Quando pensamos em gestão de documentos online, precisamos considerar todos os detalhes desse processo: seus benefícios, como funciona e quais são os desafios para sua implementação.
Pensando nisso, decidimos esclarecer algumas coisas sobre o tema.
Está pensando em investir em gestão de documentos online na sua empresa mas ainda tem dúvidas sobre as vantagens e desafios durante o processo? Continue a leitura!
O que é gestão de documentos online?
A gestão de documentos, de modo geral, é um processo interno onde o foco é a organização e armazenamento dos documentos da empresa. Quando consideramos realizar esse processo online, podemos contar com a contratação de uma ferramenta específica para a realização dessa tarefa.
Ela pode ser aplicada em empresas dos mais diversos mercados e portes, desde que seja feita de forma estratégica e seguindo processos bem definidos para manter a ordem e a organização dos documentos.
Quais são os desafios da gestão de documentos online?
O principal desafio da gestão de documentos é conseguir adaptar os processos da empresa para o mundo digital.
Como a gestão de documentos passa a ser feita através de uma plataforma, é necessário revisar os processos internos da empresa e adaptá-los para a nova realidade.
Em mercados mais tradicionais, é comum encontrarmos uma determinada resistência por parte dos gestores e donos das empresas.
No entanto, a transformação digital é uma realidade e traz benefícios diversos para as empresas e, por isso, precisa ser considerada.
Um outro desafio que encontramos é encontrar a ferramenta adequada para as necessidades da empresa. Com o aumento da procura por esse tipo de solução, aumentaram também as opções disponíveis no mercado, e se tornou um desafio encontrar aquela que seja mais adequada para cada modelo de negócio e suas demandas.
6 benefícios da gestão de documentos online
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1.Ajuda a reduzir os custos
Um dos benefícios mais marcantes da gestão de documentos online é a redução de gastos dentro da empresa. Essa é, sem dúvida, uma meta muito comum que praticamente todo gestor deve ter em mente.
Com o investimento em um sistema de gestão de documentos online, é possível reduzir esses custos através da redução da papelada do escritório: menos papeis, toners, arquivos e pastas serão necessários através da adoção do armazenamento eletrônico.
É comum que, em alguns momentos, seja necessário imprimir alguns documentos. No entanto, essa demanda será pontual, reduzindo os custos e melhorando a performance dentro da empresa.
2. Melhora a acessibilidade
A acessibilidade aos documentos é fundamental para garantir uma equipe produtiva e capaz de entregar resultados positivos para o negócio. Dito isso, é hora de entendermos como a gestão de documentos online pode impactar positivamente na performance.
Quando os documentos são organizados de forma eficiente através das plataformas de gestão eletrônica, é possível melhorar o acesso de toda a equipe aos arquivos e, com isso, garantir a agilidade no dia a dia, uma vez que não será necessário gastar tempo buscando por essas informações.
3. Permite compartilhamento inteligente
Além da praticidade do acesso, como explicado anteriormente, uma gestão de documentos online também permite um compartilhamento inteligente.
Com essas ferramentas, é possível definir quais são as pessoas que poderão acessar determinados arquivos, além de compartilhar com colaboradores, clientes e parceiros de forma extremamente rápida e segura.
Algumas ferramentas permitem, inclusive, acessar o histórico de acessos e edições de cada documento, dando à empresa e aos gestores muito mais tranquilidade e segurança no dia a dia.
4. Aumenta a produtividade
Com a praticidade para encontrar os documentos e compartilhá-los, é possível aumentar a produtividade dentro da empresa.
Ao invés de usar o tempo da equipe para buscar por documentos pela empresa, seu time terá mais tempo livre para trabalhar de forma estratégica, entregando uma performance muito mais eficiente para o negócio.
Um dos diferenciais das ferramentas de gestão de documentos online é a possibilidade de estruturar um sistema de organização que irá ajudar a encontrar documentos de forma simples e rápida, através da busca por palavras-chave específica. Dessa forma, quando seus colaboradores precisarem de um documento, gastarão pouquíssimo tempo na busca por esse material.
5. Otimiza o espaço da empresa
Um outro fator que realmente impacta no dia a dia da empresa é a otimização do espaço físico. Quando estamos lidando com documentos em seu formato físico, é comum que sejam necessários armários e arquivos para armazená-los e organizá-los da melhor forma possível.
Quando a empresa adota uma ferramenta de gestão de documentos online, o cenário muda: com os materiais sendo armazenados na nuvem, é possível liberar o espaço da empresa, tornando o ambiente não só mais organizado, como também com menos armários e bagunça.
6. Garante segurança
A segurança dos documentos e da informação também é um fator de extrema importância para os gestores, e as ferramentas também garantem esse cuidado.
Além da segurança online, garantida pelas plataformas que permitem o armazenamento na nuvem, também há a segurança dos documentos, propriamente ditos.
Quando trabalhamos com documentos físicos no ambiente da empresa, eles estão sujeitos aos mais diversos tipos de impactos externos: vento, sujeira, água, fogo, cortes, danos ao papel, etc. Ao salvar os arquivos online, esse tipo de problema deixará de existir: salvos na nuvem, esses arquivos não estarão sujeitos a nenhum desses danos.
As plataformas permitem que o gestor realize backups para salvar os arquivos e evitar perdas dos documentos.
A gestão de documentos online é interessante para empresas dos mais diversos portes e setores. Todo negócio, por menor que seja, possui uma rotatividade considerável de documentos diariamente, e ter uma forma segura de armazenar esses materiais é fundamental para garantir a ordem e a segurança das informações.
A melhor maneira de encontrar uma ferramenta adequada para cada empresa é contratar uma consultoria. Os profissionais irão ajudar a direcionar as necessidades da sua empresa para as ferramentas e soluções mais eficientes para o seu tipo de negócio.
Quer saber mais sobre isso? Entre em contato conosco.
