Documentos em papel, documentos digitais. Seja qual for a maneira como sua empresa lida com os documentos, uma coisa é certa, a organização é fundamental. A desorganização é um problema notório quando se trata de produtividade por isso há importância da gestão documental nas empresas, o que não é uma tarefa fácil.
Vemos o crescimento, de empresas em todo o mundo que estão adotando soluções de gerenciamento de documentos, tornando o armazenamento e a recuperação de documentos muito mais simples, segura e conveniente.
Há uma enorme variedade de sistemas de gerenciamento de documentos básicos ou mais avançados no mercado para que você possa escolher. Mas, uma coisa que eles têm em comum são os claros benefícios sobre os sistemas de armazenamento de documentos.
Sendo assim, para incentivá-lo a mudar para um sistema de gerenciamento de documentos, destacamos alguns dos principais benefícios que você e sua empresa precisam conhecer. Dê uma olhada para descobrir por que é tão importante a gestão documental nas empresas.
Definindo o conceito de gestão documental nas empresas
De forma básica e simples, o dicionário informal define a gestão de documentos como o controle e a coordenação de todos os processos envolvidos no fluxo de documentos impressos e eletrônicos para garantir que o pessoal autorizado tenha acesso seguro e eficiente aos documentos sempre que necessário.
De que forma?
Os processos envolvidos no fluxo de um documento incluem captura, armazenamento, indexação, roteamento, distribuição e recuperação de documentos.
Então, o que é gerenciamento de documentos? Nos termos mais básicos, o gerenciamento de documentos é como uma empresa organiza, armazena, rastreia e gerencia seus documentos em papel ou em formato eletrônico. Veja a seguir as formas mais detalhadamente.
Metadados de documentos
Cada documento é normalmente armazenado junto com seus metadados, como a data de armazenamento e a identidade da pessoa que armazena o documento. O sistema pode obter metadados ou solicitar que o usuário forneça metadados.
Em alguns sistemas, você pode adicionar uma ampla gama de metadados, incluindo tags, notas, assinantes, dados ou data de vencimento, e muito mais para ajudar a manter seus documentos bem organizados e fáceis de acessar. Você pode até adicionar seus campos de dados preferidos.
Captura de Documento
Captura na gestão de documentos refere-se ao processamento de documentos em papel por meio de digitalização para permitir o armazenamento em formato eletrônico. Alguns sistemas usam software de reconhecimento óptico de caracteres para converter imagens digitais em texto legível.
A captura também envolve a aceitação de documentos em formato eletrônico e outros arquivos baseados em computador no sistema.
Indexação
A indexação ajuda a rastrear documentos eletrônicos armazenados no sistema. Pode ser tão simples quanto rastrear identificadores de documentos em todo o sistema ou tão complexo quanto fornecer uma classificação específica para cada documento com base em metadados ou índices de palavras retirados do conteúdo de cada documento.
A indexação é um componente que define bem a importância da gestão documental nas empresas. Isso ajuda a tornar o processo de recuperação mais rápido, eficiente e mais preciso.
Armazenamento
O armazenamento é tudo sobre como o documento é armazenado em um repositório central para recuperação posterior. O armazenamento inclui locais específicos em que cada documento é armazenado no sistema, por quanto tempo ele é armazenado, a migração de documentos por meio de diferentes mídias de armazenamento e a eventual destruição de um documento.
Recuperação de Documentos
A recuperação é um elemento-chave de todo sistema de gerenciamento de documentos. É tudo sobre como um documento é recuperado do armazenamento central. É um processo complexo que regula permissões e acesso a cada documento.
Ele permite que os usuários acessem documentos mostrando identificadores exclusivos do documento, como metadados e termos de pesquisa específicos.
Versão de documentos
O controle de versão é basicamente um processo por meio do qual um documento é registrado dentro ou fora do sistema, dando aos usuários acesso às versões atuais ou anteriores do documento.
Os documentos mudam ou são atualizados ao longo do tempo, que é onde o controle de versão vem para garantir que os usuários ainda possam acessar as cópias anteriores como referência. Em alguns sistemas você pode fazer upload de uma nova versão de qualquer documento armazenado no sistema, preservando a versão anterior e os metadados existentes.
É como se fosse um recurso de checkin e checkout altamente eficiente do sistema, que permite que você bloqueie o acesso a um documento por outros usuários durante a edição.
