A tendência do trabalho home office está crescendo em todo o mundo. Devido a pandemia causada pelo COVID-19, empresas de vários portes e mercados tiveram que adaptar sua rotina para conseguir respeitar o isolamento social e conseguir, além disso, manter a produtividade.
Para isso, foi necessário mudar os processos, rever algumas ações e alinhar com toda a equipe quais são as demandas da empresa, as expectativas e como driblar a situação atual.
O trabalho home office, que antes avançava em passos lentos no Brasil, hoje é uma das soluções para sobreviver à pandemia e manter as portas abertas.
Quer entender mais sobre esse modelo de trabalho? Continue a leitura.
O que é trabalho home office?
O trabalho home office nada mais é do que o trabalho remoto: o colaborador tem autonomia para cumprir com suas tarefas diretamente da própria casa, ou de outro ambiente que não seja o escritório onde comumente trabalhava.
Nesse modelo, encaixam-se cargos que possuem tarefas que podem ser executadas através do computador ou de algum outro equipamento que possa ser transportado para as residências, sem grandes problemas.
Comumente, as áreas de tecnologia, comunicação, vendas e atendimento ao cliente, por exemplo, podem ser beneficiadas dessa prática, uma vez que a sua atuação não exige maquinários pesados e muito específicos: com um computador e internet pode ser possível executar todas as tarefas sem problemas.
Como essa tendência está crescendo em todo o mundo?
O trabalho home office é uma tendência que está crescendo em todo o mundo. Quando as primeiras empresas começaram a investir nesse formato em alguns dias da semana, por exemplo, foram notados o aumento da produtividade, redução dos gastos com escritório e infraestrutura da empresa, melhora na qualidade de vida dos colaboradores e muito mais.
As empresas de tecnologia começaram a testar esse modelo e hoje muitos negócios já possuem essa estrutura: funciona sem um local físico, como um escritório, de suporte, e conseguem atuar com louvor no mercado.
O Brasil já começou a abraçar esse modelo de trabalho. Algumas empresas estão investindo nesse tipo de rotina e acabam percebendo os mesmos benefícios: melhor produtividade, redução dos gastos, aumento da satisfação da equipe.
Empresas começam a experimentar o home office devido à pandemia
A pandemia causada pelo COVID-19, sem dúvidas, movimentou o mercado e exigiu que muitas empresas transformassem seu modelo de negócio. Algumas empresas, que têm essa possibilidade, passaram a abraçar o home office em alguns setores ou em 100% da sua equipe, para garantir que o negócio continuasse funcionando, seguindo as normas de isolamento social e as melhores práticas estabelecidas pela OMS, Organização Mundial de Saúde.
Esse processo de transformar a rotina de escritório em um trabalho home office pode ser um grande desafio para determinados negócios, uma vez que será necessário abraçar algumas ferramentas de gestão à distância e, claro, alinhar as expectativas e as necessidades com os colaboradores, para garantir que eles
O que é necessário para estruturar uma rotina de trabalho home office?
Para estruturar uma rotina de trabalho home office, as empresas precisarão fazer alguns ajustes no dia a dia. Para qualquer tipo de negócio, em qualquer área de atuação, as mudanças são necessárias e precisam ser feitas com muito cuidado.
1. Rever os processos
O primeiro passo é rever alguns processos. Nesse momento, é hora de avaliar como as coisas acontecem dentro da empresa, quais são as suas funções, como é o fluxo de trabalho e, a partir daí, entender o que precisa ser ajustado para se adequar à nova realidade.
Visualize os processos internos e identifique aqueles que inviabilizam o trabalho home office. Caso eles existam, é preciso adaptar para versões mais eficientes e que possam ser feitas remotamente.
Caso eles não existam, é hora de passar para o próximo passo.
2. Adotar ferramentas de gestão remota
As ferramentas de gestão de trabalho e gestão de documentos são fundamentais nesse processo. É interessante que a empresa adote um sistema que permitirá o diálogo entre a equipe, a criação de um bom fluxo de trabalho, o registro e o armazenamento de documentos e muito mais.
A DocuShare, ferramenta da Xerox, é uma das opções mais completas e diferenciadas do mercado: ela se adequa às necessidades de cada negócio, e permite que você:
- crie fluxos de trabalho de acordo com os processos da empresa;
- defina quais são os profissionais responsáveis por cada etapa;
- consiga restringir o acesso a determinados documentos apenas para pessoas autorizadas;
- una a gestão de todas as áreas em uma só ferramenta;
- aumente o seu controle sobre quem acessa os documentos, e gere um histórico de edições e acessos.
