A administração de negócios do setor da saúde pode trazer diversos desafios para os gestores. Afinal, é necessário reduzir os custos e otimizar os investimentos sem que isso afete a qualidade do serviço prestado e, caso afete, que seja para melhor.
Além disso, vários detalhes norteiam a administração de um negócio da área da saúde: questões financeiras, gestão de processos, gestão de pessoas e todos os documentos e exames que estão relacionados a cada um dos pacientes.
O resultado dessa administração, na maior parte das vezes, é uma grande quantia de papéis que precisam ser organizados e bem dispostos para fácil acesso, sempre que necessário.
Os desafios da redução de custos em hospitais
Como dito anteriormente, um dos principais desafios na administração e redução de custos em hospitais é conseguir otimizar o dia a dia sem reduzir a qualidade: é necessário que a qualidade do serviço prestado permaneça a mesma ou mude para melhor, mas nunca seja reduzida.
Quando pensamos em redução de custos, o desafio é justamente conseguir avaliar onde estão os maiores gastos e gargalos do negócio para, a partir daí, tomar algumas atitudes que ajudem a otimizar esses investimentos.
A importância de avaliar os processos internos
Não é raro encontrarmos empresas dos mais diversos segmentos que não reavaliam os processos internos.
Com o passar do tempo, e na medida em que o mercado vai evoluindo, é necessário reavaliar como as coisas estão funcionando internamente, e se existem gargalos. É comum encontrarmos algumas partes do processo que podem estar atrasando entregas ou dificultando o trabalho dos outros colaboradores, e por isso é importante revê-lo sempre que julgar necessário.
A reavaliação dos processos também inclui a possibilidade de adotar alternativas mais tecnológicas: existem ferramentas que devem ser consideradas para melhorar o dia a dia da empresa, aumentar a produtividade e a rentabilidade do negócio.
Como otimizar a área administrativa e alcançar a redução de custos em hospitais?
Existem várias alternativas que podem ajudar na redução de custos em hospitais. É necessário, no entanto, antes de tomar qualquer uma dessas ações, avaliar a realidade do negócio e identificar quais pontos do processo estão defasados, quais são os gargalos, para onde vai a maior parte dos investimentos, etc.
1. Reduza o uso de papéis
O uso de papéis diariamente pode significar o aumento do uso de matérias primas, como folhas de papel e tinta para as impressoras.
Ao adotar medidas mais digitais, como o uso de plataformas de gestão de documentos online, além de reduzir o consumo dessa matéria prima, é possível reduzir também a quantidade de espaço físico necessário para armazenamento desses documentos.
2. Utilize ferramentas de gestão financeira
A gestão financeira feita manualmente pode deixar alguns detalhes de fora, e acabar resultando na falta de controle ao fim do mês.
Por isso, é interessante modernizar as instituições de saúde e começar a utilizar algum software ou ferramenta de gestão financeira.
Nessas ferramentas, por exemplo, é possível ter uma visão muito mais ampla da saúde financeira do negócio, considerando o que precisa ser pago, o que entra, quais são as pendências, quem são os clientes inadimplentes, quem são os funcionários que ainda não receberam e prazo de vencimento das mais diversas contas.
3. Avalie os gastos e investimentos atuais
Não raro, encontramos empreendimentos dos mais diversos setores que possuem algum tipo de gargalo financeiro: gastos desnecessários ou desproporcionais, orçamentos que estão desatualizados e até mesmo fornecedores que possuem um valor muito mais elevado do que os preços comumente praticados no mercado.
Tudo isso pode influenciar diretamente nas finanças de um negócio, e fazer com que ele gaste muito mais do que o realmente necessário.
Por isso, é imprescindível que, de tempos em tempos, novos fornecedores sejam avaliados, e orçamentos sejam revistos. Pesquisar os preços e entender as práticas do mercado é fundamental para identificar quais são os valores mais aceitáveis (e adequados) para o que você precisa.
4.Faça uma avaliação de processos internos
Como dito anteriormente, os processos internos precisam estar devidamente alinhados para que toda a organização funcione da melhor forma possível.
Para isso, é preciso entender como cada pequeno aspecto do hospital funciona:
- como é o processo do setor de mantimentos: desde a identificação da necessidade até o recebimento e organização dos produtos recebidos;
- como é o processo de entrada de um novo paciente, até o momento em que ele recebe alta;
- como é a rotina interna durante o tratamento de cada um dos pacientes;
- quais são as responsabilidades de cada profissional e como eles trabalham;
- como é feita a organização financeira do hospital;
- quais são as particularidades de cada setor e muito mais.
Entender todas essas especificidades irá ajudar a identificar onde estão as maiores dificuldades, o que está atrapalhando a performance no hospital e, a partir daí, quais são as maiores urgências para ajustes.
4. Adote um sistema de gestão
E, claro, não poderíamos deixar de citar a importância de contratar um sistema de gestão. Existem sistemas que atuam em apenas uma área da instituição: como gestão financeira, RH, etc.
Para hospitais, que envolvem muitos setores, pode ser mais interessante uma ferramenta mais completa, capaz de integrar todas as tarefas com maestria.
A DocuShare, ferramenta criada pela Xerox, é uma das alternativas mais interessantes do mercado. Capaz de englobar os processos de toda a instituição, ela é uma solução inovadora.
Um dos maiores cases de sucesso da DocuShare aconteceu no White Memorial Medical Center, um hospital localizado em Los Angeles que estava enfrentando a necessidade de melhorar processos internos e aumentar a praticidade no dia a dia.
A ferramenta, por ser extremamente versátil e adaptável, permitiu que o White Memorial Medical Center pudesse adaptar a plataforma conforme suas necessidades, dando mais foco para determinadas áreas e configurando o funcionamento de cada um dos processos internos dos mais diferentes setores da melhor forma possível.
O resultado foi uma performance muito mais eficiente, segura, prática e que refletiu não só no dia a dia do hospital como no enfrentamento de uma crise, onde houve o aumento considerável da demanda e da procura de pacientes.
Quer entender como a DocuShare pode ajudar na redução de custos em hospitais? Entre em contato conosco e tire suas dúvidas.
