Quando se está a frente de uma empresa, o maior desejo é que suas operações de força de trabalho sejam eficientes e eficazes. No entanto, isso é mais fácil desejar do que fazer. É típico que a produtividade diminua e não flua quando não existe um sistema de automação de fluxo de trabalho adequado.
Felizmente, existem etapas que você pode seguir para aumentar a produtividade e melhorar o gerenciamento do fluxo de trabalho.
1. Delegar mais responsabilidades
Quando seus funcionários já estão desacelerando no departamento de produtividade, pode ser contra seu instinto dar a eles mais responsabilidade. No entanto, quando você dá aos seus funcionários mais responsabilidade, isso pode melhorar a produtividade porque os torna mais investidos em resultados.
Quando seus funcionários sentem que têm propriedade sobre seus projetos, eles se esforçam mais em seus empreendimentos. Isso tem a vantagem adicional de permitir que você faça outras funções sozinho, porque não precisa se preocupar com o microgerenciamento de seus funcionários.
2. Organize o escritório
Saiba que um local bagunçado leva a uma mente confusa. Quando o escritório está desordenado com papelada em todo o lugar, documentos e arquivos desorganizados, não só fisicamente, como internamente nos computadores e softwares, dificultando a localização de arquivos, ele automaticamente interrompe a produtividade.
Ser organizado tem muitos benefícios, incluindo uma redução na quantidade de tempo que se procura por um item, juntamente a um ambiente livre de estresse. Manter-se organizado muitas vezes parece um empreendimento mais difícil do que o próprio projeto em que sua empresa trabalha, mas se você trabalhar um pouco a cada dia, ficará surpreso com a facilidade com que a organização se tornará um hábito.
Organizar seu escritório não significa apenas limpar seu espaço de trabalho. Isso também significa organizar e programar seu tempo. Quando você está organizado com agenda e compromissos, é menos provável que perca tempo, podendo se concentrar mais facilmente em seus projetos. Você também se tornará uma pessoa muito mais confiável e com quem seus colaboradores e superiores poderão contar.
Faça a seus colaboradores e você mesmo um favor, organizando o espaço do escritório. Considere implementar uma política que impeça a desordem nas mesas e contratar uma empresa para gerenciamento todos os documentos da empresa, para manter tudo em ordem. A utilização de software de automação de fluxo de trabalho, também irá ajudá-lo a reduzir o uso de papel ou até mesmo a ficar completamente sem papel.
3. Meça sua produtividade
Você não pode determinar se o seu fluxo de trabalho está indo mais fácil ou mais difícil, se você não tiver um indicador a qual comparar. Tome medidas para saber exatamente o quanto sua empresa está sendo produtiva para poder usar esses dados para informar seus funcionários sobre como podem melhorar. Apenas o ato de medir a produtividade pode torná-lo mais produtivo, porque você está dando mais atenção ao seu trabalho.
4. Automatize o fluxo de trabalho
Muito tempo é desperdiçado em escritórios em processos que podem ser totalmente automatizados. Investir em um software de automação de fluxo de trabalho que agilize seus processos irá economizar horas de tempo na coordenação entre vários indivíduos. Escolha um sistema, que permitirá que você gaste menos tempo se preocupando com a papelada.
5. Concentre-se em uma tarefa de cada vez
Quando você está a frente de um negócio, há muitas tarefas que exigem sua atenção, muitas vezes, ao mesmo tempo. No entanto, quando você tem sua atenção em muitas frentes, você está na verdade fazendo nada. Concentre-se em concluir cada tarefa iniciada e incentive seus colaboradores a fazer o mesmo.
Iniciar tudo e não terminar nada não contribui para projeto algum. Se for necessário iniciar alguns projetos ao mesmo tempo, separe equipes específicas para eles e determine que cada projeto seja terminado.
6. Defina as prioridades
A produtividade é frequentemente sabotada pela incapacidade de priorizar adequadamente. Muitas tarefas são importantes, aliás quase todas, mas, apenas o tempo determina se uma tarefa é urgente.
Tudo é importante, se não, não faria parte do processo, projeto ou empreendimento de sua empresa. No entanto, organizar por prioridades ajuda o fluxo de trabalho na empresa. Perceba que esse ponto pode englobar três outros tópicos desse artigo – delegar funções, organização e cronograma.
Quando você define quais são as prioridades, dentro do urgente e o importante, você pode designar pessoas específicas para cada uma delas, e deixar outras por conta de outras tarefas. Isso é organização com estratégia. Você aloca pessoas em determinadas áreas para que cada tarefa seja realizada dentro do tempo previsto, ou seja, no prazo certo do seu cronograma.
