Em 2018, a indústria de impressão continuou a enfrentar as duras realidades da interrupção digital. Enquanto a HP continua a fortalecer sua liderança em um mercado cada vez mais comoditizado, tradicionais empresas de copiadoras, continuam adotando abordagens diferentes para reter a relevância.
Seja qual for o resultado, a indústria deve continuar adotando as seguintes tendências que definirão sucesso daqui para frente. Pensando nisso, trouxemos algumas considerações juntamente à boas novidades para o mercado do outsourcing de impressão. Confira cada uma delas!
A importância de uma estratégia de gerenciamento de impressão
Apesar de um ambiente operacional volátil, a maioria das empresas continua a experimentar o crescimento da impressão dentro e fora de sua organização, levando à pressão para dimensionar corretamente suas frotas de impressão.
Da mesma forma, muitas empresas se veem fazendo mais impressões coloridas no escritório, o que é especialmente importante para os custos gerais de impressão, já que as impressões coloridas custam 5 a 10 vezes mais do que as impressões em preto e branco.
Além desses custos cada vez maiores, muitas empresas se envolvem com vários fornecedores para hardware, suprimentos e reparos de impressoras.
O gerenciamento desses relacionamentos e o processamento de várias faturas criam custos desnecessários e aumentam a complexidade operacional de uma organização. Da mesma forma, muitas empresas não têm ideia do que estão gastando na impressão de escritório, já que os custos de suprimentos, serviços, hardware e suporte estão ocultos em várias linhas orçamentárias.
Uma boa estratégia vai gerar produtividade
A impressão também afeta diretamente a produtividade da sua organização. Entregar documentos no local certo, no momento certo, é o cerne de qualquer fluxo de trabalho. Impressoras ineficientes e envelhecidas muitas vezes se mostram propensas a falhas, prejudicando a eficiência do escritório.
Felizmente, uma estratégia na gestão de impressão bem implementada pode melhorar diretamente a produtividade. A manutenção preventiva combinada com um programa de reabastecimento automático garantirá que a sua frota funcione consistentemente, resultando em menos distrações para sua equipe devido ao tempo de inatividade da impressora causado por falhas mecânicas ou falta de toner.
Da mesma forma, a implantação dos sistemas de impressão corretos em locais de alto volume também pode aumentar a produtividade, assim como a retirada de equipamentos obsoletos ou ineficazes e a atualização da tecnologia da impressora para fornecer novas funcionalidades nos principais pontos de sua organização.
E consequentemente aumentará a produtividade da TI
Talvez a maior economia de custos possa ser encontrada em um departamento de TI mais produtivo. Recursos de TI internos são alguns dos recursos mais caros da sua organização. Não faz sentido usar esses recursos para consertar dispositivos mecânicos como impressoras.
Em vez de colocar em campo chamadas de usuários frustrados com problemas de impressoras, sua equipe de TI pode se concentrar em iniciativas importantes, como novas implantações e atualizações de software e segurança.
Uma infraestrutura de impressão ineficiente pode afetar diretamente a produtividade de seu departamento de TI.
Pesquisas indicam que, em algumas organizações, até 50% das chamadas ao suporte técnico estão relacionadas a interrupções na impressora. As impressoras fornecidas são itens de hardware mecânico.
Muitas dessas chamadas exigem que uma pessoa de TI inspecione a impressora. Se o problema da impressora estiver relacionado ao hardware, uma chamada de serviço de terceiros geralmente será necessária para corrigir a falha.
Várias marcas e modelos de impressoras agravam ainda mais esse problema. Cada modelo tem um driver de impressão e uma interface de usuário diferentes que devem ser atualizados de forma consistente junto com o sistema operacional.
No entanto, os maiores problemas são as impressoras dando impacto na produtividade de TI, com distração para seus recursos de TI caros e geralmente limitados.
Criar uma estratégia eficaz que otimize seus serviços de impressão pode ajudá-lo a controlar seus custos de TI e impulsionar a melhoria na produtividade da equipe de TI.
Cuidar do ambiente sempre será tendência
A impressão também pode ter um impacto significativo em nosso ambiente. O trabalhador de escritório médio consome 10 mil páginas de papel por ano. Como são necessários 60% de uma árvore para fabricar uma caixa de papel, cada trabalhador de escritório consome cerca de 1,2 árvores por ano.
Acrescente a isso os gases de efeito estufa emitidos pelos processos industriais usados na fabricação de papel, multiplicados pelo número de funcionários em sua organização e você rapidamente começa a ver o impacto potencial que a impressão pode causar no meio ambiente.
Sendo assim, partindo para as novidades e tendências, vejamos agora as 14 mais comentadas!
