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Gestão de documentos em hospitais em tempos de epidemia: como organizar

01-01-2020 Gestão de Empresas

Gestão de documentos em hospitais em tempos de epidemia: como organizar

Quando uma epidemia começa, os sistemas de saúde ficam sobrecarregados. Isso significa que não só os leitos e quartos ficam cheios, como também ocorre um aumento considerável da quantidade de documentos, informações e arquivos que circulam dentro desses ambientes.

Nessa rotina mais acelerada e conturbada, temos um cenário comum: diversos papéis acumulados em cima das mesas e bancadas, muitos pacientes sendo atendidos ao mesmo tempo e informações desorganizadas.

Os riscos são vários: desde a mistura de arquivos até a perda e danificação desses documentos.

Por isso, é importante que a gestão de documentos em hospitais e clínicas médicas sejam prioritárias, modernas e muito mais eficientes.

Quer aprender um pouco mais sobre isso? Continue a leitura!

O aumento da demanda de documentos em hospitais durante a epidemia

A epidemia significa o aumento da quantidade de casos que precisam ser analisados, informações cruzadas e tratamentos simultâneos.

A sobrecarga do sistema de saúde é um grande problema, e esse problema pode afetar diversos quesitos do funcionamento de um hospital ou clínica médica: o aumento da quantidade de documentos circulando em meio a uma crise no sistema de saúde pode levar à perda de prontuários, perda de informações, troca de dados errados e outros detalhes que prejudicam diretamente o atendimento e o tratamento dos pacientes.

Em meio à essa situação, até aqueles espaços que ainda foram bem resistentes a respeito da tecnologia e otimização de processos precisam considerar a possibilidade: otimizar não é mais apenas sobre tornar o dia a dia mais simples. Otimizar significará mais tranquilidade, segurança e praticidade em todas as rotinas a partir de agora, além de um atendimento muito mais eficiente e assertivo.

A importância da gestão de documentos em hospitais

A importância da gestão de documentos em hospitais

Ter uma boa gestão de documentos em hospitais é de extrema importância para garantir que todas as informações dos pacientes permaneçam organizadas, em sigilo e em segurança.

Apesar de alguns sistemas de saúde preferirem manter a rotina tradicional e manual, aprender a abraçar a tecnologia para otimizar o dia a dia é fundamental para o crescimento e estabilidade do negócio.

Vamos conferir quais são os benefícios desse investimento?

Garante o acesso fácil e agiliza as informações

Um dos grandes benefícios da gestão de documentos em hospitais é ajudar a garantir um acesso mais fácil e agilidade das informações no dia a dia. 

Principalmente em tempos de maior movimentação dentro dos hospitais, como uma epidemia, o volume de documentos e papéis que circulam dentro do ambiente hospitalar tende a ser muito maior. Por isso, é de extrema importância que as informações estejam devidamente organizadas e de fácil acesso, para que todos os responsáveis e envolvidos com cada paciente consigam encontrar com facilidade a documentação necessária para cumprir com as tarefas do dia, consultar algumas informações e conseguir prestar um atendimento muito melhor e mais eficiente.

Infelizmente não é raro encontrarmos instituições que não possuem estrutura, seja física ou digital para armazenar esses documentos de forma correta, e isso pode fazer com que os papéis não sejam guardados corretamente, ficando expostos à possível deterioração, em locais impróprios e prejudicando sua integridade. Sem o cuidado com o armazenamento, fica cada vez mais difícil consultar e recuperar os prontuários dos pacientes.

Se o hospital tiver a possibilidade de trabalhar com a gestão de documentos de forma digital, pode ser uma excelente alternativa, pois ajuda a melhorar o desempenho das equipes médicas e agilizar ainda mais o atendimento dos pacientes.

Garanta a confidencialidade 

A gestão de documentos em hospitais e clínicas médicas precisa ser feita de forma a garantir a confidencialidade. Com a utilização de um sistema de gestão eletrônico, por exemplo, é possível garantir que apenas pessoas específicas sejam capazes de acessar aquelas informações e consultá-las sempre que for necessário.

