A gestão de documentos para trabalho remoto se tornou uma necessidade. Já há algum tempo, muito se falava sobre a importância de avaliar os modelos de negócio e, possivelmente, abraçar o trabalho remoto em algumas equipes.
Com o tempo, algumas empresas foram se permitindo a viver essa realidade, e hoje, diante a crise do coronavírus, empresários de vários setores precisaram aprender a adaptar seu processo produtivo para algo remoto, permitindo que os colaboradores trabalhassem de casa e continuassem entregando performance e resultados longe do ambiente formal do trabalho.
Essa mudança, no entanto, pode trazer diversas dúvidas para os gestores: qual é a melhor forma de fazer a gestão de documentos para trabalho remoto? Ela é diferente da gestão realizada com o trabalho in loco? É necessário contratar alguma ferramenta específica para colocar a empresa em um bom nível de competitividade no mercado?
Decidimos criar um conteúdo para falar sobre isso e apresentar algumas informações interessantes, como a ferramenta Xerox® DocuShare® e todos seus benefícios para esse momento tão delicado que estamos vivendo.
A tendência do trabalho remoto
Infelizmente, ninguém poderia prever a crise causada pelo coronavírus. A situação pegou todos os países de surpresa, e está fazendo com que empresários dos mais diversos ramos tenham que se adaptar para manter as portas abertas e as equipes produtivas.
Uma das alternativas mais comuns nesse momento é o trabalho remoto. Mesmo que exista uma certa resistência por parte do mercado para a adoção desse sistema, é interessante ressaltar que, no momento, esse modelo tem permitido que empresas diversas, escolas, universidades e outros tipos de estabelecimentos continuem funcionando, adaptando-se ao isolamento social.
Instituições de ensino dos mais diversos tipos, como escolas de ensino fundamental e médio, escolas de idiomas, universidades e cursos diversos estão se adaptando para trazer as vídeoaulas para os seus alunos, evitando que o conteúdo programático atrase devido à pandemia.
Outros modelos de negócio estão mudando, também, sua forma de atuação: empresas de marketing, contabilidades, escritórios de advocacia e até cartórios estão estabelecendo formas diferenciadas de atender e auxiliar seus clientes. Alguns em home office, outros com adaptações no modelo de negócios, para seguir as normas de segurança estabelecidas pela Organização Mundial de Saúde (OMS).
Mas não podemos negar: essa adaptação não é simples, ainda mais em um momento como o que estamos vivendo, e por isso é de extrema importância que os negócios que querem abraçar o trabalho remoto e mudar a sua forma de atuar nesse momento possam contar com ferramentas e soluções simples e práticas, para tornar todo esse processo menos doloroso e complexo.
Como fazer uma boa gestão de documentos para trabalho remoto?
Adaptar a equipe para o trabalho remoto pode exigir um grande alinhamento a respeito de tarefas e expectativas dos líderes nesse momento. Também é importante pontuar sobre a importância de realizar uma boa gestão de documentos mesmo em trabalho remoto.
Se o seu negócio gera uma grande quantidade de documentos diariamente, por exemplo, pode ser interessante avaliar a possibilidade de trabalhar com uma gestão de documentos na nuvem, de forma segura e simples, para garantir a performance e a eficiência de todo o seu time.
Vamos explicar um pouco mais sobre isso a seguir.
1. Alinhe com a sua equipe
O primeiro passo para fazer um trabalho remoto de qualidade e conseguir executar uma boa gestão de documentos é ter uma equipe alinhada a respeito das necessidades e prioridades da empresa.
Até o momento, no Brasil, poucas empresas haviam abraçado o trabalho remoto, pois existem muitas dúvidas a respeito da sua eficiência e do potencial de produtividade dos funcionários no ambiente doméstico. No entanto, devido à crise causada pelo coronavírus e a necessidade do isolamento social, se tornou cada vez mais necessário mudar os modelos de trabalho, e isso inclui o home office.
Por isso, é de extrema importância que a equipe esteja alinhada e consciente das necessidades e demandas da empresa, tanto no que diz respeito à produtividade, como na organização dos documentos.
Lembre seus colaboradores de que a gestão de documentos bem feita auxilia outros funcionários a seguirem com seus trabalhos, o que impacta diretamente (e positivamente) nos resultados da empresa.
2. Utilize uma plataforma de gestão de documentos e tarefas
Para fazer uma gestão de documentos de forma eficiente e garantir um trabalho remoto produtivo, é interessante contar com plataformas que permitem esse controle.
Existem soluções disponíveis no mercado que contam com funcionalidades básicas e pouco dinâmicas. Outras, como a solução do Xerox (Xerox® DocuShare®), que permitem a personalização de acordo com as necessidades e demandas de cada cliente.
A plataforma Xerox® DocuShare® atua em todas as áreas do negócio e traz vários benefícios para as empresas:
- permite a criação do fluxo de tarefas;
- define responsabilidades;
- define acessos restritos;
- possui histórico de acesso e edição;
- permite o compartilhamento de documentos;
- permite a organização de documentos dentro da plataforma;
- permite o acesso aos documentos de forma simples e prática, apenas por pessoas autorizadas;
- pode ser usado via mobile;
- documentos ficam salvos na nuvem;
- garante a segurança dos documentos e dos colaboradores, respeitando a Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais;
- permite que cada setor tenha seu diretório;
- pode ser adaptada às necessidades de cada empresa, seguindo seu fluxo de trabalho e modelo de negócio.
O Xerox® DocuShare® é a solução mais completa, atualmente, no mercado. Onde antes havia uma necessidade de usar uma ferramenta para cada setor, hoje é possível compilar todas as demandas dentro de um único espaço: seguro, personalizável e intuitivo.
