Empresas de todos os portes e dos mais diversos setores precisam ter processos bem definidos para funcionar da melhor forma possível e trazer resultados.
No entanto, quando pensamos na gestão de processos, a situação se torna um pouco mais delicada: nesse cenário, infelizmente, ainda são poucos os empresários que avaliam processos internos e criam novos, sempre que necessário, para conseguir otimizar as rotinas e melhorar a performance do negócio.
Pensando nisso, decidimos criar um guia sobre gestão de processos: nesse artigo vamos explicar o que é, como funciona e como a gestão de processos está diretamente ligada à produtividade.
Continue a leitura.
O que é gestão de processos?
Quando pensamos em gestão de processos, é comum que nos venha a imagem de uma grande empresa, que possui muitos funcionários, e que precisa gerir todos eles com maestria para alcançar seus resultados.
No entanto, é necessário pontuar que os processos organizacionais estão presentes em empresas de todos os portes: você pode ser um empreendedor individual, ter apenas um colaborador ou uma grande equipe, não importa, os processos sempre existirão, pois são eles que permitem que você execute uma tarefa e entregue seus serviços ou produtos.
A gestão de processos, por sua vez, consiste na análise e no aperfeiçoamento contínuo de todos os processos que envolvem a sua instituição.
Isso significa que é necessário analisar todo o seu processo de trabalho, desde a hora em que uma demanda chega, até o momento em que ela é entregue e finalizada: o que precisa ser feito? Quem é responsável pelo que? Quais são as dificuldades durante a realização dessas atividades? Quais são as ferramentas utilizadas?
Tudo precisa ser avaliado para encontrar as alternativas mais eficientes. Se existem muitos gargalos, é preciso identificar de onde eles estão vindo e pontuar alternativas para resolver cada um deles.
Quais são os benefícios da gestão de processos?
A gestão de processos ainda não é uma prática comum em todas as empresas. Infelizmente não é raro encontrarmos empresários que nunca analisaram o processo para identificar de onde estão vindo os problemas ou dificuldades nas tarefas do dia a dia.
No entanto, é notável a diferença, melhora e aumento dos resultados para as empresas que fazem uma análise recorrente e adotam medidas de otimização.
Dentre os vários benefícios da gestão de processos, se destacam:
- melhoria do produto ou serviço que é oferecido;
- redução de custos operacionais;
- aumento da eficiência no dia a dia;
- aumento da produtividade;
- retenção de colaboradores;
- fidelização de clientes;
- alcance dos objetivos da organização;
- aumento dos resultados.
Como a gestão de processos pode aumentar a produtividade?
A gestão de processos, dentre todos os seus benefícios, se destaca pela capacidade de aumentar a produtividade e entregar resultados mais eficientes.
Isso acontece porque, através do entendimento e otimização de processos, é possível:
Definir prazos melhores
Agora que você sabe o que é feito, como, quando e por quem, é possível identificar quais são os prazos ideais para cada tarefa.
Um dos erros mais comuns é a definição de prazos impraticáveis. Mesmo que exista uma certa expectativa na performance da equipe, é preciso estar ciente de quais são as características e especificidades de cada tarefa e de cada profissional. A partir daí, é possível definir prazos que fazem mais sentido.
Melhorar a integração entre as equipes
Com a definição exata das tarefas executadas e quem são os responsáveis por cada etapa, é possível melhorar a integração entre as equipes e garantir que os times consigam se ajudar no dia a dia.
Os colaboradores irão identificar como seu trabalho impacta na performance de outros colegas, como ele pode ajudar e como ele pode atuar de forma mais assertiva no dia a dia, focando sempre em melhorar a performance e os resultados de toda a empresa.
Aumentar o desempenho
Com a melhora dos prazos e a integração das equipes, também é possível aumentar o desempenho dos times e melhorar os resultados. Isso se dá, principalmente, pela resolução dos gargalos que atualmente impedem que a sua equipe ofereça uma performance mais eficiente.
Otimizar os processos
A otimização de processos também atua efetivamente na produtividade. Com a análise de todos os processos internos da empresa, é possível identificar quais estão defasados e quais podem ser automatizados, por exemplo.
Essas medidas ajudam a tornar a rotina mais simples: com o uso da tecnologia para auxiliar e otimizar as tarefas do dia a dia, a equipe possui mais tempo hábil para atuar de forma mais estratégica no dia a dia.
A gestão de processos pode (e irá) aumentar a produtividade dentro da empresa. Independente do tamanho e do segmento da instituição, ela é capaz de tornar as rotinas mais simples e eficientes, melhorando não só o dia a dia dos colaboradores, mas a relação e a satisfação dos clientes com o seu negócio.
Um grande exemplo de ferramenta capaz de atuar diretamente na gestão de processos e na eficiência é a DocuShare, da Xerox. Essa plataforma permite a organização dos afazeres da empresa, definição de responsáveis por cada etapa, definição de prazos, automatização de alguns processos e muito mais.
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