Esses prontuários eletrônicos e outros possíveis documentos precisam seguir os protocolos de acesso, reforçando a segurança e a confidencialidade das informações, levando ainda mais tranquilidade para seus clientes.

Para isso, o uso da certificação digital pode ser uma excelente alternativa, que está começando a ser difundida em hospitais e clínicas médicas, garantindo que as informações produzidas e recebidas passem por uma verificação legal antes de serem armazenadas e consultadas.

Um prontuário médico, por exemplo, possui todas as informações e documentos referentes aos pacientes, podendo ser utilizados não só para analisar a evolução de uma possível doença e seu tratamento, como também para compor estatísticas clínicas e até administrativas referentes aos serviços de saúde.

Ter os prontuários médicos organizados e guardados em segurança é fundamental para garantir a tranquilidade das clínicas médicas e hospitais em diversas ocasiões. Em um contexto em que um médico é responsabilizado por algum dano indesejado ou atípico durante um tratamento, por exemplo, é esse documento que ajudará a garantir a defesa do hospital e do profissional.

Torna o atendimento mais ágil

O atendimento mais ágil é um grande diferencial para as instituições de saúde que utilizam a gestão de documentos. Sem uma gestão eficiente, os médicos e responsáveis gastam muito tempo para conseguir encontrar os prontuários e informações essenciais sobre pacientes e tratamentos que estão sendo realizados.

Já aqueles que realmente trabalham com gestão de documentos em hospitais, o atendimento passa a ser mais prático: as informações estão centralizadas, de fácil acesso por pessoas autorizadas e permite que o médico consiga ser mais ágil.

Com um atendimento mais rápido e prático, os pacientes esperam menos, possuem seus problemas resolvidos com maior praticidade e acabam ficando mais satisfeitos.

Como fazer gestão de documentos em hospitais em tempos de epidemia?

Como fazer gestão de documentos em hospitais em tempos de epidemia?

Para fazer a gestão de documentos em hospitais, é importante ter muita atenção aos detalhes. O momento inicial, onde são digitalizados os materiais, realmente é mais demorado e exige muito tempo e controle. Para isso, felizmente, hospitais podem contar com empresas parceiras que irão trabalhar com essa demanda.

Os próximos passos são mais simples, e precisam ser transformados em rotinas para garantir que todas as informações permanecerão organizadas e disponíveis no sistema.

1. Digitalize os documentos que estão impressos ou exporte-o diretamente do ERP

O primeiro passo para melhorar a sua gestão de documentos em hospitais é investir na digitalização. Esse cuidado permite que os hospitais e clínicas tenham maior dinamismo e aumentem, também, a produtividade no dia a dia.

O processo de digitalização é feito através da conversão de documentos físicos em arquivos digitais, através de equipamentos específicos e softwares. É um processo complexo e, muitas vezes, demorado, mas não se preocupe: existem empresas especializadas que poderão te ajudar a cuidar dessa parte e entregar todos os arquivos no formato adequado, prontos para começar a gestão digital.

Também existe a possibilidade para que o arquivo não precise mais ser impresso. Ele poderá ser exportado diretamente do ERP utilizado, para o repositório do sistema de controle inteligente de documentos.

2. Realize o controle inteligente de documentos

Com os documentos digitalizados, é hora de começar o controle inteligente de documentos. Nesse momento, é necessário adquirir uma solução que irá fazer toda essa organização de forma automática, através de um novo fluxo de processos, já baseados nessa plataforma digital e estruturar o sistema de acordo com as necessidades do seu hospital.è de extrema importância atuar junto com esse parceiro dessa nova solução, uma equipe para que seja desenvolvida a nova rotina de trabalho baseado neste novo fluxo digital.

Definir esses detalhes irá permitir que você:

  • tenha mais agilidade quando for buscar por informações;
  • consiga organizar e automatizar cópias de segurança e backup periódico;
  • reduza gastos com impressão e cópias de prontuários e outros documentos;
  • reduza a circulação de documentos circulando pelo hospital.
  • diminuição considerável no prazo de execução das tarefas humanas.