É crucial ser capaz de distinguir entre esses dois tipos de tarefas e equilibrar seu tempo entre elas. E só porque uma tarefa não é urgente, não significa que não seja importante priorizar.
7. Concentre-se em comunicação
Um dos maiores vilões da produtividade é a falta de comunicação. Portanto, deve ser sua principal prioridade melhorar a comunicação entre sua equipe. Quando a comunicação não é clara, o trabalho desnecessário é feito, o tempo não é dividido eficientemente entre tarefas e os recursos são desperdiçados.
Você pode melhorar a comunicação utilizando um sistema baseado em nuvem para automatizar o compartilhamento de documentos comuns entre funcionários em tempo real. Além disso, concentrar-se na cultura de sua empresa e construir relacionamentos entre os trabalhadores ajudará a aumentar a compreensão e melhorar a comunicação entre o escritório como um todo.
É só observar o quadro atual da comunicação geral em sua empresa e procurar oportunidades para melhorar. Mantenha os olhos abertos para qualquer motivação decrescente, instrução pouco clara ou falha de comunicação.
Identifique os fatores que podem ou estão afetando a eficácia de seu processo ou fluxo de trabalho existente. Preencha as lacunas e crie uma versão melhor do seu processo de trabalho. Certifique-se de que seu fluxo de trabalho novo e aprimorado não tenha brechas.
8. Treinamento frequente
Quando os funcionários são treinados de acordo com as regras e processos da sua empresa, eles se sentirão mais confortáveis e menos intimidados pelo trabalho. Quando os funcionários são intimidados por sua carga de trabalho ou por um projeto atual, eles tendem a adiar e a perder tempo, perdendo eficiência e produtividade.
Mesmo que eles recebam o mesmo treinamento mais de uma vez, isso acalmará quaisquer preocupações que possam ter e torná-los mais confiantes e dispostos a lidar com projetos grandes e difíceis.
9. Tenha uma central de informações
Quando a empresa ou o escritório está em um ritmo frenético de trabalho, parar tudo para fazer perguntas parece quebrar o fluxo de trabalho dos outros e até mesmo o nosso. A troca de e-mails e a comunicação é fundamental, porém, se isso viesse de uma única fonte?
Se o gestor tiver que responder as questões de todos a todo momento o fluxo de trabalho realmente será comprometido. Por isso, uma maneira de evitar sobrecarga de perguntas é ter um lugar central para informações.
Já se perguntou a quem os colaboradores recorrem quando tem dúvidas? Monte um lugar, seja físico ou virtual onde todas as informações estejam disponíveis para sua equipe, onde todos possam atualizá-las e consultá-las.
Seja um documento ou um plano de projeto detalhado, levar alguns minutos aqui e ali para mantê-lo atualizado economiza muito tempo ao todo
Quando existe um sistema para compartilhar e armazenar informações, muitas falhas de comunicação e distrações desaparecem. E isso significa funcionários mais concentrados em toda a empresa.
10. Simplifique o máximo possível
Muita burocracia, regras e normas podem atrapalhar o fluxo de trabalho em sua empresa. Um projeto que tem que passar por 4 ou 5 pessoas antes de ir para o cliente ou ser finalmente aprovado demora muito e pode fazer os colaboradores perderem o foco.
Sabemos que qualidade é essencial, porém, ela deve estar aliada a praticidade e simplicidade. Organize as etapas de uma maneira que tudo seja o mais simples possível. Deixe o que é indispensável e retire o que desnecessário, a simplicidade trará clareza aos processos. Tenha certeza disso.
11. Tenha um cronograma com prazos
Ter um cronograma claro é importante. Isso ajudará sua equipe a se manter organizada e focada. Além disso, você deve listar datas para prazos de vencimento. Cronogramas visuais permitem que você apresente todas as atividades do seu projeto de maneira fácil. Para criar cronogramas visuais atraentes, você pode usar softwares especializados para isso.
12. Tenha uma boa gestão documental
Ter um gerenciamento de documentos é um passo na direção certa. Imagine a quantidade de tempo que sua equipe gastou procurando por um arquivo perdido. Quantas horas foram gastas para inserir informações em um sistema?
Quantas horas você afastou os colaboradores da equipe das tarefas que deveriam realizar para lidar com tarefas administrativas? Considere estas vantagens e invista em um software de gerenciamento de documentos.
Cria um único local para tudo
Um dos principais benefícios do uso de um sistema baseado em nuvem é que todos os documentos e materiais que sua organização precisa estão localizados em um só lugar. Claro, isso também significa que é acessível de qualquer lugar. Isso significa que qualquer pessoa da equipe pode acessar informações em um sistema comum sem problemas.
