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4 dicas para redução de custos em instituições de ensino

29-04-2020 Gestão de Empresas

4 dicas para redução de custos em instituições de ensino

Todo negócio, independente de sua estrutura ou segmento, objetiva reduzir os custos. Afinal, quanto menores são os custos de uma operação, maior será a sua rentabilidade e maiores serão os resultados dessa empresa. 

Para instituições de ensino, a história não é diferente. É importante trabalhar para manter a melhor performance possível com um custo cada vez menor, adotando medidas tecnológicas para dar apoio à essa estratégia sem reduzir a qualidade do serviço prestado.

Pensando nisso, decidimos criar uma lista com algumas dicas para redução de custos em instituições de ensino.

Quer aprender mais sobre o tema? Continue a leitura.

Por que a redução de custos em instituições de ensino é importante?

Quando pensamos na redução de custos, precisamos ir além da ideia de que é apenas uma economia financeira.

Para gerir uma empresa, seja ela uma instituição de ensino ou uma indústria, por exemplo, é necessário ter um balanço de caixa interessante.

Pense comigo: uma empresa que tem um bom fluxo e volume de vendas, mas que ao mesmo tempo possui um grande gasto mensal para se manter aberta não está absorvendo todo o seu potencial rentável.

Quanto menores forem os custos no dia a dia, maior será a rentabilidade dessa empresa mensalmente, e a longo prazo isso poderá trazer frutos ainda mais interessantes.

No caso da adoção da tecnologia, por exemplo, além de reduzir os custos, as soluções como softwares de gestão permitem a melhora diária da performance da empresa e, se for de seu interesse, é capaz de tornar o negócio escalável, aumentando ainda mais sua rentabilidade por custos e investimentos menores.

A redução de custos também permite que as instituições de ensino sejam capazes de otimizar seus investimentos: se são reduzidos os gastos em áreas que até então eram supérfluas para a instituição, será possível usar esse mesmo recurso para questões muito mais estratégicas, que irão fazer a diferença e trazer resultados mais significativos para o negócio.

Quais são os maiores desafios da gestão de uma instituição de ensino?

A gestão de uma instituição de ensino conta com muitos desafios. Basta avaliarmos a realidade da administração desses estabelecimentos: gerir não só os funcionários e professores, como também os alunos, é uma tarefa extremamente delicada, que exige uma atenção minuciosa aos detalhes.

Dentro das instituições de ensino também é possível se deparar com uma grande quantidade de documentos e papéis no dia a dia. A organização desses materiais é um desafio porque, ao mesmo tempo que todos precisam estar guardados e devidamente protegidos, também precisam estar em fácil acesso para consultas sempre que necessário.

O resultado disso é a dificuldade de encontrar um processo de armazenamento e organização que consiga abraçar essas duas necessidades. 

4 dicas para redução de custos em instituições de ensino

4 dicas para redução de custos em instituições de ensino

As medidas de redução de custos em instituição de ensino são fundamentais para, como dito anteriormente, manter o negócio cada vez mais rentável e lucrativo.

No entanto, é importante que essas medidas não impactem na qualidade do trabalho administrativo. 

Esse é um dos principais cuidados necessários para adoção das medidas que iremos pontuar a seguir.

1. Tenha um planejamento orçamentário

O primeiro passo para reduzir custos é ter um bom planejamento. É preciso avaliar quais aspectos do dia a dia e do planejamento poderão afetar a metodologia, dinâmica e rotina financeira da instituição.

Nesse contexto, é interessante avaliar, por exemplo, se estão sendo oferecidas horas-aula em quantidade superior ao exigido pela legislação, e se, caso isso esteja acontecendo, identificar se a remuneração está de acordo com esse calendário de aulas.

Avalie também se o planejamento de aulas está adequado, evitando sempre aquelas “janelas” entre as disciplinas do dia. 

Para manter um orçamento diferenciado e estratégico, é interessante considerar práticas que engajem os profissionais e que ajudem a otimizar o uso dos recursos oferecidos pela instituição de ensino. 

2. Utilize a tecnologia a seu favor

A tecnologia pode ser uma excelente aliada no processo de redução de custos em instituições de ensino. 

Ferramentas como a Xerox DocuShare, por exemplo, permitem melhorar a performance dentro da instituição e reduzir os custos de várias maneiras:

  • a DocuShare permite que a gestão de documentos seja feita online, através de uma plataforma inteligente que garante a organização de papéis e informações na nuvem;
  • a gestão de documentos na nuvem reduz a necessidade de imprimir documentos no dia a dia. O compartilhamento inteligente entre colaboradores, clientes e parceiros pode ser feito virtualmente, reduzindo ainda mais a necessidade de imprimir documentos;
  • a DocuShare também permite otimizar os processos internos da instituição de ensino, fazendo com que a equipe esteja mais alinhada e não perca tempo em tarefas que são desnecessárias;
  • a DocuShare também permite integração com o sistema financeiro da instituição de ensino, fazendo com que a administração tenha mais controle dos gastos, ganhos, pagamentos mensais e inadimplências, por exemplo.

3. Otimize processos internos

Como dito anteriormente, a otimização de processos internos pode ajudar a reduzir o tempo da equipe gasto em tarefas que são desnecessárias, ou a encontrar gargalos que estão atrapalhando a performance dos colaboradores. 

Com a otimização dos processos internos, a equipe terá que fazer menos esforços desnecessários, garantindo tempo hábil suficiente para ser mais estratégico e melhorar a performance no dia a dia.

A otimização de processos também vai ajudar diretamente na redução do uso de matéria-prima, que citaremos a seguir.

4. Reduza o consumo de matéria-prima

Um outro detalhe que impacta diretamente na redução de custos da instituição de ensino é a redução do consumo de matéria-prima.

Como dito anteriormente, instituições de ensino costumam ter um fluxo de documentos impressos muito elevado: a maior parte da comunicação e das informações do dia a dia costumam ser impressas para armazenamento.

Com a adoção de um sistema de gestão, por exemplo, é possível manter grande parte dos documentos armazenados em pastas na nuvem, devidamente organizadas, de fácil acesso, reduzindo a necessidade de imprimir documentos e utilizar matéria-prima, como tinta da impressora e papéis, mantendo esses insumos apenas para o que for estritamente necessário.

Para aprender a aplicar a redução de custos em instituições de ensino, é necessário avaliar quais são as necessidades do negócio, onde estão os gargalos e o que está aumentando os gastos todos os meses.

A tecnologia, como dito, é uma boa alternativa para reduzir esses custos e garantir a otimização do tempo e dos processos internos. Quer aprender mais sobre isso, confira nosso artigo que explica porque o Xerox DocuShare é a melhor alternativa do mercado.

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