Muitas soluções tecnológicas foram desenvolvidas para resolver problemas simples, como reduzir custos e tornar as operações mais eficientes. Contratar um software de outsourcing de Impressão é muito mais do que apenas alugar dispositivos e suprimentos.
As empresas terceirizadas são capazes de gerenciar todas as operações e dispositivos de impressão, medindo a quantidade de papel utilizada durante o mês, por isso, as empresas contratantes conseguem mostrar de forma mais ampla seus custos.
Pode-se dizer que o serviço é mais amplo do que simplesmente oferecer a impressão, uma vez que você está conectado à gestão e redução de custos de maneira inteligente.
A empresa contratada fornece os dispositivos, realiza a manutenção preventiva e corretiva, disponibiliza um técnico residente de acordo com a demanda do projeto e também um software de gerenciamento, atendendo a todas as necessidades da empresa e seus usuários.
Os serviços de outsourcing de impressão tem os meios para centralizar o controle da criação e armazenamento de documentos, fornecendo gerenciamento ativo de saída de documentos e otimizando documentos para processos de negócios.
O gerenciamento de impressão engloba várias áreas, incluindo software para gerenciar o volume de impressão e a autenticação do usuário, gerenciamento de dispositivos, software de descoberta e design e software de roteamento de digitalização.
Na verdade, grande parte da economia gerada pelos serviços de impressão vem da conversão de documentos em papel em arquivos digitais para fácil distribuição e arquivamento.
A maioria das empresas concentra seus critérios de compra de impressoras com base quase exclusivamente no custo do hardware, mas a impressora em si representa apenas 5% do custo total de propriedade.
Por tudo isso, é que trouxemos a você este artigo onde mostramos como um software de outsourcing de impressão é a chave para redução de custos na sua empresa. Acompanhe cada um dos tópicos e perceba que em todos eles há uma maneira de reduzir despesas. Confira!
O software de outsourcing de impressão é o futuro para as empresas
O custo das impressoras caiu drasticamente nos últimos anos, resultando em uma proliferação de dispositivos dentro da empresa. As impressoras são tão baratas que as empresas acabaram “se perdendo” nessa falsa impressão de que alocar várias impressoras nos escritórios sairia barato.
Pior ainda, poucas empresas estabeleceram padrões para todos os seus dispositivos de saída nos equipamentos que compraram. Na verdade, se existirem padrões, eles provavelmente serão apenas para dispositivos conectados à rede.
Maneiras de reduzir os custos da empresa por meio do software de outsourcing de impressão
Redução de custos operacionais
Um bom software de outsourcing de impressão garantirá a operacionalidade das impressoras e também se beneficiará do melhor uso de papéis e suprimentos, oferecendo a previsão de reposição, distribuição de estoques, monitorando os suprimentos e dispositivos utilizados na operação.
Utilizando um software especializado, a empresa pode controlar seus documentos e dispositivos de impressão, sabendo exatamente os custos. Com esse controle, é possível economizar até 30% no processo, devido à redução do desperdício de papel, da quantidade de dispositivos e consequentemente do consumo de energia elétrica e dos custos de suporte e manutenção de dispositivos.
Economia com consumíveis
Os custos operacionais representam 45% do custo total. Cartuchos de toner, tambores, tinta e papel, também conhecidos como consumíveis, custam às empresas quase 10 vezes o custo da impressora durante a vida útil do material. E para empresas sem padrões de impressão, os custos são ainda maiores.
Os consumíveis são fabricados para os dispositivos específicos e é raro que um cartucho feito para uma impressora HP seja executado em uma Lexmark. Isso significa que os departamentos de compras são obrigados a manter suprimentos disponíveis para cada impressora, copiadora e aparelho de fax na empresa.
Os custos operacionais também vão além dos consumíveis. Políticas ambientais cada vez mais robustas estão forçando as empresas a descartar cartuchos de impressora de uma maneira aprovada ou pagar alguém para fazer isso por eles.
Algumas empresas têm cartuchos de toner reciclados para reduzir essa despesa, mas fornecedores como a Lexmark agora estão construindo tecnologias proprietárias – também conhecidas como “chips assassinos” – nos cartuchos.
Os chips assassinos são controversos porque desencorajam a reciclagem e também dificultam a compra de cartuchos por parte de outros fornecedores menos caros.
Economia em tempo de funcionários
É incrível o tempo que os funcionários gastam para imprimir documentos, buscar documentos na impressora, carregar papel na impressora, eliminar um congestionamento de papel ou circular documentos assim que são impressos. Os serviços de impressão gerenciados eliminam esses problemas assumindo a responsabilidade pela impressão das mãos dos funcionários.
