A DocuShare é uma ferramenta da Xerox, e está atuando de forma positiva e diferenciada na área da saúde. No White Memorial Medical Center (WMMC), localizado em Los Angeles, foi um dos cases de sucesso mais expressivos da plataforma atuando em hospitais.
Mara Bryant, vice-presidente associada ao White Memorial Medical Center declarou que, para melhorar atender a comunidade, precisavam mudar o sistema baseado em papel e com altos custos para um sistema eletrônico mais eficiente e prático.
A partir daí surgiu o desafio: atuar no WMMC e adaptar toda a estrutura da plataforma para suas necessidades.
O desafio da DocuShare com o WMMC
O White Memorial Medical Center, WMMC, é um hospital de ensino sem fins lucrativos, que fornece uma gama completa de serviços para os pacientes: internação, ambulatório, serviços de emergência e diagnóstico para as comunidades no centro e nas proximidades de Los Angeles.
O hospital percebeu a necessidade de manter a segurança, conter os custos, melhorar a assistência aos pacientes e se qualificar para os futuros registros eletrônicos de saúde do governo (EHR). Para isso, as informações dos pacientes precisavam estar disponíveis em uma base altamente controlada para a equipe médica, companhias de seguros, advogados, analistas de faturamento e auditores.
O gerenciador de registros administrativos era muito lento e pouco confiável, o que resultava em ineficiências em todo o hospital.
O WMMC precisava, então, de uma solução que também pudesse lidar com documentos de pacientes internados, serviços financeiros, sistema de processamento de pedidos de farmácia, departamentos e processos internos. Além disso, eles precisavam acompanhar os relatórios detalhados, saber quem acessa as informações de cada paciente e outros detalhes para atender às normas regulamentadoras.
A solução
A solução encontrada foi utilizar o Xerox® DocuShare® para atender às demandas. A plataforma consiste em um sistema personalizado e integrado, que permite uma visão completa do médico a respeito de registros dos pacientes, junto com informações administrativas.
O sistema também permite que a equipe médica e administrativa encontrem e recuperam informações utilizando uma variedade de pesquisas e critérios pré-estabelecidos para organizar os documentos, como data de nascimento, data de admissão, número do prontuário, etc.
Para converter os documentos impressos existentes, a equipe da Xerox configurou a interface nas impressoras multifuncionais (MFPs) para conseguir digitalizar as milhares de páginas de maneira eficiente, com consistência e cuidado, capturando todos os dados necessários. A entrega dos documentos eletrônicos foi feita através de pastas no DocuShare, e o processo de iniciação dos fluxos de trabalho internos foi estabelecido junto com as necessidades do hospital.
Com o fluxo de trabalho avançado do DocuShare, os recursos para automatizar pedidos de farmácia, pedidos médicos e outras solicitações tornaram a rotina dentro do WMMC muito mais simples. Os pedidos médicos, por exemplo, passam por uma fila eletrônica, onde farmacêuticos podem revisá-los, aprová-los, preencher outras informações e enviar para o posto de enfermagem da unidade solicitante através da própria plataforma.
Os resultados do White Memorial Medical Center com o DocuShare
A mudança dos documentos em papel para um conteúdo eletrônico diretamente no sistema de gestão trouxe benefícios imediatos para o WMMC.
As informações estão seguras, são fáceis de serem encontradas, fáceis de serem recuperadas e podem ser compartilhadas com pessoas autorizadas dentro e fora do hospital.
Com isso, os profissionais que atuam no White Memorial Medical Center conseguiram ser mais ágeis no seu dia a dia e, a partir daí, dedicar muito mais tempo e recursos para a assistência dos pacientes.
A integração dos registros médicos dos pacientes permitiu também que médicos pudessem revisar, com rapidez, o histórico daqueles pacientes que estão atendendo, conseguindo então tomar decisões muito mais assertivas com base nessas informações.
Os registros podem ser acessados através da plataforma, e alterações também podem ser feitas em documentos. Uma vantagem do DocuShare é o fornecimento de um histórico de alterações e acessos. Isso permite que o hospital tenha maior controle do que está acontecendo, evite problemas e mantenha as boas práticas dentro da instituição.
Com a automatização dos processos de pedidos de farmácia, por exemplo, o sistema também permitiu que o departamento fosse reestruturado, de uma unidade centralizada, a um modelo descentralizado, fornecendo melhor equipe e melhores recursos.
Agora, o departamento de farmácia consegue receber informações em tempo real sobre o volume de pedidos de medicamentos, status e outras informações, que permitem equilibrar melhor as cargas de trabalho, ajustando os turnos e melhorando a implantação da equipe.
Thao Nguyen, diretor de serviços de farmácia do White Memorial Medical Center, declarou:
“Durante um recente ataque da gripe H1N1, metade da nossa equipe de farmácia adoeceu. Consegui fazer o login de casa em poucas horas para revisar o fluxo de pedidos de medicamentos e solucionar problemas referentes ao atraso de um pedido”.
A ferramenta DocuShare oferece maior tranquilidade e comodidade para todas as áreas do setor da saúde: através de uma única plataforma é possível gerenciar todos os processos internos da instituição, desde o administrativo até o operacional.
Empresas de diversos portes, em diversos mercados, também podem se beneficiar: o DocuShare é extremamente adaptável, podendo ser moldado de acordo com as demandas de cada tipo de negócio.
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