primeiro
Dê uma olhada em todos os aspectos de como seus produtos são fabricados ou seus serviços são entregues, reexaminando seus funcionários, processos e tecnologia. É importante fazer as seguintes perguntas:
As pessoas certas estão nos lugares certos, realizando os trabalhos certos?
Sua empresa destina os colaboradores para as atividades baseados em suas habilidades e afinidades com os trabalhos? Analise o quadro de pessoal e repense se está utilizando a mão de obra de forma eficiente. Um colaborador produtivo e satisfeito com o que faz é uma fonte de redução de custos.
Existem barreiras que possam dificultar o fluxo de trabalho eficiente?
Eliminar obstáculos, empecilhos e outros detalhes que atrasam a otimização dos métodos e processos de sua empresa, também é outra forma de redução de custos. Não parece, mas ter um fluxo de trabalho tranquilo e fluído é o caminho para eliminar custos de forma permanente.
Existem oportunidades para simplificar e automatizar processos e procedimentos manuais demorados?
Aqui você pode utilizar toda a tecnologia que tiver a seu favor e de sua empresa, é claro. Simplificar e automatizar não são sinônimos de baixa qualidade. A excelência no serviço prestado ou no produto fabricado pode e deve estar alinhada a simplicidade e praticidade do processo.
Você está usando a tecnologia em todo o seu potencial?
Mais uma vez a tecnologia se fazendo presente. Use sem medo algum. Se sua empresa for a primeira a inovar no mercado com algum método envolvendo a tecnologia como base para melhoria do produto ou serviço, “vá com tudo”. O mundo é digital e as empresas precisam entender que isso gera lucro e consequentemente reduz custos.
Procure maneiras de reduzir as despesas gerais
Como dito anteriormente, a redução de custos vem de um planejamento estratégico para que seja algo permanente. No entanto a eliminação única nas despesas em geral, faz parte, mesmo que uma única vez, do corte de gastos desnecessários. As oportunidades de redução de custos indiretos são praticamente ilimitadas. Vejamos:
Renegociar o aluguel
Acredite, isso hoje é um mercado. Há pessoas direcionadas a renegociar os contratos de aluguel, bem como outros contratos, com fornecedores etc.
Viagens canceladas
Não é necessária uma reunião cheia de gastos e pequenos luxos para decidir certos assuntos. Videoconferência se tornou tão comum que não faz sentido algum deslocar colaboradores o tempo todo para outros lugares para realizar pequenas reuniões.
Detalhes mensais que passam desapercebidos
Existem alguns detalhes, realizados com certa finalidade é claro, que podem se tornar outro tipo de estratégia. São pequenas regalias que podem ser eliminadas a fim de cortar gastos e colocar em seu lugar outra forma de fazer mesma coisa sem exageros.
- Presentes caros a clientes;
- Valores absurdos com telefonia;
Pergunte aos seus funcionários por ideias de redução de custos
Uma vez que eles estão na linha de frente do seu negócio, seus funcionários geralmente estão no melhor lugar para ver áreas onde os custos podem ser cortados com impacto mínimo em suas operações.
Por exemplo, uma empresa de médio porte iniciou uma iniciativa de corte de custos em toda a empresa na qual todos os funcionários eram convidados a pensar em maneiras de economizar X valor por mês, o que o CEO calculou resultaria em uma economia anual significativa para a empresa.
Mais de 800 ideias foram submetidas em 10 meses e nove entre 10 funcionários enviaram pelo menos uma ideia. Embora nem todas as ideias tenham sido colocadas em prática diretamente para o resultado final, a iniciativa fez com que todos pensassem em como poderiam ser mais inteligentes em gastar o dinheiro e os recursos da empresa.
Envolva seus fornecedores
Deixe seus fornecedores saberem sobre sua iniciativa de redução de custos e peça-lhes que sugiram maneiras de trabalhar juntos de maneira mais econômica. Não hesite em reanalisar o seu trabalho, e deixe os vendedores saberem que, se não houver um forte diferencial deles e o outros, a proposta mais baixa irá receber a demanda.
Pense com cuidado antes de reduzir seu orçamento de marketing
É interessante essa orientação. Onde tentamos reduzir os custos ao máximo, esse não é o caso. O corte de custos nessa área deve ser feito com muito cuidado, pois isso pode afetar seriamente as vendas e a receita.
Em vez disso, considere aumentar seu orçamento de publicidade e marketing se isso for viável para obter uma vantagem estratégica sobre seus concorrentes. Este também é um bom momento para reexaminar a eficácia dos seus programas de marketing e publicidade e ajustar seus gastos de acordo com isso.
Saiba que a velha frase de Henry Ford: “se eu tivesse um único dólar, investiria em propaganda” é real e traz todo resultado.
Não demitir funcionários, a menos que seja absolutamente necessário
Embora as demissões obviamente reduzam suas despesas no curto prazo, elas podem ter sérias ramificações de longo prazo para seus negócios – dificultando, por exemplo, a obtenção de oportunidades de crescimento.
É muito óbvio para algumas pessoas que, demissões sejam uma maneira rápida e eficiente de redução de custos, porém, é totalmente ao contrário do que muito se imagina.
Desfalcar o quadro de funcionários afetará sua produção, ou fará com que os novos “funcionários mais baratos” exigem cursos e lapidação no aprendizado. Isso e uma série de fatores influenciam na perda de lucro muito mais do que no benefício curto da suposta redução e custos.
Algumas estratégias alternativas podem incluir a redução de horas ou horas extras dos funcionários e a necessidade de licenças mensais ou trimestrais. Também adie a contratação para preencher vagas novas ou abertas o maior tempo possível, em vez disso, distribua o trabalho para funcionários existentes ou use freelancers contratados.
Por fim, perceba que todas essas maneiras de redução de custos nas empresas demonstram a necessidade de se trabalhar com menos, porém, de forma útil eficaz e ousada. E sim, dá para realizar esse feito em sua empresa, basta mudar a forma e estratégia por meio do planejamento detalhado e assim, tudo isso pode ser colocado em prática.
As organizações precisam se reinventar para se manterem competitivas diante do mercado. A redução de custos só mostra uma empresa preocupada em contribuir e não apenas em lucrar, por isso, não tenha medo de investir nesse tipo de estratégia e levar sua organização a outro nível.
E se você já iniciou seu método baseado na importância da redução de custos em sua empresa, nós adoraríamos conhecer sua estratégia. Deixe um comentário e teremos muito prazer em responder!