3. Crie tags e filtros inteligentes
Uma das melhores maneiras de organizar os documentos online é através da criação de tags e filtros inteligentes.
O nome e as tags que você atribui aos documentos permitirá que os funcionários os localize com maior facilidade no dia a dia. Por isso, antes de começar o processo de digitalização e gestão de documentos online, estabeleça os padrões de nomes para que nenhum material se perca ou fique de difícil acesso para a equipe.
4. Crie uma rotina para organização e digitalização desses documentos
Além da criação de tags e filtros inteligentes para ajudar a encontrar os documentos, é importante que toda a equipe esteja dentro da rotina de organização e digitalização dos materiais: criou um material novo? Arquive corretamente.
Mantenha os colaboradores alinhados a respeito da importância de cuidar da organização e atualização dos materiais todos os dias, sempre que um novo documento for gerado.
5. Estabeleça os acessos
Em plataformas como o Xerox® DocuShare®, é possível estabelecer quais usuários terão acesso a cada sistema / documento.
Por isso, é interessante que a empresa desenhe a sequência de responsáveis por cada área e deixe estabelecido quais são as funções de cada um deles dentro da empresa. Defina quais equipes e quais colaboradores de cada equipe terão acesso à documentos específicos e configure essas preferÊncias dentro da plataforma.
Isso ajudará a manter os documentos organizados, seguros e a aumentar a produtividade da equipe.
6. Monitore os colaboradores
No primeiro momento, é interessante monitorar os colaboradores: converse com cada um deles para entender como está sendo o processo de trabalho remoto, quais são as dificuldades e, principalmente, se estão seguindo as normas para armazenamento e gestão de documentos online durante esse período.
Para muitos profissionais, o trabalho remoto pode ser uma novidade, e por isso existem desafios de concentração e performance no primeiro momento. Mas isso não é um problema! É papel do gestor conversar com seus profissionais e ver o que pode ser feito para ajudá-los durante a adaptação nesse momento, sem se esquecer das responsabilidades e alinhamentos feitos com a empresa.
7. Organize as tarefas da equipe
Ter tarefas organizadas irá ajudar a garantir que a equipe consiga executar o trabalho remoto com maior produtividade. O Xerox® DocuShare® possui a funcionalidade de estabelecer o fluxo de trabalho dos profissionais, principalmente no que diz respeito à tarefas, edição e aprovação de documentos.
Com tarefas bem definidas e organizadas, mesmo em trabalho remoto, os trabalhadores conseguirão executar seus trabalhos de forma organizada e eficiente, evitando que pendências e tarefas se percam no dia a dia.
8. Crie fluxos de trabalho eficientes
O Xerox® DocuShare® permite que você crie fluxos de trabalho eficientes dentro da plataforma, para garantir que nenhuma etapa do processo produtivo passe despercebida.
Se você possui uma rotina de criação de contratos e documentos, por exemplo, a ferramenta permite que você direcione as etapas de edição, assinatura e aprovação de acordo com o fluxo de trabalho da empresa, aumentando a eficiência e evitando que o material fique parado.
Os responsáveis recebem alertas em seus e-mails notificando sobre cada nova etapa, pendências e próximos responsáveis no fluxo de trabalho.
Quais são as vantagens da gestão de documentos remota?
Ainda que muitas empresas possam enxergar a gestão de documentos físicos como uma boa alternativa, os documentos online geridos de forma remota, na nuvem, estão ganhando espaço no mercado e caindo nas graças dos empresários.
Isso acontece porque, quando pensamos na gestão remota de documentos, precisamos nos lembrar de todos os benefícios que essa prática traz para as empresas.
Que tal pontuarmos algumas delas?
Redução do espaço físico destinado para armazenamento e documentos dentro da empresa
O que antes poderia exigir a criação de uma sala voltada para esse armazenamento ou do uso de diversos arquivos para armazenar toda a papelada, hoje se tornou economia de espaço.
Economia de tempo
Com muitos papéis físicos para seguem guardados, avaliados e armazenados corretamente, aumenta também o tempo gasto pelos funcionários para encontrar esses materiais e manterem a produtividade dentro da empresa. Com a gestão de documentos remota, é possível, com um clique, encontrar todos os arquivos que está buscando;
Maior segurança e preservação dos documentos
Com documentos digitalizados, as chances de perda, destruição ou danos ao material são ainda menores. Por estarem salvos na nuvem, os arquivos não estarão sujeitos à ações externas que podem danificá-los;
Acesso remoto
O acesso remoto também é algo que está tornando a gestão de documentos na nuvem muito mais interessante. Nesse formato, os profissionais poderão acessar os documentos a qualquer momento, de onde quer que estejam, sempre que precisarem.
A gestão de documentos para trabalho remoto é fundamental. Nesse momento, quanto mais prática for a rotina das empresas, maiores serão as chances de se adaptar ao novo modelo imposto pela crise do coronavírus.
Contar com ferramentas de apoio para melhorar a rotina de trabalho e a produtividade da equipe pode trazer grandes benefícios para os negócios. O Xerox® DocuShare® é hoje uma das melhores alternativas no mercado: abrange todas as áreas da empresa, permite a troca de documentos em segurança, mantém um histórico de edição e aprovação, possui a possibilidade de criar regras de privacidade e acesso e, claro, tudo isso obedecendo às melhores práticas de segurança e preservação de dados.
Quer conhecer mais sobre essa alternativa e descobrir como o Xerox® DocuShare® pode se adaptar às necessidades da sua empresa? Entre em contato conosco.