1. Impressão inteligente
Embora os departamentos de TI analisem de forma tradicional os requisitos das impressoras de uma organização, raramente esse é o uso mais produtivo de seu tempo ou recursos. Uma empresa de outsourcing de impressão desfruta de uma experiência profunda na análise de frotas de impressão de todos os tamanhos e configurações.
Eles também possuem especialização e conhecimento profundo na metodologia e na prática de consolidação de frota de impressoras de primeira linha para garantir que sua empresa implemente o equipamento certo a um preço acessível. Esta análise normalmente avalia todos os aspectos das necessidades de impressão da sua empresa, incluindo impressão, digitalização, cópia e fax.
2. Substituição imediata de máquinas ineficientes
Os provedores de serviços de impressão gerenciada podem identificar rapidamente quais máquinas estão com desempenho insatisfatório e recomendam substituições mais eficientes, o que reflete mais de perto as necessidades de sua empresa.
Anteriormente, a empresa identificava algo errado com seu maquinário e informava à empresa contratada.
Hoje o outsourcing de impressão possui especialistas experientes e que entendem como combinar dispositivos de impressão com necessidades de negócios e, principalmente, seus orçamentos.
3. Modernas impressoras locais
Um ponto novo e muito útil é sobre as impressoras locais. Normalmente, as impressoras locais provam ser ineficientes e, muitas vezes, mais caras de operar.
Geralmente, essas impressoras atendem apenas a um usuário e raramente são conectadas em rede, o que as torna ineficientes nos ambientes corporativos de hoje. Elas também costumam exigir cartuchos mais caros e adicionar complexidade ao gerenciamento de compras e estoques.
4. Estratégia no local da impressora
A localização de seu equipamento de impressão em áreas de fácil acesso para uma equipe ampla de funcionários demonstrou melhorar o fluxo de trabalho, maximizar a utilização do dispositivo de impressão e conter os custos gerais de impressão.
Equipamentos de impressão prontamente acessíveis ajudam a produtividade dos funcionários e a eficiência do fluxo de trabalho. Com demasiada frequência, é desperdiçado tempo caminhando pelo prédio ou em outro andar para coletar documentos impressos, impedindo que a habilidade de seus funcionários consiga seu trabalho.
O mercado do outsourcing de impressão tem pensando em tudo para fluidez do trabalho e otimização dos processos em cada empresa.
5. Impressão sem surpresas, tudo previsível
O mercado de outsourcing de impressão facilita seus custos de impressão, equipamentos e fornecedores, o que proporciona uma organização com transparência em todo o seu investimento em impressão.
A parceria com uma empresa de outsourcing elimina surpresas desagradáveis em torno da manutenção de equipamentos ou imprevisíveis custos totais de impressão.
6. Automatizando abastecimento sem intermediários
A eliminação da necessidade de solicitar manualmente cartuchos de toner por meio de um contrato com uma empresa de outsourcing de impressão reduz a interrupção do fluxo de trabalho devido a incidentes de falta de estoque de toner.
A empresa monitora seus dispositivos e automatiza as remessas de toner acionadas pelos sensores internos da impressora, que detectam situações de pouco toner, garantindo que sua equipe continue produtiva, eliminando o tempo de inatividade do equipamento de impressão causado por interrupções de fornecimento.
7. Impressão remota
Graças à impressão móvel, seus funcionários poderão imprimir remotamente a partir de locais externos, de qualquer dispositivo da sua frota de equipamentos. Esse suporte aumenta a produtividade e o acesso a informações, independentemente da localização geográfica.
Agora, seus funcionários não precisam entrar no escritório para imprimir documentos importantes, e outros funcionários não precisam perder tempo precioso procurando o documento certo para imprimir para eles.
Se a sua empresa adota um ambiente de impressão móvel, a gestão da empresa de outsourcing pode ajudar a implementar, manter e oferecer suporte de solução de problemas de impressão remota.
8. Treinamento e Suporte de Help Desk
Os departamentos de TI estão frequentemente concentrados em suas principais tarefas. Treinar funcionários em impressoras operacionais e corrigir seus problemas de impressão raramente é sua principal prioridade.
Os provedores de serviços de impressão gerenciados podem fornecer treinamento abrangente da equipe e suporte contínuo ao suporte técnico para problemas de impressão.
9. A Inteligência Artificial entrará na jogada
Os serviços inteligentes de tecnologia no local de trabalho começarão a alavancar a inteligência artificial.
Em 2018, surgiram algumas capacidades rudimentares de reconhecimento de voz para impressoras inteligentes e multifuncionais. Podemos esperar ver melhorias em 2019.
O momento dependerá em grande parte de parcerias com empresas como o Google e a Amazon, por exemplo.
