Todo negócio, independente de sua estrutura ou segmento, objetiva reduzir os custos. Afinal, quanto menores são os custos de uma operação, maior será a sua rentabilidade e maiores serão os resultados dessa empresa.
Para instituições de ensino, a história não é diferente. É importante trabalhar para manter a melhor performance possível com um custo cada vez menor, adotando medidas tecnológicas para dar apoio à essa estratégia sem reduzir a qualidade do serviço prestado.
Pensando nisso, decidimos criar uma lista com algumas dicas para redução de custos em instituições de ensino.
Quer aprender mais sobre o tema? Continue a leitura.
Por que a redução de custos em instituições de ensino é importante?
Quando pensamos na redução de custos, precisamos ir além da ideia de que é apenas uma economia financeira.
Para gerir uma empresa, seja ela uma instituição de ensino ou uma indústria, por exemplo, é necessário ter um balanço de caixa interessante.
Pense comigo: uma empresa que tem um bom fluxo e volume de vendas, mas que ao mesmo tempo possui um grande gasto mensal para se manter aberta não está absorvendo todo o seu potencial rentável.
Quanto menores forem os custos no dia a dia, maior será a rentabilidade dessa empresa mensalmente, e a longo prazo isso poderá trazer frutos ainda mais interessantes.
No caso da adoção da tecnologia, por exemplo, além de reduzir os custos, as soluções como softwares de gestão permitem a melhora diária da performance da empresa e, se for de seu interesse, é capaz de tornar o negócio escalável, aumentando ainda mais sua rentabilidade por custos e investimentos menores.
A redução de custos também permite que as instituições de ensino sejam capazes de otimizar seus investimentos: se são reduzidos os gastos em áreas que até então eram supérfluas para a instituição, será possível usar esse mesmo recurso para questões muito mais estratégicas, que irão fazer a diferença e trazer resultados mais significativos para o negócio.
Quais são os maiores desafios da gestão de uma instituição de ensino?
A gestão de uma instituição de ensino conta com muitos desafios. Basta avaliarmos a realidade da administração desses estabelecimentos: gerir não só os funcionários e professores, como também os alunos, é uma tarefa extremamente delicada, que exige uma atenção minuciosa aos detalhes.
Dentro das instituições de ensino também é possível se deparar com uma grande quantidade de documentos e papéis no dia a dia. A organização desses materiais é um desafio porque, ao mesmo tempo que todos precisam estar guardados e devidamente protegidos, também precisam estar em fácil acesso para consultas sempre que necessário.
O resultado disso é a dificuldade de encontrar um processo de armazenamento e organização que consiga abraçar essas duas necessidades.
4 dicas para redução de custos em instituições de ensino
As medidas de redução de custos em instituição de ensino são fundamentais para, como dito anteriormente, manter o negócio cada vez mais rentável e lucrativo.
No entanto, é importante que essas medidas não impactem na qualidade do trabalho administrativo.
Esse é um dos principais cuidados necessários para adoção das medidas que iremos pontuar a seguir.
1. Tenha um planejamento orçamentário
O primeiro passo para reduzir custos é ter um bom planejamento. É preciso avaliar quais aspectos do dia a dia e do planejamento poderão afetar a metodologia, dinâmica e rotina financeira da instituição.
Nesse contexto, é interessante avaliar, por exemplo, se estão sendo oferecidas horas-aula em quantidade superior ao exigido pela legislação, e se, caso isso esteja acontecendo, identificar se a remuneração está de acordo com esse calendário de aulas.
Avalie também se o planejamento de aulas está adequado, evitando sempre aquelas “janelas” entre as disciplinas do dia.
Para manter um orçamento diferenciado e estratégico, é interessante considerar práticas que engajem os profissionais e que ajudem a otimizar o uso dos recursos oferecidos pela instituição de ensino.
2. Utilize a tecnologia a seu favor
A tecnologia pode ser uma excelente aliada no processo de redução de custos em instituições de ensino.
Ferramentas como a Xerox DocuShare, por exemplo, permitem melhorar a performance dentro da instituição e reduzir os custos de várias maneiras:
- a DocuShare permite que a gestão de documentos seja feita online, através de uma plataforma inteligente que garante a organização de papéis e informações na nuvem;
- a gestão de documentos na nuvem reduz a necessidade de imprimir documentos no dia a dia. O compartilhamento inteligente entre colaboradores, clientes e parceiros pode ser feito virtualmente, reduzindo ainda mais a necessidade de imprimir documentos;
- a DocuShare também permite otimizar os processos internos da instituição de ensino, fazendo com que a equipe esteja mais alinhada e não perca tempo em tarefas que são desnecessárias;
- a DocuShare também permite integração com o sistema financeiro da instituição de ensino, fazendo com que a administração tenha mais controle dos gastos, ganhos, pagamentos mensais e inadimplências, por exemplo.
3. Otimize processos internos
Como dito anteriormente, a otimização de processos internos pode ajudar a reduzir o tempo da equipe gasto em tarefas que são desnecessárias, ou a encontrar gargalos que estão atrapalhando a performance dos colaboradores.
Com a otimização dos processos internos, a equipe terá que fazer menos esforços desnecessários, garantindo tempo hábil suficiente para ser mais estratégico e melhorar a performance no dia a dia.
A otimização de processos também vai ajudar diretamente na redução do uso de matéria-prima, que citaremos a seguir.
4. Reduza o consumo de matéria-prima
Um outro detalhe que impacta diretamente na redução de custos da instituição de ensino é a redução do consumo de matéria-prima.
Como dito anteriormente, instituições de ensino costumam ter um fluxo de documentos impressos muito elevado: a maior parte da comunicação e das informações do dia a dia costumam ser impressas para armazenamento.
Com a adoção de um sistema de gestão, por exemplo, é possível manter grande parte dos documentos armazenados em pastas na nuvem, devidamente organizadas, de fácil acesso, reduzindo a necessidade de imprimir documentos e utilizar matéria-prima, como tinta da impressora e papéis, mantendo esses insumos apenas para o que for estritamente necessário.
Para aprender a aplicar a redução de custos em instituições de ensino, é necessário avaliar quais são as necessidades do negócio, onde estão os gargalos e o que está aumentando os gastos todos os meses.
A tecnologia, como dito, é uma boa alternativa para reduzir esses custos e garantir a otimização do tempo e dos processos internos. Quer aprender mais sobre isso, confira nosso artigo que explica porque o Xerox DocuShare é a melhor alternativa do mercado.