Se você é gestor de uma empresa, certamente já deve ter ouvido falar sobre a importância da otimização de processos.
Essa atividade é fundamental para melhorar não só a produtividade dentro da instituição, como trazer resultados melhores e reduzir os custos no dia a dia.
No entanto, ainda é comum encontrarmos empresários que não se atentam para esse detalhe, e acabam tendo alguns prejuízos ao longo do caminho.
Pensando nisso, decidimos criar um conteúdo para explicar o que é a otimização de processos, como ela é feita e quais são os seus benefícios.
Continue a leitura!
O que é a otimização de processos?
A otimização de processos consiste na análise e aprimoramento dos processos internos de uma empresa, seja através da reorganização das tarefas ou da adoção de ferramentas para auxiliar no dia a dia.
Para realizar a otimização de processos, a empresa poderá seguir um caminho com diversas etapas, como: mapeamento de todos os processos da empresa, identificação de falhas, eliminação de falhas, eliminação de etapas desnecessárias, melhorar a utilização dos recursos (tempo e dinheiro, por exemplo) e, claro, oficializar a mudança para toda a equipe.
Cada uma dessas etapas tem um papel fundamental para o bom funcionamento do negócio, e é por isso que precisamos entendê-las e passar por cada uma delas no processo de otimização.
Mapeamento de processos
O primeiro passo para realizar a otimização de processos é fazer o mapeamento. Nesse momento, é necessário que você avalie todas as etapas das tarefas dentro da sua empresa, desde o momento em que aparece uma demanda até a sua finalização.
É a hora de desenhar e identificar quem é responsável por qual tarefa, quais são as etapas, onde estão os investimentos financeiros e de tempo, etc.
Tudo isso precisa ficar claro para que seja possível passar para a próxima etapa.
Identificação de falhas e eliminação
Na segunda fase, é hora de identificar e eliminar falhas. Agora que você já entende todo o caminho percorrido dentro do seu negócio, é preciso identificar onde estão os maiores problemas.
Para isso, além de avaliar o mapeamento feito anteriormente, também pode ser interessante conversar com seus colaboradores para identificar quais são as maiores dificuldades que eles enfrentam que os impede de entregar um trabalho mais ágil e/ou mais eficiente.
Identificando, então, essas falhas e gargalos, é hora de elaborar estratégias para conseguir eliminá-los.
Eliminação de etapas desnecessárias
Na sequência, é preciso avaliar as etapas desnecessárias. Agora que você já eliminou os gargalos, avalie se existem tarefas que não precisariam ser executadas para a eficiência do trabalho.
Otimizar a utilização de recursos
Certamente você observará que os recursos (tempo e dinheiro) estão sendo usados em todas as etapas do processo. Nesse sentido, é hora de avaliar quais são as tarefas realmente necessárias e como melhorar a utilização desses recursos no dia a dia, otimizando seu uso enquanto busca por melhores resultados.
Formalizar e comunicar a mudança para toda a equipe
Uma vez que todas as mudanças foram feitas, é hora de formalizar e comunicar para toda a equipe. Certifique-se de que os novos processos fiquem claros para os profissionais que irão executá-los.
É interessante, também, manter registradas essas alterações para consulta posterior, caso necessário.
Qual a importância dessa estratégia na redução de custos?
A otimização de processos ajuda a reduzir os custos dentro da empresa através de diversos caminhos. O primeiro deles é a otimização do uso dos recursos da empresa, que agora poderão ser mais bem aproveitados em estratégias que realmente fazem sentido para o negócio.
Atividades integradas
A integração de atividades permitirá que a empresa tenha muito mais tempo para ser estratégica, reduzindo a quantidade de tarefas a serem realizadas diariamente e aumentando a eficiência da equipe.
Entregas mais eficientes
Entregas mais eficientes significam dois tipos de economia dentro da empresa: a possível redução da equipe, uma vez que a otimização de processos muitas vezes elimina algumas etapas, e a melhora dos resultados com investimentos menores.
Soluções mais eficazes
Com processos devidamente desenhados, é possível ter soluções muito mais eficientes. Processos bem desenhados significa aumento da produtividade e melhora do produto final, que agora passa por menos etapas e não possui gargalos durante a sua produção.
Redução de erros no dia a dia
Muitas vezes os erros e as dificuldades durante o processo de produção de uma empresa estão nos gargalos que os colaboradores enfrentam todos os dias.
Os erros podem ser reduzidos através da automatização de processos e, com isso, tornar a rotina muito mais eficiente. O retrabalho é evitado e a produtividade se eleva.
A otimização de processos é necessária em qualquer empresa, de qualquer segmento e de qualquer porte. É necessário que os gestores consigam identificar quais são os gargalos, o que é desnecessário e, na sequência, otimizarem o dia a dia da equipe para aumentar a eficiência e a qualidade do trabalho.
Quer aprender mais sobre o tema? Confira nosso artigo Entenda como a gestão de processos pode aumentar a produtividade dentro da empresa.