Para os fabricantes tradicionais de impressão, que precisam ser mais relevantes no futuro local de trabalho, o desenvolvimento de capacidades nessa área será fundamental.
10. Dados na nuvem será mais explorado
O outsourcing de impressão armazenado em nuvem se tornará mais proeminente, reduzindo as cargas associadas ao gerenciamento de impressão. Gerenciar a impressão no local é caro.
Por exemplo, mover o gerenciamento para a nuvem permite que os trabalhos de impressão sejam enviados a um servidor de impressão virtual, em vez de vários servidores no local. Alguns fornecedores já deram passos nesse sentido, como a Lexmark e a Xerox, que anunciaram recentemente serviços de impressão baseados na nuvem.
Os serviços na nuvem oferecem parceiros de canal, procurando melhorar a lucratividade e aprofundar o relacionamento com os clientes, uma abordagem flexível e de baixo custo, e o acesso ao mercado de pequenas e médias empresas. 2019, sem dúvida, verá mais do mercado de outsourcing de impressão estenderem suas ofertas tradicionais para a nuvem.
11. Menos papel
Sabemos que a impressão sempre existirá. A impressão continua sendo importante para os negócios diários de 78% das empresas de usuários finais e 64% esperam que ainda seja assim em 2025. Outros estudos recentes mostraram consistentemente que o escritório, totalmente sem papel é irrealista e indesejável.
Ao mesmo tempo, a crescente digitalização do trabalho significa que os volumes de impressão continuarão a declinar em 2019, à medida que as empresas se tornarem menos dependentes do papel. Os especialistas estão prevendo uma coexistência pacífica entre o mundo digital e a empresa sem papel.
Isso significa que o mercado de outsourcing de impressão que ainda dependem de vendas baseadas em produtos precisarão ajustar sua estratégia. Muitos fornecedores já estão fazendo isso, passando de vendas de alta margem de lucro, baixa margem para vendas consultivas, que oferecem maior valor aos clientes e, em última análise, são mais recompensadoras para os fornecedores e para as empresas que estão mudando a maneira como as impressoras e impressões são vistas.
Esses dispositivos não ficam mais no canto para serem usados ocasionalmente para imprimir um documento qualquer – eles são parte integrante de um fluxo de trabalho de documentos, gerenciando e armazenando esses documentos com a ajuda de sistemas de computação integrados .
Em outras palavras, o outsourcing de impressão agora pensa menos sobre os produtos por conta própria e mais sobre os produtos como parte de um serviço ou solução mais abrangente.
12. Ampliar suas habilidades e competências
Embora o outsourcing de impressão seja visto como um facilitador-chave da transformação digital, os gestores de impressão que oferecem o serviço básico sem ampliar suas competências e serviços em outras áreas ficarão para trás.
Os provedores devem procurar abordar preocupações de negócios mais amplas, como automação do fluxo de trabalho, segurança e montagem e colaboração de documentos eletrônicos. Para isso, eles precisam aprofundar suas competências em software, mobilidade, segurança e investir em software de gerenciamento de serviços que aprimore sua proposta de valor nessas áreas.
Isso não apenas fornecerá novos fluxos de receita ao em um mercado cada vez mais competitivo, mas também relacionamentos mais profundos com as empresas que os contrataram.
13. Novas parcerias estão chegando
As empresas de outsourcing de impressão que buscam desenvolver soluções e serviços além de seu core business não podem fazê-lo sozinhos. Durante 2019, a novidade é que os fornecedores de impressão buscarão estabelecer novas parcerias tecnológicas para criar competência em novas áreas e diversificar suas ofertas.
A expectativa é que a indústria de impressão se torne um ecossistema muito mais aberto nos próximos anos, em que os fornecedores são fortalecidos por sua colaboração com outros.
14. Serviços de segurança vão aumentar
A segurança dos documentos impressos é uma das principais preocupações de todas as empresas, especialmente as que ainda dependem muito de papel. O cenário de Serviços de Impressão Gerenciados, revela que a segurança está na vanguarda da agenda do outsourcing de impressão, com muitos provedores expandindo suas capacidades em serviços de segurança e monitoração de documentos.
Adicionar serviços de segurança gerenciada ao seu portfólio é outra maneira de empresas de outsourcing de impressão expandirem suas ofertas principais e garantirem sua lucratividade e influência futuras.
Para esse fim, eles devem fazer parceria com provedores de tecnologia de segurança que tenham as ferramentas e habilidades necessárias para oferecer serviços integrados de segurança de impressão e TI.
Por fim, o mercado de outsourcing de impressão está tão ativo e em alta como jamais esteve, por isso, vale a pena conhecer e contratar este serviço.
Conte pra gente, como andam suas expectativas sobre o mercado de outsourcing de impressão. Deixe um recado que nós adoraríamos responder!