Segurança aprimorada
Esta é uma das razões mais importantes para gerenciar os documentos. A segurança é maximizada quando você se move em direção a um sistema baseado em nuvem ou sistema de arquivamento central bem estruturado, com ampla segurança embutida. Dessa forma sua empresa não apenas atende às novas e crescentes leis de privacidade para documentos e informações, mas também garante que você possa controlar e acompanhar quem acessa o quê.
Fluxos de trabalho simplificados
Uma boa gestão documental fará toda a diferença no seu fluxo de trabalho empresarial. Ela impede misturas de documentos que podem ocorrer quando vários funcionários armazenam o mesmo arquivo em locais diferentes, permitindo que eles colaborem no mesmo documento simultaneamente.
Isso garante que todos estejam trabalhando no arquivo mais atualizado, e o tempo que teria sido gasto no encaminhamento de documentos e conversas através de alterações pode ser direcionado para atividades mais valiosas.
Uma gestão de documentos também pode oferecer controle de versão, permitindo que versões mais antigas do documento sejam recuperadas caso sejam feitas alterações incorretas ou não autorizadas.
Além disso, um gerenciamento de documentos ajuda a automatizar os fluxos de trabalho, reconhecendo os tipos de documentos e atribuindo o modelo de fluxo de trabalho apropriado.
Isso facilita muito o processamento de documentos – os documentos são roteados imediatamente para o próximo funcionário da cadeia, uma vez processado, sem que ninguém precise levantar de sua mesa, economizando tempo precioso e reduzindo drasticamente os erros de processamento, como a entrada de dados múltiplos.
A gestão de documentos pode conduz efetivamente o processo de verificação de faturas usando maneiras diversas para adicionar automaticamente documentos à lista de tarefas do próximo funcionário, não exigindo trabalho extra, por parte do colaborador e garantindo que nenhuma etapa do processo realizado seja perdida.
13. Faça algumas pausas
Estudos mostram que fazer intervalos regulares melhora o fluxo de trabalho e a capacidade de se concentrar em tarefas prolongadas. Refresque sua mente dando um pulo até a sala do café ou pegando um lanche rápido. Recarregue-se fazendo uma caminhada de 20 minutos ou alongando-se a cada poucas horas.
O fluxo de trabalho em sua empresa mudará ao permitir que os colaboradores tenham pausas frequentes. Muito mais do que permitir, deve haver um incentivo aos funcionários para que deem a si mesmo essa pausa.
14. Se possível, use tela dupla
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É claro que não é possível para todos usarem duas telas devido ao espaço da mesa em seu escritório ou baia, mas se você pode usar duas telas, simplesmente o faça.
É uma maneira muito mais rápida de trabalhar. Você poderia, por exemplo, ter o projeto em uma tela e o e-mail ou conversa online com equipe aberta em outra. Você pode dividir e organizar melhor seu trabalho.
Com tudo, é importante ressaltar que algumas pessoas trabalham mais rápido com uma tela, principalmente devido à prática. Por isso, a ideia é indicar maneiras de melhorar o fluxo de trabalho, porém, de forma que permita conforto e rapidez. É preciso avaliar o que funciona para sua equipe, ou para cada funcionário individualmente.
Um fluxo de trabalho bem ajustado é também uma maneira útil para mapear as tarefas diárias dos membros da equipe e remover qualquer excesso ou obstáculo. Um fluxo de trabalho eficiente ajuda a impor as práticas operacionais de sua organização de tarefas simples a complexas.
O escopo do seu fluxo de trabalho pode variar de um ou dois funcionários no local a um grupo grande com vários locais.
Um fluxo de trabalho só funciona adequadamente quando regras definidas são colocadas em prática. Realizar negócios com diretrizes específicas aumenta a velocidade de trabalho e melhora a qualidade.
Um sistema eficaz de fluxo de trabalho leva ao aumento da produtividade em toda a organização.
Antes de criar ou revisar seu processo de negócios, é importante entender o atual processo que você tem para garantir eficiência futura.
Como você pode ver, muitas medidas que você pode tomar para aumentar a produtividade e melhorar o fluxo de trabalho de sua equipe. E se você estiver procurando um software para consolidar essas orientações, saiba que a gestão de documentos é a melhor maneira de começar.
E se você ainda tem alguma dúvida ou quer nos contar como funciona o fluxo de trabalho na sua empresa, deixe um comentário. Teremos muito prazer em responder!
