Certamente você já deve ter ouvido falar sobre transformação digital. O termo que ganhou a atenção de diversos empresários e gestores está sendo aplicado em negócios de todas as áreas e mercados.
Na medida em que o tempo passa e a tecnologia avança, as empresas precisam aprender a se adaptar e se adequar às novas necessidades, não só do mercado, como também dos clientes.
Para as instituições de ensino não é diferente: ter uma organização de sucesso exige abraçar a tecnologia, automatizar e otimizar processos diariamente.
Quer saber mais sobre o tema? Continue a leitura.
O que é transformação digital?
A transformação digital consiste basicamente na reestruturação de processos internos da empresa. Essa transformação acontece, principalmente, através da tecnologia, que passa a ser usada para aumentar a produtividade, resolver possíveis problemas que estão dificultando a agilidade da equipe e garantir uma boa performance no dia a dia.
Nesse contexto, a tecnologia se torna o centro da empresa, e é nela que todo o negócio, com suas otimizações, é pautado. Softwares de gestão e plataformas se tornam imprescindíveis para a vida dos profissionais, gestão da empresa, gestão de filiais, gestão de custos e muito mais.
Com o desenvolvimento da tecnologia de diversas formas possíveis, aumentou-se também a quantidade de soluções disponíveis no mercado. Isso significa que existem alternativas diferenciadas para empresas de todos os nichos e portes.
Como a transformação digital está chegando nas instituições de ensino?
Para as instituições de ensino, a realidade não é diferente: com o tempo, cresceu também a necessidade de se modernizar e otimizar os processos de dentro das escolas, cursos e universidades.
São ambientes onde o giro de documentos é muito alto, e isso acaba por dificultar uma gestão no ambiente físico. Quanto mais papéis, maior o espaço necessário para organizá-los e mantê-los longe de possíveis danos, como vento, fogo e água.
Além disso, são estabelecimentos onde a gestão precisa ser feita de forma minuciosa: é necessário ter um bom controle de despesas dos ambientes, mensalidades dos alunos, pagamento dos funcionários e muitos outros investimentos que precisam de atenção.
Por isso, quanto mais automatizados e otimizados forem os processos, maior a praticidade para os profissionais responsáveis por essas tarefas no dia a dia.
Como adequar a instituição de ensino à transformação digital?
A transformação digital pode trazer muitos benefícios para as instituições de ensino. Através dela, é possível:
- otimizar processos;
- resolver gargalos;
- aumentar a produtividade da equipe;
- aumentar a segurança das informações;
- melhorar a gestão financeira;
- melhorar a gestão contábil; etc.
No entanto, para se adequar a essa nova realidade de aproveitar todos os benefícios, é preciso que a instituição se adapte para receber a tecnologia como sua principal aliada.
Reveja os processos da instituição
O primeiro passo é rever os processos da instituição. É hora de sentar e desenhar quais são os processos da empresa: como são feitas as cobranças, como são feitos os relacionamentos, quais são os maiores gargalos enfrentados pela equipe, etc.
Tudo isso irá te ajudar a entender como a instituição funciona e onde estão os pontos de maior urgência para serem resolvidos.
Adeque os processos de acordo com a tecnologia
Uma vez que você está ciente de quais são os processos da instituição e suas particularidades, é hora de avaliar quais deles podem usufruir da tecnologia. Feito isso, é hora de adequá-los para essa realidade.
Veja o que pode ser mudado e o que pode ser incrementado no dia a dia, pensando sempre na otimização desses processos e possível automação de algumas tarefas.
Treine sua equipe
É importante sempre se lembrar do treinamento da equipe. Converse com todos os profissionais que estarão lidando diretamente com os novos processos, apresente as mudanças e explique como cada novo detalhe irá funcionar.
Invista no treinamento dessas pessoas para que elas aprendam a lidar com as novas ferramentas e estejam familiarizadas com os novos processos.
Observe os resultados
Por último, mas não menos importante, é necessário observar os resultados e identificar se os gargalos realmente foram resolvidos com as novas mudanças estabelecidas pela instituição de ensino.
Pontue quais métricas são mais relevantes para o seu negócio e acompanhe o desempenho de cada uma delas.
Veja se será necessário realizar alguns outros ajustes para melhorar o desempenho da instituição e mantenha uma rotina de mensuração desses resultados.
Como a Xerox DocuShare pode ajudar?
A DocuShare, uma ferramenta criada pela Xerox, veio para revolucionar o mercado e entregar alternativas diferenciadas para as empresas.
Atuando em uma gestão completa das instituições de ensino, ela permite:
- determinação de fluxos de trabalho;
- organização de documentos digitalizados;
- definição de responsáveis para cada tarefa;
- definição de pessoas autorizadas a acessarem determinados documentos;
- registro de acessos e edições em documentos;
- gestão de finanças da instituição;
- maior segurança no armazenamento e compartilhamento de informações; etc.
Um dos maiores diferenciais da DocuShare é a sua flexibilidade. Através dela, cada instituição poderá identificar quais são suas reais necessidades e adaptar a ferramenta de acordo com elas.
Nesse sentido, mesmo que empresas diversas usem a mesma solução da Xerox, é muito comum que as estruturas da ferramenta sejam diferentes em cada caso.
Com a evolução da tecnologia, do mercado e as necessidades dos consumidores, está cada vez mais necessário abraçar soluções diferenciadas.
Quer conhecer mais sobre a DocuShare e entender como ela pode ajudar a sua instituição de ensino? Entre em contato conosco.
