Manter as rotinas organizadas dentro da empresa é fundamental para garantir uma boa produtividade e aumentar a rentabilidade do negócio.
A organização de rotinas, no entanto, é algo que vai além da empresa: precisa ser parte da cultura da instituição, e ser algo aplicado pelos colaboradores para manter a qualidade de vida no ambiente de trabalho, o bem estar e a melhora do desempenho.
Pensando nisso, decidimos explicar quais são as melhores práticas para manter a rotina organizada e melhorar a produtividade dentro da empresa.
Confira!
Como a organização de rotinas pode melhorar a produtividade?
Manter uma rotina organizada pode influenciar positivamente no dia a dia da empresa, melhorando a performance e aumentando a produtividade.
Isso acontece porque, uma vez que a rotina está organizada, é possível observar um ambiente de trabalho com menos estresse e menos retrabalho: com tarefas planejadas, atividades organizadas, será mais difícil sobrarem coisas para a última hora.
A tranquilidade para realizar o trabalho através de uma rotina organizada significa, também, calma e tranquilidade para execução das tarefas, o que reduz a necessidade de retrabalho.
O aumento da produtividade é proveniente da organização: através dela, gerimos melhor o nosso tempo e conseguimos ser mais produtivos. Sem se atrapalhar com tantas tarefas, é possível estabelecer quais são as prioridades do dia e desenvolvê-las dentro do prazo.
A qualidade do trabalho também é uma consequência da redução do estresse, do retrabalho e do aumento da produtividade: um profissional que se encontra nesse momento de organização da rotina entregará um trabalho com muito mais qualidade.
Como organizar as rotinas nos mais diversos setores?
Para garantir a organização de rotinas dentro de toda empresa, é preciso estabelecer essa prática na cultura da empresa e se atentar para que todos os colaboradores cumpram com essa premissa.
1. Estabeleça as prioridades
O primeiro passo para conseguir ter uma rotina mais organizada é estabelecer as prioridades.
A nível institucional, seria avaliar quais são os objetivos da empresa, estabelecer as metas e manter essas prioridades alinhadas com todos os colaboradores.
A nível individual, dentro da rotina de trabalho de cada funcionário, independente do setor, é necessário criar a mentalidade de tarefas organizadas por prioridades, através de uma lista, do mais urgente ao que não é necessariamente necessário naquele dia.
Dessa forma, os colaboradores trabalharão seguindo uma sequência de tarefas mais urgentes, entregando tudo o que é mais importante diariamente, dentro do prazo.
2. Realize pausas
A realização de pausas durante a rotina de tarefas é fundamental. Essa sugestão pode parecer um pouco inusitada, mas ela ajuda a melhorar a concentração e a performance.
O ideal é descansar um pouco após a realização de uma atividade, seja para beber água, tomar um café, alongar ou ir ao banheiro.
Esse tipo de cuidado fará com que o colaborador consiga finalizar uma tarefa, ter um momento de respiro e começar a seguinte com muito mais concentração e tranquilidade.
3. Foque em uma coisa só
Para evitar a dispersão e conseguir executar cada tarefa da melhor forma possível, é preciso focar em uma coisa só.
É muito comum que tentemos atuar abraçando multitarefas, mas a melhor forma de garantir a produtividade e o bom desempenho dentro da empresa é, de fato, focar em uma atividade por vez, e executá-la da melhor forma possível.
4. Aproveite de recursos tecnológicos
Para conseguir organizar o dia a dia e manter uma rotina cada vez mais produtiva, é interessante abraçar as soluções tecnológicas.
Hoje, existem diversos tipos de softwares e ferramentas para organização de tarefas, mensuração de tempo gasto em cada tarefa e definição de prioridades do dia.
Além disso, existem também plataformas gratuitas, como Google Agenda, para organizar os compromissos e até mesmo as tarefas em blocos de tempo ao longo do dia de trabalho.
5. Liste as tarefas do dia
Como dito anteriormente, estabelecer prioridades é fundamental. Por isso, é preciso que você estabeleça uma lista de atividades antes de qualquer coisa: crie uma lista com tudo que precisa ser feito no dia ou ao longo da semana, por exemplo, e estabeleça as prioridades de cada uma delas de acordo com os dias da semana e o tempo disponível de trabalho.
6. Avalie as últimas semanas
Uma forma de melhorar a produtividade e otimizar a organização de rotina dentro da empresa é avaliando o desempenho nas últimas semanas. Nesse contexto, é necessário que você reveja como foram as entregas nas últimas semanas, quais foram os gargalos e dificuldades e, a partir daí, conseguir traçar um caminho muito mais eficiente na semana que está começando.
Avalie questões como:
- todas as tarefas planejadas foram realizadas?
- as horas de trabalho estipuladas foram respeitadas?
- a quantidade de tarefas me deixou sobrecarregado?
- houveram alguns imprevistos ao longo da semana?
Isso irá ajudar a identificar se existem possíveis problemas no processo da empresa e, a partir de então, estruturar uma estratégia para resolvê-los e melhorar a produtividade.
7. Mantenha o local de trabalho organizado
Um outro detalhe que faz toda a diferença na organização de rotinas e melhora da produtividade é manter o local de trabalho organizado e sempre bem iluminado.
Pode parecer uma besteira, mas esses detalhes ajudam a melhorar a concentração, encontrar com facilidade documentos e informações e, ainda, trazer mais clareza mental para os colaboradores.
Para isso:
- organize o espaço diariamente, para evitar que a bagunça se acumule;
- retire tudo o que não ajuda na execução do trabalho, para liberar espaço na mesa e melhorar a organização;
- organize os documentos com pastas e identificados para facilitar na hora da consulta.
A organização de rotinas é algo que vai além da empresa. Claro que, para estimular o comportamento, é necessário que essa característica esteja intrínseca nos valores da empresa. No entanto o ponto chave é o colaborador: aqueles que conseguirem manter uma rotina mais organizada, certamente terão uma produtividade mais elevada.
Um dos fatores que melhoram o dia a dia, como citado anteriormente, é a adoção de ferramentas tecnológicas para estimular a organização e facilitar a realização das tarefas.
Para quem está pensando em investir nesse tipo de solução, a alternativa mais interessante do mercado atualmente é a Xerox DocuShare, uma ferramenta da Xerox que é totalmente adaptável às necessidades de cada empresa.
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