A necessidade de modernizar e melhorar a rotina dentro das empresas, instituições de ensino e hospitais, por exemplo, está cada vez mais evidente.
Hoje, é inegável que a tecnologia pode auxiliar diretamente na produtividade dessas organizações, reduzindo os gargalos ao longo dos processos, melhorando a performance da equipe e até automatizando algumas tarefas.
Para conseguir fazer essa mudança, no entanto, é preciso contar com o apoio de uma ferramenta diferenciada, capaz de atuar na gestão de todas as áreas da empresa, e é aqui que entra a Xerox DocuShare, uma ferramenta criada pela grande Xerox para auxiliar empresas dos mais diversos segmentos a melhorarem suas rotinas.
O que é o Xerox DocuShare?
O DocuShare, ferramenta desenvolvida pela Xerox, foi pensado na necessidade de tornar o dia a dia das empresas muito mais eficiente. O software foi projetado com recursos intuitivos, conveniência e flexibilidade, capaz de se adequar às diferentes necessidades das empresas.
Nesse sentido, é possível que a plataforma, apesar de ser a mesma, seja diferente para cada instituição: é possível criar fluxos de trabalho e otimizar as funcionalidades de acordo com as necessidades de cada uma das empresas.
A ferramenta permite que seja feita:
- gestão de documentos;
- automação do setor de qualidade;
- automação do setor contábil;
- automação do setor jurídico;
- automação do setor financeiro;
- automação das operações.
Ainda, é possível melhorar o dia a dia da empresa através de um diagnóstico dos gargalos do processo ao longo da realização das tarefas. Esse diagnóstico mostrará quais são os problemas mais frequentes na sua empresa e onde estão os pontos de maior dificuldade na rotina dos seus funcionários.
Com isso, é possível criar estratégias dentro da ferramenta para resolver os problemas, como a criação de fluxos de trabalho, criação de lista de responsáveis por cada tarefa, definição de autorizados para acessar determinados documentos e muito mais.
Para quem é indicado?
O Xerox DocuShare é uma solução indicada para empresas de todos os setores, que necessitam melhorar a gestão de forma automatizada e tecnológica.
A solução é comumente utilizada em hospitais, instituições de ensino e indústrias.
Como funciona?
Através do Xerox DocuShare, é possível:
- compartilhar documentos e informações com equipe, clientes e empresas parceiras;
- armazenar e gerenciar informações na nuvem ou em uma central no local;
- utilizar de recursos intuitivos capazes de atuar diretamente nas necessidades da sua equipe, ajudando a tornar a rotina de trabalho ainda mais eficiente;
- conseguir encontrar informações através da ferramenta de busca e marcações avançadas;
- descomplicar os processos de gestão de documentos de forma mais eficiente, através do fluxo de trabalho mais automatizados;
- possibilidade de capturar documentos de diversas origens, seja digital, em papel ou através de aplicativos.
Quais são os benefícios?
O Xerox DocuShare é uma ferramenta que traz diversos benefícios para as empresas que investem na tecnologia. Através da gestão inteligente de documentos, tarefas e processos, é possível melhorar a performance e transformar a rotina.
Nesses benefícios, encontramos:
- possibilidade de contar com a integração de alternativas digitais da Xerox para digitalizar, armazenar e organizar documentos da empresa;
- possibilidade de melhorar o processamento de dados, ajudando na tomada de decisões de forma mais assertiva e inteligente;
- possibilidade de respostas rápidas e adequações necessárias para solicitações de auditoria e até de regulamentação legislativa para o setor;
- utilização de recursos intuitivos e componentes necessários capazes de automatizar os processos dos setores da empresa;
- garantia de segurança e proteção de informações confidenciais.
Um dos cases mais interessantes da DocuShare é a adoção do sistema pelo White Memorial Medical Center (WMMC), localizado em Los Angeles. O hospital precisava melhorar os processos internos e, com a melhora das rotinas, conseguiram ter um dia a dia mais organizado e atuarem de forma mais eficiente na assistência dos pacientes.
Como é o processo de venda consultiva?
A News Service atua através de uma venda consultiva. Nesse processo de venda, os consultores passam a ter um contato direto com os possíveis clientes para entender quais são as suas necessidades e quais são os gargalos enfrentados no dia a dia da empresa.
Através desse contato, é possível identificar onde estão os pontos de tensão dentro do processo da empresa nas mais diversas áreas, quais são as necessidades e como a ferramenta pode se adequar a cada uma delas para melhorar a performance.
Como dito anteriormente, a DocuShare é uma ferramenta flexível. Por isso, a consultoria ajudará a formatar a plataforma de acordo com as necessidades de cada uma das empresas, atuando diretamente nos processos internos do negócio.
Para contratar a ferramenta, é necessário entrar em contato com a News Service. Os consultores especializados irão ajudar a encontrar as melhores alternativas para a sua realidade.
