A organização de documentos é fundamental para todas as empresas, independente do seu tamanho ou segmento. Quando parte do processo, o desempenho do negócio se torna mais simples, uma vez que desde o início está sendo estruturada para lidar com os documentos e papéis que podem surgir no dia a dia, sem a necessidade de gastar uma grande quantia de tempo buscando pelos materiais que precisam ser usados no trabalho.
No entanto, apesar de ser uma tarefa relativamente simples, muitas empresas têm dificuldade de manter o negócio devidamente organizado e sem o acúmulo de documentos.
Para ajudar nessa tarefa, decidimos criar esse artigo com algumas dicas práticas.
Continue a leitura.
Como a organização de documentos está relacionada com a melhora da produtividade?
Falar sobre a organização de documentos vai muito além de simplesmente manter o escritório ou a empresa organizados. Essa, na verdade, é apenas a parte “superficial” de todo o processo.
A organização de documentos se relaciona diretamente com a produtividade da empresa. Quanto todos os documentos estão devidamente organizados e dispostos de forma simples e prática de serem encontrados, a equipe passa menos tempo buscando pelos materiais e mais tempo atuando de forma estratégica e realmente focada em resultados.
A longo prazo é possível enxergar os reais efeitos desse tipo de cuidado no dia a dia.
Sobre a organização, propriamente dita, é possível realizá-la de duas formas: através de arquivos em salas e espaços físicos ou através da organização online, com o uso de softwares de gestão de documentos. Para cada uma dessas alternativas, existem benefícios, e é interessante avaliar quais são as mais eficientes para a realidade da sua empresa.
Como melhorar a organização dos documentos na empresa?
Para melhorar a organização dos documentos dentro da empresa, é possível tomar alguns passos simples.
Antes de qualquer coisa, no entanto, é necessário avaliar quais são as principais necessidades da sua empresa, quais são seus gargalos e como você pretende organizar o espaço.
1. Faça uma limpa nos documentos
O primeiro passo é fazer uma limpa nos documentos. Essa é a hora de avaliar o que precisa, de fato, ser guardado, e o que deve ser mantido.
Confira quais são os prazos legalmente recomendados para o armazenamento de alguns documentos, como notas fiscais e contratos e avalie quais ainda estão dentro da validade e quais devem ser descartados.
2. Defina o método de organização
O segundo passo é definir quais serão os métodos de organização: você prefere documentos físicos ou digitalizados?
Que tipo de organização é mais adequada: por clientes, por tipo de documentos, por validade?
Tudo isso precisa ser considerado para que você consiga manter os documentos de uma forma mais intuitiva e de fácil acesso para todos aqueles que necessitam acessá-los em algum momento.
3. Tenha arquivos bem sinalizados para organizá-los
Uma vez que o método de organização foi definido, é hora de finalizá-los.
Nesse momento, se você estiver trabalhando com arquivos físicos, pode ser interessante organizá-los em pastas ou arquivos com etiquetas bem definidas para explicitar exatamente que tipo de material existe em cada uma daquelas gavetas e pastas, facilitando o dia a dia dos colaboradores.
No entanto, se você tiver optado por digitalizar os documentos e organizá-los na nuvem, é o momento de definir como serão os padrões de nomenclatura de cada documento, quais serão as pastas de organização de cada um deles, etc.
Lembre-se sempre que, no caso da digitalização, o padrão de nomenclatura é fundamental para facilitar a pesquisa.
4. Não deixe acumular
Uma dica para manter os documentos organizados e melhorar o dia a dia da empresa é nunca deixar acumular. Para isso, pode ser necessário criar um processo específico para entrar na rotina da empresa e garantir que, na medida em que novos documentos chegam, eles são devidamente processados e organizados de acordo com o que foi definido.
5. Adote um sistema de digitalização de documentos
Apesar de ser possível organizar os documentos de forma física, a organização através do sistema de gestão de documentos é, de fato, a estratégia mais prática.
Além de evitar o acúmulo de documentos físicos dentro da empresa, reduzindo a necessidade de espaço físico, também permite o acesso à documentos remotamente, através da ferramenta escolhida.
6. Crie um processo para manter os documentos digitalizados
A principal característica de um software de gestão inteligente de documentos é que ele não necessita que o usuário crie padrões de armazenamento, ou índice de busca. Com seu armazenamento em banco de dados e a sua digitalização sendo feita com OCR, o usuário encontrará seu arquivo de forma muito rápida e fácil, apenas digitando qualquer assunto ou palavra que estiver dentro daquele documento. Fazendo uma analogia simples, é como se o cliente criasse um “Google’’ dos seus próprios arquivos.
7. Utilize uma ferramenta de gestão
Uma vez que os documentos foram digitalizados, pode ser interessante utilizar uma ferramenta de gestão. Elas irão ajudar a manter a organização desses arquivos da melhor forma possível, além de permitir a organização de diversos outros fatores.
Uma ferramenta de gestão irá permitir que:
- você organize os documentos da empresa;
- tenha facilidade de acessá-los sempre que necessário;
- você consiga acessar remotamente;
- você consiga definir quem poderá acessar cada um dos arquivos ou pastas;
- você defina os fluxos de trabalho;
- você organize os processos internos da empresa.
8. Treine sua equipe
Uma vez que os processos de organização de documentos foram estabelecidos, é necessário que toda a equipe esteja treinada e de acordo com as novas obrigatoriedades para manter o dia a dia muito mais prático e organizado.
Uma vez que a equipe foi treinada para lidar com as novas demandas da empresa, a rotina tenderá a fluir de forma muito mais prática, resultando no aumento da produtividade e melhora da performance.
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