Aqui também é a hora de definir quais usuários terão acesso a quais tipos de documentos. Dessa forma, cada um com seu identificador, conseguirá acessar apenas aquelas informações que lhe competem, garantindo o sigilo e a segurança da informação no dia a dia.

3. Crie uma rotina dentro do hospital

Depois que os documentos foram digitalizados ou exportados do ERP assim que o sistema de controle inteligente de documentos for colocado em funcionamento, é fundamental criar uma rotina dentro do hospital.

Essa rotina irá garantir que os médicos, enfermeiros e outros profissionais sejam capazes de manter o protocolo dessa nova rotina de trabalho, com treinamentos e verificação da eficácia da implantação do novo fluxo de trabalho..

No final do ciclo do fluxo de trabalho,pode ser criado um certificado de autenticação final do processo, com intuito de verificar se todos os documentos daquele paciente, estão agora nesse novo arquivo digital. Se um protocolo for gerado, é preciso que todos estejam alinhados e determinados a mantê-lo no sistema para consulta futura sempre que necessário.

4. Organize de forma estratégica

A organização de forma estratégica aparece novamente para reforçar a importância de criar um sistema de organização de documentos que seja de fácil entendimento para todos.

É preciso que os arquivos estejam formalizados de tal maneira que facilite que os médicos, enfermeiros e outros profissionais consigam encontrá-los com mais facilidade e praticidade.

Dito isso, é hora de pensar em tags e palavras-chave que permitirão identificar esses documentos na plataforma.

Observação para o Texto acima: Na solução de controle inteligente de documentos,os arquivos são salvos em banco de dados inteligentes, onde todos os arquivos são 100% pesquisáveis. apenas a utilização de números de referência do paciente ou CPF, será necessário para encontrar a referida pasta daquele paciente.

5. Trabalhe com assinatura digital do prontuário médico eletrônico 

Começar a usar o prontuário médico eletrônico é uma forma de facilitar a rotina e modernizar todos os processos do hospital. 

Além de reduzir a quantidade de papel circulando pelo ambiente, também permite que todos os profissionais envolvidos no tratamento daquele paciente consigam acessar as informações com agilidade.

A assinatura digital do prontuário eletrônico, além de ser mais prático, também traz otimizações em todo o seu processo, permitindo que algumas automações sejam realizadas, facilitando o armazenamento digital e garantindo a personalização de acordo com as necessidades e demandas de cada cliente.

Dessa forma, ter um prontuário eletrônico e otimizado irá permitir que o atendimento seja cada vez melhor e mais humanizado.

Como o Xerox® DocuShare® pode ajudar?

O Xerox® DocuShare® é uma solução do Xerox que permite que hospitais e clínicas médicas organizem suas rotinas de forma eficiente, simples e prática.

Através dessa ferramenta, é possível:

  • incluir todos os setores da empresa;
  • adicionar os responsáveis por cada área;
  • definir fluxo de trabalho e sequência de responsáveis;
  • utilizar como um banco de dados, permitindo acesso rápido e prático aos documentos e informações;
  • trabalhar com as melhores soluções em segurança e proteção de dados;
  • trabalhar mobile friendly;
  • trabalhar remotamente;
  • organizar documentos diversos sem ocupar espaço, já que o armazenamento é todo na nuvem;
  • criar um diretório para cada setor;
  • registrar e armazenar o histórico de acessos, edições e aprovações de cada conteúdo, permitindo que os usuários estejam cientes de cada passo pelo qual aquele arquivo passou até chegar em suas mãos.

Entender quais são as necessidades do seu hospital é fundamental. Avalie como estão os processos, quais são as rotinas, quais são os gargalos e, a partir daí, veja quais soluções de gestão de documentos podem ser as mais interessantes para o seu negócio.

Que tal conhecer as soluções médicas da News Service? Descubra como podemos te ajudar na gestão de documentos em hospitais.

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