Procurando
A pesquisa permite que os usuários encontrem documentos e pastas específicos usando atributos de modelo ou por meio de uma pesquisa de texto completo. Esse tipo de pesquisa é poderosa e permite verificar qualquer documento armazenado no sistema por meio de uma ampla variedade de atributos, incluindo o título do documento e outros metadados, como tags e assinaturas.
E com quais ferramentas?
Toda empresa ou organização possui algum tipo de gerenciamento de documentos que envolve a captura, o armazenamento e a recuperação de documentos em suas operações diárias, de alguma forma.
O problema é que o processo costuma consumir muito tempo para a maioria das organizações e dificilmente recebe a atenção que merece. É por isso que é fundamental ter um sistema eficiente para dar ênfase a importância da gestão de documentos nas empresas.
Tendo esse tipo de sistema em vigor você terá uma gestão de economia de tempo e de todos os documentos da sua empresa. Os atuais sistemas de gerenciamento de documentos contam com sistemas de computador ou software com armazenamento em nuvem para guardar e gerenciar documentos eletrônicos.
Benefícios da gestão documental
Depois de uma breve explicação sobre a importância da gestão documental nas empresas, vamos aos benefícios de forma detalhada, para que se tenha uma noção maior do que, o bom e eficiente gerenciamento de documentos pode proporcionar à empresa.
Armazenar e recupere rapidamente seus documentos
As soluções de gerenciamento de documentos baseados em nuvem atuam essencialmente como seu repositório de documentos de fácil acesso. Em apenas alguns segundos, os documentos da sua empresa podem ser armazenados on-line e acessados por funcionários autorizados.
No entanto, é a facilidade com que os documentos podem ser localizados, o que realmente faz a gestão documental de armazenamento brilharem. Os usuários podem iniciar uma pesquisa para localizar um documento com base em nomes de arquivos, categorias, subcategorias, palavras-chave e muitas outras variáveis de metadados.
Aumentar a produtividade de colaboradores
A gestão de documentos eficiente permite que os funcionários acessem, visualizem, alterem e compartilhem arquivos com facilidade. Além disso, as equipes de gestão podem ver rapidamente qual funcionário está na atual “propriedade” de um documento ou quem está revisando e aprovando o referido documento.
Felizmente, as soluções de gerenciamento de documentos também ajudam a reduzir a quantidade de e-mails que seus funcionários enviam e recebem sobre atualizações de documentos.
Os e-mails podem ser um enorme desperdício de tempo e um sistema de armazenamento permite que os funcionários colaboradores adicionem notas ou revisões a qualquer documento em andamento.
Ao fornecer aos funcionários os documentos de que eles precisam, quando forem necessários, você pode aumentar muito a produtividade. Mas, melhor ainda, é que seus funcionários podem realizar seu trabalho acessando os documentos de qualquer lugar do mundo e a qualquer momento.
Com a gestão de documentos certa, o compartilhamento de informações e a colaboração de funcionários podem ser muito mais fáceis. Documentos capturados de diferentes fontes podem ser acessados de vários locais.
Imagens eletrônicas possibilitam o compartilhamento de documentos por meio de uma rede via e-mail ou Internet. O gerenciamento de documentos oferece maior visibilidade aos processos de negócios e pode permitir um melhor monitoramento do fluxo de trabalho. O acesso autorizado por usuários externos pode ser permitido e monitorado. A gestão documental também oferece Controle de Versão, que permite que versões mais antigas do mesmo documento sejam recuperadas, se necessário.
Esse recurso é importante se várias partes trabalharem no mesmo documento e se houver alterações feitas em um documento que não foram autorizadas ou que deveriam acontecer.
Segurança aprimorada
As ameaças de segurança continuam sendo um desafio contínuo para as empresas, e é aí que a gestão documental baseada no armazenamento em nuvem pode ajudar. Os provedores confiáveis baseados em nuvem normalmente têm segurança de última geração para atenuar até mesmo os ataques cibernéticos mais específicos.
Isso permite que sua empresa opere com segurança e significa que você também terá um backup em caso de desastres, tanto naturais, como inundações e incêndios em suas instalações, como ocasionado pelo fator humano.
Além disso, o acesso a documentos pode ser determinado para funcionários individuais, o que dificulta muito a probabilidade de roubo de dados. No entanto, no caso de roubo de IP, você poderá rastrear os responsáveis examinando uma trilha de auditoria, incluindo: registros de data e hora, dados de custódia de documentos e muito mais.
Contar com um software para se organizar
Ser capaz de usar as melhores e mais relevantes ferramentas disponíveis é o que realmente ajuda a simplificar as operações da empresa. Muitas das soluções de armazenamento de documentos disponíveis permitem a integração de software, o que pode abrir um mundo inteiro de recursos úteis.