3. Alinhar expectativas com os colaboradores
Um detalhe importante para o bom funcionamento do trabalho home office é ter expectativas alinhadas com colaboradores.
Se você ainda não trabalha nesse modelo e precisará mudar a sua rotina para se adequar ao isolamento social, é necessário conversar com os colaboradores e apresentar quais são as expectativas da empresa e o tipo de comprometimento que você espera que eles tenham nessa fase tão delicada.
Quais são os desafios dos gestores?
Apesar do trabalho remoto trazer muitos benefícios para as empresas, o processo de implementação dessa nova realidade pode não ser tão simples. Será necessário fazer alguns ajustes para melhorar e adaptar os processos da empresa.
1. Se familiarizar com novas ferramentas
O primeiro passo é se familiarizar com as novas ferramentas. A equipe e os gestores precisarão utilizar de tecnologia para conseguir melhorar a performance da empresa, se comunicar durante o trabalho remoto e ter um controle maior do que está sendo feito e o que precisará ser executado ao longo da semana.
Essas ferramentas também podem te ajudar a gerir a empresa à distância, contabilizar a produtividade dos colaboradores, garantir o acesso à documentos remotamente e muito mais.
2. Adaptar processos
Mudar processos e adotar novos nem sempre é fácil. Afinal, isso significa mudar muitas coisas internamente, e adaptar a equipe e a rotina para conseguir atendê-los da melhor maneira possível.
Essa pode ser uma das maiores dificuldades durante esse período. A pandemia pegou todos de surpresa, e muitos gestores não tiveram tempo hábil para rever tudo com calma e desenhar novas metodologias de trabalho.
Por isso, é importante que você avalie como é feito o serviço dentro da sua empresa hoje, quais são os gargalos, o que precisa ser ajustado para o trabalho home office funcionar corretamente e, a partir daí, elaborar novas estratégias para conseguir performar da melhor maneira possível mesmo com os novos desafios.
3. Fazer uma boa gestão de pessoas
A gestão de pessoas em um trabalho home office é diferente, e também precisa ser atualizada. Nesse momento, os colaboradores estarão em suas respectivas casas, atuando de forma remota.
Por isso, para fazer uma boa gestão remota, é necessário que você:
- tenha uma plataforma de comunicação para se relacionar com essas pessoas diariamente;
- crie uma rotina de reuniões para saber se está tudo bem e quais estão sendo os desafios de adaptação nesse momento;
- converse com os seus colaboradores para entender como eles estão enfrentando esse momento e conscientizá-los de tomarem as medidas de segurança para enfrentamento da pandemia.
Todos esses detalhes serão fundamentais para a gestão de pessoas através do trabalho home office. Mudanças podem causar stress ou dificuldade por parte dos colaboradores, e cabe ao gestor conseguir identificá-las e trabalhar para que todas as dúvidas e dificuldades sejam resolvidas da melhor forma possível.
4. Controlar as entregas
Uma outra necessidade da equipe de gestão é controlar as entregas dos colaboradores, mesmo à distância.
Existem algumas ferramentas disponíveis que irão ajudar nesse modelo de trabalho. Nessas plataformas, é possível aumentar a qualidade da entrega e o grau de supervisão a respeito disso. Ferramentas como a DocuShare irão te ajudar a ter um histórico de entregas e um fluxo de trabalho definido, com os responsáveis por cada etapa devidamente especificados para cada uma delas.
5. Manter registro e segurança das informações
Por último, mas não menos importante, uma outra dificuldade dos gestores é manter o registro e a segurança das informações, visto que todas as ações serão feitas através de um trabalho remoto.
Para isso, mais uma vez recomendamos a DocuShare, uma ferramenta criada pela Xerox que mantém a rotina da empresa completamente organizada, com todos os registros necessários e garante a segurança das informações.
A ferramenta permite:
- a criação de fluxos de trabalho;
- sua adaptação para a realidade de cada empresa;
- a definição de pessoas autorizadas para acessar cada documento;
- o registro de visualizações e edições em documentos;
- a criação de prazos;
- acesso remoto;
- a gestão de diversos setores em uma única ferramenta.
Criar uma rotina de trabalho home office e estruturar novos processos para conseguir se adequar à pandemia é fundamental, e o uso da tecnologia, como a DocuShare, pode ajudar empresas de diversos setores a se estruturarem nessa nova realidade.
Quer conhecer mais sobre a ferramenta e aprender sobre como ela pode ajudar a sua empresa? Entre em contato conosco!
