A necessidade de usar uma ferramenta de gestão está crescendo. Com a transformação digital em instituições dos mais diversos portes, está cada vez mais evidente a necessidade de trabalhar com plataformas digitais que permitem uma gestão não só mais eficiente como mais segura e transparente.
Com isso, empresas de todos os setores começaram a buscar por soluções que permitissem gerir tarefas, documentos e finanças diariamente, de forma automatizada e otimizada.
Novas soluções foram surgindo e agora é necessário responder à pergunta: quais são as melhores opções? Existe alguma ferramenta capaz de atender todas as necessidades?
Vamos falar sobre isso no artigo de hoje!
O que esperar de uma ferramenta de gestão?
Uma ferramenta de gestão de documentos serve, como o próprio nome diz, para organizar e salvar documentos eletrônicos com facilidade. O objetivo por trás da plataforma é tornar as rotinas da empresa muito mais simples, aumentando a eficiência e permitindo que, mesmo remotamente, os profissionais possam consultar os documentos.
A solução vem justamente para facilitar o dia a dia de todos: antes dessas plataformas, papéis ocupavam espaços físicos dentro do escritório, poderiam se bagunçar, poderiam se perder ou serem danificados. Com uma ferramenta de gestão de documentos, é possível salvar todos os arquivos na nuvem, longe de possíveis danos, de forma organizada, simples e prática.
Comumente, essas ferramentas possuem algumas funcionalidades como:
- digitalização de documentos;
- criação de códigos ou estruturas para que esses documentos sejam armazenados de forma organizada;
- possibilidade de pesquisa dentro do sistema para encontrar os documentos (por isso é necessário criar códigos ou estruturas para nomeá-los. Isso ajudará a encontrá-los com mais facilidade);
- possibilidade de salvar planilhas, fotos, e-mails e PDFs;
- possibilidade de definir quais usuários poderão ou não ter acesso a determinados documentos;
- compartilhamento dos documentos entre a equipe;
- histórico de visualização de informações;
- histórico de edições; etc.
Um GED é suficiente?
O GED, ferramenta de Gestão Eletrônica de Documentos, nem sempre é suficiente. Em alguns casos, quando a intenção é apenas organizar informações e documentos da empresa, ele pode atender às necessidades.
No entanto, existe um outro cenário: muitas empresas que decidem abraçar a transformação digital estão querendo resolver também algumas outras questões, como o fluxo do processoa gestão da empresa, de modo geral, de forma eficiente através de uma boa plataforma. Nesses casos, o GED não é o suficiente: seria necessário integrar diversas ferramentas diferentes para que a missão se cumpra.
Por isso, é interessante buscar por plataformas que permitem a gestão de documentos eletrônicos, gestão financeira, gestão de tarefas, fluxos de processos digitais, armazenamento de documentos e outros tipos de atividades em um só espaço, tornando não só a rotina mais simples, como sua implementação mais rápida e o investimento mais eficiente para as empresas.
Qual a melhor alternativa do mercado?
Se o seu objetivo é conquistar uma rotina de gestão, de modo geral, muito mais eficiente e prática, a melhor alternativa é buscar por uma ferramenta capaz de atuar nos mais diversos setores da empresa, que seja segura e ajude a aumentar a produtividade de toda a equipe.
Docushare, da Xerox
A Docushare, ferramenta criada pela gigante Xerox, é uma das alternativas mais interessantes e valiosas do mercado. Diferente de todos os sistemas de gestão eletrônica de documentos do mercado, ela atua nas mais diversas áreas da empresa, e se molda de acordo com a necessidade de cada uma das instituições.
Isso significa que, mesmo que as empresas usem o mesmo sistema, ele poderá ser diferente, pois pode ser moldado de acordo com as demandas de cada organização.
A Docushare permite, também, a criação de soluções diversas, como:
- captação de documentos eletrônicos ou em papel, para organização dentro da plataforma;
- criação e armazenamento de documentos em um sistema seguro e diferenciado;
- possibilidade de compartilhar informações de forma segura com toda a equipe;
- possibilidade de criar um fluxo de trabalho e de responsáveis por cada etapa;
- possibilidade de selecionar quais são as pessoas que terão acesso a documentos específicos;
- ferramenta de busca para encontrar documentos e informações armazenadas, sem a necessidade de criação de indices ou palavras chave.;
- possibilidade de controlar acessos e criar um histórico de edições de cada um dos documentos;
- criação de um planejamento para a empresa;
- gestão financeira;
- automação de processos internos;
- possibilidade de integração com outras ferramentas da Xerox;
- automação de processos contábeis;
- flexibilidade para se adequar às necessidades de cada uma das empresas.
A DocuShare é uma ferramenta que está ganhando o mercado da saúde, instituições de ensino e indústrias, principalmente. São organizações que comumente possuem um grande volume de documentos envolvidos nos processos do dia a dia e que precisam de agilidade para funcionarem da mais perfeita forma.
Um grande exemplo de sua eficiência é o case da DocuShare no White Memorial Medical Center (WMMC), em Los Angeles. O hospital precisava aumentar a segurança das informações, reduzir custos, manter registros sempre atualizados e organizados e, claro, melhorar o atendimento ao cliente.
Encontraram, através da ferramenta, a possibilidade de resolver todos esses problemas. A plataforma foi instalada e moldada de acordo com as principais demandas da organização, podendo finalmente resolver todos aqueles gargalos que estavam impedindo o WMMC de alcançar seus objetivos.
Para empresas de diversos portes e áreas de atuação, a DocuShare pode ser a melhor alternativa. Apesar de existirem diversas empresas disponíveis no mercado, na maior parte das vezes, é necessário integrar diversas ferramentas para conseguir uma atuação geral dentro da empresa.
No caso da solução criada pela Xerox, esse problema foi resolvido: a instituição conseguirá, em uma só ferramenta, trabalhar diversas questões ao mesmo tempo.
Quer conhecer mais sobre a solução e encontrar as melhores alternativas para o seu negócio? Entre em contato conosco e tire suas dúvidas.