Economia em tempo da equipe de TI
Gestores de TI ganham muito bem, portanto seu tempo é precioso e muito do tempo médio do profissional de TI é gasto na solução de problemas de impressão. Um software de outsourcing de impressão elimina o desperdício de tempo na manutenção de impressoras de rede.
Melhor manutenção do equipamento
Contratar uma empresa de outsourcing de impressão significa que o equipamento receberá manutenção regular. Além disso, a manutenção não é mais o problema do departamento de TI.
Outro ponto é que, a utilização de um software de serviços de impressão também significa que o equipamento é atualizado regularmente, pelo que os documentos são sempre produzidos utilizando as impressoras, scanners e servidores de fax mais recentes. Isso resulta em economias substanciais da substituição do hardware antigo.
Economia com o suporte
Uma empresa gastará 50% de seus custos em impressoras e copiadoras em suporte. Isso é muito dinheiro. Muitas empresas compram contratos de manutenção para evitar interrupções dispendiosas e chamadas de serviço ainda mais caras. O que gasta ainda mais dinheiro se colocado na ponta do lápis.
Mas esses contratos geralmente são escalonados, com base nos volumes de impressão e nos níveis de serviço. Portanto, quanto mais esses dispositivos forem usados, mais caro será o suporte.
Perceba como tudo parece uma “bola de neve” onde o que as empresas tentam fazer para diminuir o trabalho acaba por não funcionar muito e bem e levar ao aumento significativo de gastos desnecessários.
Assim como os custos operacionais, o suporte é mais que a manutenção. As chamadas para o helpdesk para atolamentos de impressoras, mensagens do tipo, ” estamos sem toner” e máquinas quebradas aumentam o custo de execução desses dispositivos.
Chamadas de serviço para dispositivos sem contratos de manutenção podem facilmente minar grandes valores que por vezes eram destinados a outra situação.
Outsourcing de impressão economiza com marketing
Terceirizar sua impressão lhe dará acesso a conhecimentos que sua equipe interna pode não ter. Empresas de impressão, têm profissionais de marketing que entendem a produção de impressão e a importância da psicologia da cor em branding e marketing.
Quando os conhecimentos de marketing e impressão são combinados, o produto final terá uma cópia melhor, gráficos de alta resolução, uso e colocação de fontes e logotipos apropriados e mensagens da marca.
Além disso, a terceirização para empresas de outsourcing de impressão pode reduzir os custos associados, como despesas de capital e mão de obra. Mas o mais importante é que isso levará a um marketing mais eficiente e a custos reduzidos com essa área.
Você deve pesar os prós e contras da terceirização e do gerenciamento de impressão. As principais questões a considerar são seu orçamento, o tamanho de seu departamento de marketing e o nível de complexidade do plano de distribuição. Porém, você verá o quanto vale a pena.
Concentre-se na produtividade
Como mencionado anteriormente, a empresa que utiliza a terceirização tem mais tempo e recursos para lidar com outras áreas e processos internos. É possível melhorar o ambiente de trabalho para aumentar a produtividade e o estreitamento dos processos adotados.
A empresa pode começar mapeando os processos relacionados aos serviços de impressão, entender as pessoas e o papel de cada um envolvido no fluxo de documentos e outras áreas. O ganho de produção pode ser superior a 9% nos primeiros meses de implementação.
Líderes empresariais experientes sabem quais são suas principais competências e quais tarefas são melhor desempenhadas por terceiros. Usando a tecnologia avançada de um especialista em impressão, equipamentos comerciais, operadores treinados e conhecimento especializado da indústria proporcionam às empresas uma importante vantagem competitiva.
Além disso, o uso de uma empresa experiente em outsourcing de impressão garantirá a consistência, a responsabilidade e o trabalho de alta qualidade sempre.
Ajuda na tomada de decisões
Com base nos dados coletados, você pode executar a análise de processos e dispositivos. Além disso, investir em terceirização significa investir indiretamente em tecnologia, o que é realmente necessário para as empresas. O alto nível de eficiência também é um benefício das operações de terceirização, o que ajuda na tomada de decisões e no planejamento estratégico.
O que é mais benéfico e lucrativo para uma empresa do que decisões assertivas? Acredite, tendo um software de outsourcing de impressão as informações se tornam mais organizadas e claras. Nesse momento, os gestores podem basear suas decisões em dados precisos e o surgimento de custos por más decisões cai vertiginosamente.
