No dia a dia da indústria, é comum que a circulação de papéis seja imensa. Desde pedidos à ordens de produção, notas fiscais e comprovantes de pagamento, vários materiais se embaralham no setor administrativo, e precisam ser devidamente organizados para garantir não só sua integridade física, como também a facilidade para serem encontrados sempre que for necessário realizar uma consulta.
Por isso, a gestão de documentos industriais é necessária. É preciso que os gestores consigam localizar os documentos com praticidade e garantam que a equipe consiga fazer o mesmo.
Quer entender mais sobre esse tema? Continue a leitura.
Por que é importante realizar a gestão de documentos industriais?
A gestão de documentos industriais é importante por diversos motivos, e pode trazer benefícios variados para o negócio.
Dentre seus benefícios, estão:
- a melhora dos processos da empresa;
- facilidade para encontrar dados importantes;
- melhora na produtividade dos colaboradores, que agora não demandam tanto tempo para buscar por documentos e podem ser mais estratégicos e produtivos;
- redução de custos da empresa;
- padronização dos procedimentos operacionais do negócio.
Quais são as normas e regulamentações que precisam ser seguidas?
Existem alguns documentos que precisam ser guardados dentro de um período específico, e esse é um dos pontos mais importantes da gestão de documentos.
Documentos tributários
- Imposto de renda (IR): 5 anos;
- Livros fiscais e contábeis: 5 anos;
- Contribuição social sobre lucro líquido (CSLL): 5 anos;
- Programa de integração social (PIS): 5 anos;
- Contribuição para financiamento da seguridade social (COFINS): 5 anos;
- Simples Nacional: 5 anos;
- Notas fiscais, recibos e comprovantes de lançamentos: 5 anos;
- Declaração de ajuste anual (declaração e comprovante de lançamentos): 5 anos;
- Declaração anual do simples nacional (DASN): 5 anos;
- Declarações DIPJ, DCTF, Dirf: 5 anos;
- Sistemas eletrônicos de dados de escrituração fiscal ou contábil: 5 anos.
Documentos trabalhistas e previdenciários
- Fundo de garantia do tempo de serviço (FGTS): 30 anos;
- Guia de recolhimento do FGTS e informações à previdência social (GFIP): 30 anos;
- Guia de recolhimento rescisório do FGTS e da contribuição social (GRFC): 30 anos;
- Folha de pagamento: 10 anos;
- Sistemas eletrônicos de dados trabalhistas e previdenciários: 10 anos;
- Contribuição previdenciária (GPS): 5 anos;
- Contribuição sindical (GRCSU): 5 anos;
- Recibo de pagamento de salário, férias, 13° salário e controle de ponto: 5 anos;
- Cadastro geral de empregados e desempregados (CAGED): 5 anos;
- Relação anual de informações sociais (RAIS): 5 anos;
- Termo de rescisão do contrato de trabalho, pedido de demissão e aviso-prévio: 2 anos;
- Contrato de trabalho: prazo indeterminado;
- Livro ou ficha de registro de empregado: prazo indeterminado.
Como melhorar o dia a dia da gestão de documentos industriais?
Existem alguns passos importantes que precisam ser tomados para realizar uma boa gestão de documentos industriais.
São elas:
Digitalização de documentos
A digitalização de documentos é um dos passos mais importantes para a gestão de documentos industriais. Considerando a quantidade de papéis que são gerados todos os dias dentro desse tipo de instituição, se torna muito atrativa a possibilidade de geri-los através do computador, evitando assim o acúmulo de documentos físicos pelo estabelecimento e melhorando, inclusive, a organização dos mesmos.
Organização dos documentos e padronização
Quando pensamos na organização dos documentos, seja através do uso de arquivos físicos ou através de softwares de gestão, é fundamental criar um sistema de organização e padronização para que os arquivos sejam devidamente classificados.
Além disso, esse sistema irá ajudar a aumentar a produtividade da equipe, que agora terá mais agilidade para encontrar cada informação sempre que for necessário.
Definição do prazo para cada documento
Um outro detalhe importante na gestão de documentos nas indústrias é a definição do prazo de validade de cada um deles.
Como explicitado anteriormente, existem alguns documentos que precisam ser guardados por um prazo determinado pelo Estado, e que poderão ser consultados alguns anos depois.
Quando for organizar os documentos da sua empresa, é importante organizar com os prazos de validade bem definidos, para descartar os que já “venceram” e saber quando alguns documentos precisam ser renovados, por exemplo.
Treinamento da equipe
Uma vez que os processos de organização forem definidos, é necessário treinar a equipe para reduzir as chances de acúmulo novamente.
Repasse com seus colaboradores informações como:
- o novo sistema de organização e documentos;
- os benefícios e motivos que levaram a escolha desse modelo;
- os tipos de categorias;
- os padrões;
- como buscar por documentos;
- como organizar os documentos que vão chegando no dia a dia;
- a importância de manter os documentos sempre organizados.
Uso de uma ferramenta de gestão
Por último, mas não menos importante, uma das recomendações para melhorar a organização dos documentos é abraçar a tecnologia e se aproveitar dessas soluções para melhorar a performance da empresa.
Hoje existem no mercado diversas alternativas que permitem não só a digitalização desses materiais, como também a organização dos processos internos da empresa.
A DocuShare, ferramenta da Xerox, é uma das alternativas mais interessantes do mercado, e pode ser utilizada por diversas empresas, incluindo grandes indústrias.
Extremamente adaptável para as necessidades de cada tipo de negócio, ela se mostrou a alternativa mais completa para quem quer gerir os documentos, melhorar a produtividade da equipe e aumentar os resultados!
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