Os processos internos de uma empresa são fundamentais para o seu bom funcionamento, e dizem muito sobre ela.
Para começar, é através deles que os colaboradores irão nortear o seu trabalho, definindo as prioridades, hierarquias de atividades e como agir em cada uma das situações que podem se apresentar no dia a dia.
No entanto, mesmo que seja uma prática de extrema importância e que afete a empresa das mais diversas formas, ainda existem alguns negócios que não se atentam para essa necessidade, e seguem funcionando com processos mal definidos, desorganizados e, por consequência, enfrentando diversos gargalos no dia a dia.
Para evitar que você siga esses passos e consiga melhorar a produtividade e os resultados da sua empresa, decidimos criar esse artigo.
Continue a leitura.
Como a organização de processos pode reduzir os custos da empresa?
A organização de processos é fundamental para definir como a sua empresa irá executar cada uma das suas demandas do dia a dia, além de ajudar a reagir em caso de imprevistos e possíveis problemas no dia a dia.
Esses processos constituem, muitas vezes, em uma espécie de “roteiros” que irão nortear os seus colaboradores para atuar no dia a dia.
Uma instituição com processos bem definidos muitas vezes conseguirá ter uma performance melhor do que o comum devido à organização da rotina e redução dos possíveis gargalos enfrentados no dia a dia.
A redução de custos da empresa proveniente da organização de processos se dá por alguns detalhes importantes:
- a padronização da execução por parte dos colaboradores, que agora saberão o que precisa ser feito durante as atividades, irá garantir que o serviço seja executado da melhor forma possível, seguindo as melhores práticas estabelecidas pela empresa, evitando os erros e diminuindo as chances de retrabalho;
- os processos também ajudam a melhorar a organização da empresa, que por sua vez passa a ser mais produtiva e muito mais focada no seu objetivo geral;
- a produtividade também é afetada pelo estabelecimento de processos internos. Através desses processos, é possível melhorar a produtividade dos colaboradores, uma vez que eles terão “guias” para executar suas tarefas diariamente.
O resultado de todos esses benefícios irá impactar positivamente nos investimentos da empresa: é possível notar a redução dos custos proveniente de todas as otimizações realizadas.
Como aplicar a organização de processos dentro da sua empresa?
Para organizar os processos da empresa e garantir uma rotina mais produtiva com custos menores, é possível tomar algumas ações simples e práticas.
Vamos conhecer algumas delas!
1. Mapeie os processos internos da sua empresa
O primeiro passo para a organização de processos é mapear os processos atuais da empresa. Mesmo que eles não estejam devidamente definidos, é possível identificá-los através de conversas e análises do dia a dia de trabalho dos seus colaboradores.
Ao fazer esse mapeamento, você irá perceber quais são os maiores gargalos da sua empresa, quais são as dificuldades e desafios enfrentados pelos seus colabores e, a partir daí, poder criar um plano de ação para resolver cada uma dessas questões.
2. Setorize as etapas dos processos
Uma vez que os processos foram mapeados, é hora de setorizar. Veja o que encaixa em cada setor, quais são as melhores práticas para essas áreas e o que precisaria ser feito para que a empresa se torne uma organização interligada, em harmonia e em bom funcionamento.
3. Defina quais são as atribuições de cada colaborador
É preciso, agora, identificar quais são as atribuições de cada setor e designá-las a cada um dos colaboradores da sua empresa. Estipule quem irá executar cada papel dentro do seu setor e comunique os processos específicos e cada um deles.
4. Avalie os perfis de cada colaborador
Um detalhe que fará a diferença durante o processo de definir as atribuições de cada colaborador é avaliar os perfis dos profissionais. É comum que encontremos pessoas que possuem características mais planejadoras ou com um perfil mais executor, por exemplo.
Isso irá influenciar na hora de definir as atribuições: tente direcionar para aqueles que possuem mais aptidão as tarefas que fazem mais sentido. Isso irá ajudar a melhorar a produtividade e o desempenho dos funcionários.
5. Treine a sua equipe
Com os processos definidos, é hora de treinar a sua equipe. Converse com os colaboradores e explique quais são os novos processos, como eles funcionam, como cada profissional irá atuar e abra espaço para ouvir dúvidas e considerações.
É importante reforçar que os processos bem definidos e organizados irão reduzir os gargalos e as dificuldades diárias que a equipe enfrentava para executar o trabalho no dia a dia.
6. Adote ferramentas para melhora da performance
Por último, mas não menos importante, a adoção de ferramentas pode ser uma excelente alternativa.
A Xerox DocuShare, por exemplo, uma solução criada pela Xerox, é extremamente adaptável e pode ser moldada de acordo com as necessidades de cada empresa.
A ferramenta permite, dentre diversas funcionalidades, a estruturação de um fluxo de trabalho ideal, mantendo os processos bem definidos e mais automatizados.
Para empresas dos mais diversos setores, essa pode ser a alternativa que faltava para melhorar a rotina e o dia a dia do negócio.
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