Por exemplo, alguns sistemas de gerenciamento de documentos permitem integrar o e-mail, tornando simples e acessível enviar documentos para seus clientes, parceiros e funcionários.
Acessar arquivos físicos pode ser um desafio porque eles precisam estar com você o tempo todo. Eles correm o risco de serem esquecidos e não permitem trabalhar remotamente.
Por outro lado, a maioria dos programas de software permite que você acesse seus arquivos mesmo quando estiver em movimento. Você pode usá-lo em qualquer computador ou dispositivo, como smartphones e tablets, para que você possa fazer alterações imediatamente a qualquer momento.
A maioria dos softwares conta com:
Compatibilidade com iOS e Android
Assim os usuários também podem instalar aplicativos em seus telefones para acessar arquivos em mobilidade.
Interface web móvel
Isso permite que os usuários acessem o sistema usando o navegador do telefone sem instalação.
Importar e exportar
Importação rápida de arquivos, exportação e sincronização com a ajuda das integrações do software.
Ter backups de rotina confiáveis
Mais frequentemente, a maneira tradicional de salvar um documento é fazê-lo de forma local, seja em um PC ou servidor. Embora isso possa parecer uma opção fácil e segura, há enormes problemas e riscos de segurança associados a isso.
Fazer o backup de seus documentos é um componente importante de qualquer sistema de gestão documental. Sem um backup, o seu negócio pode acabar com enormes perdas no infeliz caso de um hacker, ataque de vírus ou até mesmo incêndio ou um desastre natural danificarem completamente todos os seus arquivos existentes.
A gestão de documentos deve manter todos os arquivos armazenados em segurança em uma nuvem segura. No entanto, se você quiser, você pode baixar arquivos individuais ou até mesmo a conta inteira e salvar os documentos em seu disco rígido como backup local. Você ainda conservará suas cópias de documentos armazenados na nuvem.
Isso mostra a importância da gestão documental nas empresas, pois o salvamento de documentos se torna um caso automatizado, para que você não precise depender de funcionários quando há tanta responsabilidade em jogo.
Normalmente, os arquivos ausentes são pensados apenas quando já é tarde demais e isso pode ter sérias consequências se os documentos em questão tiverem importância legal.
Felizmente, os sistemas de armazenamento de documentos centralizam todos os seus valiosos arquivos para mantê-los seguros e bem organizados. Isso, por sua vez, torna muito mais fácil e confiável ao fazer backups de seus documentos.
Alta redução de custo com processos internos e com papel
O papel nos escritórios, vai se multiplicando e torna-se oneroso quando transforma um escritório em um espaço de armazenamento. Dessa forma atinge a eficiência e a segurança de uma empresa a longo prazo.
Um objetivo essencial e primordial para quem tem um software de gerenciamento de documentos é organizar os documentos digitais da sua empresa com eficiência e rapidez, com custos operacionais mínimos. Isso ajuda os membros de sua equipe a serem atualizados em cada arquivo a que estão sujeitos e a acompanhar seus projetos, incluindo aqueles em diversos locais.
Isso mesmo, o papel custa uma quantia enorme de dinheiro a longo prazo e é algo que toda empresa agora pode dispensar. Com uma gestão documentos sem papel, você não precisa investir muito dinheiro nos recursos necessários, bem como em uma equipe de arquivistas em tempo integral.
As soluções de gestão de documentos ultrapassam esse sistema antiquado, permitindo que você armazene e acesse seus documentos digitalmente de qualquer lugar e a qualquer momento.
Geralmente, as tentativas visando dar a importância da gestão documental nas empresas começaram em um arquivo alto e volumoso no canto do escritório. À medida que o negócio cresce, a coleção de arquivos cresce também – assim como o potencial de caos e comprometimento da segurança desses dados.
Documentos que precisavam ser compartilhados com colegas ou clientes precisavam ser recuperados manualmente e depois arquivados, aumentando as horas de pessoal e inflando a folha de pagamento.
Graças a tecnologia tudo isso será passado, os gestores percebem a importância da gestão documental nas empresas e veem os resultados de documentos bem organizados, arquivados e de fácil acesso. É uma maneira de alavancar a produtividade, manter os dados seguros e consequentemente aumentar o poder de competitividade no mercado. Ou seja, hoje, se faz imprescindível uma boa gestão de documentos em qualquer empresa.
