A pandemia, sem dúvidas, movimentou todos os setores do mercado, e o ramo da saúde não ficou de fora. Nos hospitais, é necessário mudar o processo de trabalho para conseguir manter a organização dos documentos diante a altíssima demanda.
Além disso, é necessário garantir agilidade e transparência durante os tratamentos e junto aos familiares para tornar todo esse processo o menos desgastante possível.
No entanto, ainda é comum encontrarmos hospitais e clínicas médicas que não atualizaram sua forma de gerir e organizar documentos — e isso pode trazer diversos problemas a curto e longo prazo.
Pensando nisso, achamos importante falar sobre os erros de organização de documentos do hospital e outras organizações da área da saúde, além de trazer dicas e sugestões para melhorar a performance nessas áreas.
O aumento do fluxo de trabalhos e a organização de documentos no hospital
O efeito da pandemia dentro das instituições de saúde é claro: o aumento do fluxo de trabalho. Com a maior demanda dos pacientes, aumenta-se também a quantidade de papéis, relatórios, exames e prontuários fundamentais para o tratamento, não só dos que estão sofrendo com as consequências da pandemia, como também de outros cidadãos que estão acometidos por outras doenças.
Nesse momento, é fundamental que os hospitais estejam preparados para lidar com esse grande volume: eles precisam saber organizar corretamente os documentos para aumentar a agilidade, a eficiência e a segurança de todos. Papéis mal organizados podem, por exemplo, ser perdidos, expostos à altas ou baixas temperaturas, umidade e outros fatores que irão prejudicá-los e resultar na perda de informações relevantes.
O momento é de muito cuidado e delicadeza, e para que tudo dê certo, é preciso organizar os processos e alinhar todas as novas demandas com a sua equipe.
Quais são os erros de organização de documentos do hospital em tempos de pandemia?
São vários os possíveis erros de organização de documentos do hospital, principalmente em tempos de pandemia. No entanto, alguns são mais urgentes e podem ser resolvidos o quanto antes, através da revisão de processos internos e, muitas vezes, da adoção de ferramentas especializadas na organização e gestão desses arquivos.
1. Perda e danos nos papéis
Um dos erros mais comuns na organização de documentos no hospital é deixá-los desorganizados e suscetíveis a possíveis danos e perdas no dia a dia.
Papéis espalhados pela mesa, nos mais diversos ambientes, poderão sofrer não só ação do tempo, como também com:
- umidade, através de gotículas que podem ser derramadas em cima da superfície em que se encontram;
- danos físicos ao papel, no sentido de rasgos e amassados;
- ser confundido ou ser jogado fora junto com outros documentos que estavam no mesmo ambiente;
- desorganização de informações, possíveis confusões com documentos e protocolos trocados e até a perda desses dados de extrema importância.
2. Falta de organização
A falta de organização pode gerar diversos problemas, não só para os profissionais como também para o hospital enquanto instituição.
É fundamental que todos os documentos sejam devidamente guardados e preservados para garantir não só a integridade dos documentos de todos os tratamentos e atendimentos realizados na instituição, como também para levar segurança e tranquilidade a todos os pacientes.
Quando pensamos na falta de organização de documentos dentro de um hospital, ou qualquer instituição, batemos sempre na tecla da otimização de tempo: uma equipe em um hospital onde existe a gestão e organização de documentos adequada poderá ser muito mais eficiente e ágil em seu dia a dia.
No outro contexto, quando falamos de uma instituição onde não há a rotina de organização e gestão da papelada, é comum encontrarmos cenários em que os profissionais estão atrasados, ou passam muito tempo procurando por documentos importantes — tempo esse que poderia estar sendo usado de forma muito mais estratégica e produtiva para a empresa.
3. Falta de sigilo e segurança dos documentos
O sigilo e a segurança dos documentos é um fator importantíssimo e inquestionável, principalmente quando pensamos em hospitais e clínicas médicas.
No entanto, quando avaliamos um estabelecimento em que os documentos não são devidamente organizados e armazenados em segurança, é comum encontrarmos papéis distribuídos e perdidos entre setores, podendo inclusive vir a perda ou exposição de dados que não deveriam ser expostos a outros setores ou outras pessoas, por exemplo, quebrando totalmente a premissa básica do sigilo de informações entre instituição de saúde, pacientes e familiares.
4. Falta de responsáveis pré definidos
A falta de responsáveis pré definidos em cada processo e para acessar cada um dos documentos gerados dentro do hospital também pode ser um problema.
Como dito anteriormente, é comum que, em caso de falta de organização, o sigilo das informações também seja comprometido.
Com o uso de uma ferramenta de gestão de documentos, por exemplo, é possível definir exatamente quem são os profissionais responsáveis e autorizados a acessarem cada uma das informações ali presentes, de acordo com pacientes, setores ou tratamentos.
Por que é importante usar um sistema de gestão de documentos online?
O sistema de gestão de documentos online se tornou um braço direito para as instituiçõe sde saúde que querem manter os documentos devidamente organizados e protegidos, da melhor forma possível.
Através de um armazenamento na nuvem, feito com uma plataforma segura e extremamente eficiente, é possível acompanhar todo o progresso dos tratamentos, manter prontuários disponíveis a um só clique, definir ordem de tarefas e responsáveis e, mais do que isso, garantir a qualidade e a segurança de tudo o que está sendo feito dentro da instituição.
Muitas vezes, no entanto, não é fácil encontrarmos ferramentas capazes de atender às demandas específicas dos hospitais. Sabemos que cada clínica e hospital é diferente, possui processos diferentes e, por isso, exigem soluções também diferentes.
A boa notícia é que o Xerox lançou uma plataforma que se adapta às necessidades de cada empresa, entregando soluções de gestão em todos os setores necessários em um só lugar, com segurança, registros de atualizações, registros de acessos, criação de lembretes, criação de fluxo de trabalho, definição de responsáveis e outros detalhes importantíssimos para o bom funcionamento das instituições. A ferramenta se chama Xerox DocuShare e pode ser utilizada nos mais diversos setores do mercado, desde a área de saúde, até uma grande indústria, por exemplo.
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