Não importa o tamanho da empresa: é comum encontrarmos uma série de papéis desorganizados nas mesas. Notas fiscais, documentos de funcionários, documentos de clientes e outros tipos de materiais estão sempre nos armários, e-mails ou mesas.
Para conseguir ter uma rotina muito mais eficiente, é preciso que esses documentos não estejam apenas organizados, como também de fácil acesso para aqueles que precisam consultá-los ao longo do dia.
Pensando nisso, um software de gestão de documentos parece uma boa alternativa: essa ferramenta foi criada para melhorar a performance dentro das empresas e reduzir danos e perdas de documentos.
Quer saber mais sobre o tema? Continue a leitura.
O que é um software de gestão de documentos?
O software de gestão de documentos, como o próprio nome diz, consiste em uma ferramenta que permite a organização de documentos eletrônicos, considerando não só os documentos já no formato digital, como também de documentos digitalizados.
As plataformas de gestão de documentos foram criadas para ajudar a organizar a papelada e reduzir possíveis perdas e danos à informações importantes para a empresa. Além disso, é possível definir quem pode acessar determinados documentos e garantir que eles sejam facilmente encontrados quando houver necessidade de consultar cada um deles, aumentando a produtividade através da agilidade para encontrar informações.
Dentre as principais funções de um software de gestão de documento, estão:
- o armazenamento e consulta de documentos em diversos formatos, como e-mails, planilhas e PDFs;
- mantém um registro de acessos;
- monitora quem visualiza os documentos, definindo quais são os usuários autorizados para cada documento;
- mantém um registro de edições;
- permite que os documentos sejam compartilhados;
- permite o acesso por dispositivos móveis;
- regula arquivos desatualizados e arquivos que podem ser excluídos;
- permite a organização dos documentos através de palavras-chave, padrões de nomenclatura, etc.
7 motivos para contratar um software de gestão de documentos
O software de gestão de documentos ainda gera algum estranhamento para determinados empresários. Há quem tenha dúvidas sobre a eficiência, praticidade e segurança dessas ferramentas.
No entanto, é preciso pontuar que existem diversas alternativas no mercado, cada uma com um foco específico, e é por isso que se torna tão necessário realizar uma boa pesquisa.
São vários os benefícios da contratação de um software de gestão, e é fundamental que os empresários ou tomadores de decisão sejam capazes de avaliar cada um desses motivos.
1.Evita a perda ou dano de documentos
Com a digitalização de documentos, é possível reduzir os danos e possíveis perdas para essas informações. Sabe-se que a rotatividade de informações e arquivos de extrema importância dentro das empresas é alta, e por isso é fundamental que esses dados sejam guardados da melhor forma possível, evitando sua exposição à riscos como água, ar, fogo e sujeira.
Além disso, quando trabalhamos com a digitalização desses materiais físicos, evitamos também a perda de documentos: papéis, que podem facilmente ser jogados fora ou danificados, agora estarão salvos armazenados dentro de uma plataforma própria para tal.
2. Garante o controle das versões do documento
Se os documentos possuem a possibilidade de edição, é necessário ter um registro de todas as vezes que sua versão foi atualizada.
Por isso, uma das funcionalidades das ferramentas de gestão de documentos é permitir que esse histórico fique salvo, para que os gestores e responsáveis estejam cientes de cada mudança realizada, guardar o histórico de atualizações e evitar possíveis erros ao longo do processo.
3. Permite a criação de cópias de segurança
O software de gestão de documentos ajuda a manter cópias de segurança. Para evitar perda ou dano às informações, é comum que ele permita a realização de um backup, dando ainda mais segurança e tranquilidade para os gestores.
4. Possui controle de acessos
Uma das vantagens desse modelo de organização e gestão de documentos é a praticidade para acessos. Além de existirem os registros de acesso e de edição em cada documento, também conseguimos manter um fluxo de trabalho eficiente e produtivo.
Dessa forma, cada gestor saberá exatamente onde os documentos estão no processo, e terá o controle de quem é o responsável que está editando aquele material no momento presente.
5. Possibilidade de acesso remoto
Não é raro encontrarmos momentos em que há necessidade de acessar um documento remotamente. Para quem ainda não atua com um software de gestão de documentos, isso pode ser um problema: como conseguir ter acesso à um arquivo que está impresso dentro do escritório?
Com o aumento da adoção de atuação em home office, o acesso remoto à documentos se tornou ainda mais necessário: gestores, colaboradores, clientes e parceiros conseguem, através de um software adequado, acessar os arquivos em qualquer lugar, através de um login e permissão de acesso.
6. Ajuda a controlar a validade dos documentos
Existem alguns documentos, como notas fiscais, que possuem validade e precisam ser armazenados por um determinado período.
Um dos benefícios de um bom software de gestão de documentos é a possibilidade de controlar essas datas de validade, organizando os documentos para identificar quais ainda precisam ser mantidos e quais podem ser descartados.
No caso de registros, autorizações e outros modelos, também é possível manter clara a data de validade, para providenciar sua renovação quando necessário.
7. Ajuda a aumentar a produtividade da equipe
A produtividade da equipe é um outro fator de extrema importância e que é, sem dúvidas, um dos benefícios do uso de um bom software de gestão de documentos.
Com a facilidade de organizar os documentos, é possível que os colaboradores façam uma busca rápida para encontrar informações e dados necessários no dia a dia.
Como encontrar a melhor opção de software?
Com o aumento da procura por ferramentas de gestão de documentos, surgiram diversas soluções no mercado.
A dica para encontrar a melhor opção de software é analisar quais são as funcionalidades disponíveis em cada uma das plataformas e quais são as necessidades da sua empresa. Avaliando esses dois pontos, será mais fácil encontrar a melhor alternativa.
A DocuShare, ferramenta da Xerox, está ganhando o mercado e conquistando cada vez mais empresas, principalmente instituições de ensino e organizações da área da saúde. Através dela, todos os setores da empresa ficam conectados em um só lugar.
É possível criar:
- fluxos de trabalho;
- definir os responsáveis por cada etapa;
- definir os usuários autorizados para acessar cada um dos documentos;
- registrar edições;
- registrar acessos;
- organizar novos documentos;
- acessar documentos antigos através de uma pesquisa rápida;
- acessar documentos remotamente;
- encaminhar documentos entre setores;
- encaminhar documentos para clientes;
- manter os documentos seguros na nuvem;
- personalizar a plataforma para atender às suas necessidades; e muito mais.
O uso de um bom software de gestão de documentos é fundamental para melhorar a dinâmica dentro da empresa e reduzir o tempo gasto com consultas em documentos. As plataformas prometem ajudar a aumentar a produtividade, a segurança da informação e garantir que, mesmo remotamente, todos consigam acessar os materiais.
A organização, sem dúvidas, ajuda a melhorar os processos internos e entregar não só mais tranquilidade como uma melhor performance para todos os setores.
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