Redução de desperdício de papel
Você sabia que 50% da papelada do escritório gerada nunca é realmente lida. Essa informação é impressionante, porém pouco valorizada.
O uso de serviços de outsourcing de impressão bem gerenciados elimina imediatamente o desperdício de papel, incentivando os funcionários a imprimir apenas o necessário. Também promove o uso de impressões frente e verso e gera menos desperdício e faz uso mais eficiente do papel.
Uma empresa de outsourcing de impressão é ecologicamente correta, eliminando o desperdício de papel e o custo da reciclagem. Também economiza energia que seria consumida por várias impressoras e scanners de escritório.
E isso evita que impressoras de escritório fora de uso ocupem aterros sanitários. O outsourcing de serviços de impressão é uma estratégia que mais empresas estão adotando especificamente para reduzir sua quantidade de carbono.
Nenhum treinamento necessário
Ao sua empresa contratar um software de outsourcing de impressão, os funcionários da empresa não precisam ser treinados no uso e manutenção de mais equipamentos de escritório.
Poderíamos enquadrar esse tópico em redução de custos direta, já que se não é necessário gastar tempo e dinheiro treinando a equipe para um trabalho do qual sua empresa já tem os parceiros especializados no assunto, é óbvio que muito dinheiro e tempo são economizados.
Até aqui, todos benefícios provenientes da contratação de uma empresa que disponibiliza um software de outsourcing de impressão, se mostram em prol da redução de custos, direta ou indiretamente. Por isso, vejamos o restante.
Melhor gerenciamento do fluxo de trabalho
A centralização do gerenciamento de papel facilita o estabelecimento de fluxos de trabalho mais eficientes. O roteamento de documentos que exigem aprovação ou precisam ser processados de uma maneira específica pode ser controlado a partir de um local central para que os membros da equipe tenham que aderir aos protocolos estabelecidos.
Melhor segurança
Documentos em papel sensíveis agora podem ser arquivados em um local seguro sem a necessidade de recursos adicionais.
Como parte dos serviços de um software de outsourcing de impressão, o acesso pode ser controlado por meio de autenticação de senha e documentos protegidos por criptografia e outros meios. Isso significa que a papelada pode ser mais segura quando convertida para a forma digital.
Digitalizar documentos administrativos essenciais significa ter automaticamente um arquivo digital em um local seguro, geralmente armazenado fora do local ou na nuvem. Isso significa que você já tem backups de documentos em papel em formato eletrônico no caso de um desastre.
Imagine também nunca perder um arquivo. Até 7% dos documentos comerciais são perdidos e 3% estão incorretamente armazenados, o que significa que uma quantidade excessiva de tempo de trabalho é gasta à procura de documentação extraviada.
Com o software de outsourcing de impressão totalmente centralizado, todos os documentos são catalogados para facilitar a busca pelos documentos de que você precisa.
Outra preocupação ao lidar com a produção e atendimento de impressão é lidar com dados confidenciais de clientes. Empresas em muitos setores altamente regulamentados – incluindo finanças, saúde e seguros – são obrigadas a ter um plano de recuperação de desastres documentado.
O plano de recuperação de desastre deve estar em vigor no caso de uma instalação de impressão ou correspondência ser danificada ou comprometida por situações como interrupções de energia de longo prazo, ameaças de inundação, incêndios ou até mesmo desastres naturais.
A partir daí, dá para perceber como a segurança também faz parte da contenção de custos em uma empresa. Ou você consegue imaginar uma quantia pequena de indenização aos clientes se suas informações forem perdidas ou invadidas?
Nós só conseguimos ver empresas falindo e sendo processadas por falta de segurança com o armazenamento das impressões contendo dados importantíssimos de clientes.
Menos impressoras e suprimentos
Em vez de precisar manter diferentes impressoras para cada departamento, centralizando os serviços de impressão em um local que requer menos impressoras para oferecer suporte a toda a organização. Isso significa menores custos de operação e manutenção.
Menos suprimentos serão necessários se houver menos impressoras, haverá menos suprimentos para que haja economias substanciais em tinta, toner e outros consumíveis.
Por fim, essas são apenas algumas das maneiras pelas quais os escritórios estão cortando custos usando um software de outsourcing de impressão. A melhor maneira de determinar o quanto sua empresa economizara é conduzir uma auditoria.
Avalie a atual infraestrutura de impressão da empresa e identifique as áreas em que ela pode economizar terceirizando ou centralizando a impressão. Os resultados da auditoria irão surpreendê-lo.
E se você tem alguma experiência com software de outsourcing de impressão, deixe um comentário. Teremos muito prazer em conhecer e responder você!
